Системы документации. Управленческая документация

На каждом предприятии (учреждении) имеются большие потоки информации и только систематизация документов позволяет обеспечить их быстрый поиск. Проверенный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по каким-либо признакам.

Самой общей и целостной системой упорядочения документов является общегосударственная система документации. Она охватывает все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их можно систематизировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления (федеральному, региональному и местным уровням).

Функциональными системами документации являются те (например, бухгалтерия, кадровая документация, производственная документация и т.д.), которые присущ щи почти всем организационно-правовым формам предприятий, организаций, акционерных обществ и государственных учреждений.

Отраслевыми системами документации являются те, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности. Например, документация по топлива ной, энергетической, пищевой промышленности, по научно-исследовательской деятельности и т.д.

В 1965 г. по решению Правительства СССР была разработана и создана Государственная система стандартов и технических условий (ГСС). Этой системой определялись объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов, государственные, отраслевые стандарты и технические условия конкретных предприятий. Но эта система была упразднена, и с 1971 г. действует основной комплекс стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД).

Аналогичны по построению и содержанию:

♦ Единая система конструкторской документации (ЕСКД);

f Единая система проектной документации на капитальное строительство;

♦ Единая система технологической подготовки производства;

♦ Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ);

f Единая система программной документации (ЕСПД);

♦ Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД);

♦ Единая система внешнеторговой документации;

♦ Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

Эти системы предназначены для использования в автоматизированных системах управления разных уровней.

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации предназначенной для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, а также министерствами, ведомствами и другими органами управления Российской Федерации.

Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов 4 соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы, (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоговые, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие им пличные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением Финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.