Организация приемки

Выгруженные товары доставляются в зону приемки склада, где произ­водят их проверку. Приемка товаров народного потребления по количест­ву и комплектности — ответственная процедура, выявляющая недостачи, повреждения, низкое качество или некомплектность товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претен­зии и арбитражные иски. Поэтому порядок проведения приемки товаров регламентируется нормативными актами. При нарушении правил и сроков приемки получатели лишаются возможности предъявления претензий по­ставщикам или перевозчикам в случае недостачи или снижения качества товаров. Инструкции применяются во всех случаях, когда стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами не установ­лен другой порядок приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности, а также тары под продукцией или товарами. В договорах поставки могут быть предусмотрены особенности приемки соответствую­щих видов продукции и товаров.

Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству уста­навливаются в договорах с иностранными поставщиками.

Порядок и сроки приемки товаров зависят от договорных условий и от того, в какой таре (упаковке) доставлен товар, от физико-химических свойств и особенностей тех или иных товаров, способа доставки и некото­рых других причин.

При приемке грузов от транспортных фирм (перевозчиков) в соответ­ствии с действующими правилами перевозок грузов следует:

убедиться в наличии на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, их исправности, оттисках на них, состоянии транспортных средств или контейнеров; снятые пломбы необходимо сохранить до момента окончания приемки и оприходования товаров;

установить, соблюдались ли правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от порчи и повреждения (укладка груза, вентилиро­вание, температурный режим и др.).

Вместе с товарами (грузами) склад получает сопроводительные доку­менты: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, инвойсы и т. п. Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих грузов и транспортных средств.

В процессе приемки происходит сверка фактических параметров по­ступившего груза с данными товаросопроводительных документов. Это позволяет актуализировать информацию о количественном и качествен­ном составе принимаемого товара путем его идентификации.

Идентификация товара может производиться путем считывания текстово-числовой информации или штрих-кода, расположенных на упаковке.

Приемка упакованных товаров в зависимости от договорных условий может осуществляться грузовыми местами или по номенклатуре. Приемка по грузовым местам заключается в проверке соответствия их количества и веса указанным в транспортных и сопроводительных документах отправи­теля. Отсутствие документов, пломбы, какое-либо несоответствие или по­вреждение тары (упаковки) не приоста навливает приемки. В этих случаях необходимо составить коммерческий акт, который будет служить в даль­нейшем основанием для предъявления претензий к перевозчику, если по его вине произошла недостача или порча груза, или к поставщику.

При приемке товара по номенклатуре вскрывается упаковка и произво­дится идентификация товаров, их количества в каждом грузовом месте. Если будет обнаружена недостача количества товарных единиц в отдель­ных местах, несоответствие массы брутто (упаковка при этом вскрывает­ся), склад при необходимости обязан приостановить приемку остальных мест, сохранить и предъявить уполномоченному лицу владельца товара, вызванного для участия в дальнейшей приемке, тару и упаковку вскрытых мест и продукцию, находящуюся внутри упаковки. При этом в акте прием­ки товара должно быть указано количество фактических вложений, их стои­мость, заключение о возможных причинах образования недостачи и другие данные. К акту прилагаются все необходимые документы, подтверж­дающие те или иные обстоятельства недостачи.

Если возникла необходимость приемки товаров по качеству, то с этой целью может быть приглашен эксперт торгово-промышленной палаты или представитель другой независимой организации. Акт о ненадлежащем ка­честве товара оформляют в соответствии с установленными требованиями. В нем приводят точные сведения о состоянии упаковки в момент осмотра, наличии упаковочных листов, пломб, количестве и полном наименовании то­вара, подробное описание обнаруженных недостатков, дают их характеристи­ку, перечисляют основания, по которым товары забракованы, дают заклю­чения о характере выявленных недостатков и причине их возникновения.

После завершения приемки товаров (грузов) производится:

• ввод информации в базу данных складской информационной системы;
• наклеивание складских этикеток на грузовые места или упаковки товарных единиц с обозначением необходимых параметров для складско­го учета и размещения, номер партии, владелец товара, количество посту­пивших грузовых мест и т. п.);
• заполнение ордера, в котором напротив каждого наименования обя­зательно должен быть записан товарный код поставщика (артикул);
• присвоение товарной единице на складе своего кода, который, как и код поставщика, является важным параметром для идентификации и конт­роля за движением товара.