Информационная система управления проектами.

Эффективность системы управления в большой степени зависит от системы коммуникаций, которая закладывается в эту структуру.

Информационная система управления проектами– это комплекс методических, ресурсных, информационных, правовых, организационно-технологических средств, обеспечивающих своевременное принятие управленческого решения при разработке и реализации проекта.

Исходя из определения, информационная система управления проектами состоит из двух компонентов: управляющей подсистемы проекта и информационной подсистемы проекта (системы управления коммуникациями).

Управляющая подсистема проекта включает:

♦ разработку и реализацию управленческого решения;

♦ анализ и прогнозирование управленческого решения.

Информационная подсистема (управление коммуникациями) является одной из важнейших обеспечивающих систем при управлении проектом.

Умение управлять коммуникациями считается более важным, чем организационные и технические навыки.

Управление коммуникациями включает в себя следующие процессы:

Ø идентификацию участников проекта – это определение числа участников проекта, анализ их влияния на проект и стратегию управления проектом.

Данный процесс выполняется по шагам:

– идентификация всех потенциальных участников проекта и всей значимой информации;

– определение потенциального влияния на проект каждого участника проекта;

– определение возможностей ключевых участников проекта реагировать наразличные ситуации;

Ø планирование коммуникаций состоит в определении необходимой информации и взаимодействия между участниками проекта. На этом этапе решаются такие вопросы, как: кому, какая и когда необходима информация; каким образом информация будет предоставляться;

Ø распространение информации – это процесс своевременного предоставления необходимой информации участникам проекта в различных формах:

· письменно и устно;

· внутри команды и внешним организациям;

· формально (отчёты, запросы, совещания) и неформально (записи, обсуждения…);

· вертикально (вверх и вниз по иерархии организационной структуры) и горизонтально (на одном уровне);

Ø отчётность по исполнению – это сбор и обработка данных о практических результатах проекта и отображение их в отчете. Отчетность необходима для того, чтобы все участники проектной команды, а также заинтересованные стороны своевременно получали информацию о ходе проекта;

Ø управление участниками проекта – процесс, предназначенный для решения проблем и спорных вопросов, возникающих между участниками проекта.

Таким образом, управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчётной информации, направленной на достижение целей проекта.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения проекта является организация технологического процесса переработки информации с помощью информационных технологий.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Говоря об информационных технологиях при разработке и реализации проекта, имеются в виду новые технологии:

1) коммуникаций в проекте на основе локальных сетей;

2) обработки информации на основе персональных компьютеров;

3) принятия решений на основе средств искусственного интеллекта (совокупность баз данных, экспертных систем, систем моделирования и т.п.).

Система документационного обеспечения управления проектами – комплекс нормативных, организационно-распорядительных и учебно-методических документов, обеспечивающих эффективное функционирование организационной системы управления проектами и взаимодействие ее компонентов с информационной системой управления проектами (ИСУП) организации (рис. 1.6).

Рис. 1.6 Система документационного обеспечения управления проектами

Основным документом системы является «Регламент управления проектами», который должен быть разработан с учетом рекомендаций стандарта управления проектами PMI РМВОК и требований стандарта ISO 10006 Quality management systems – Guidelines for quality management in projects.

Типовая структура «Регламента»:

♦ Основные понятия и термины.

♦ Система управления проектами:

· организационная система;

· информационная система;

· система документационного обеспечения.

♦ Статус, права и ответственность руководителя проектом.

♦ Статус и функции Центра управления проектами.

♦ Процессы управления проектами организации:

· интеграцией проекта;

· содержанием проекта;

· сроками проекта;

· стоимостью проекта;

· качеством проекта;

· человеческими ресурсами проекта;

· информационным взаимодействием в проекте;

· рисками проекта.

¨ Управление контрактами проекта.

¨ Содержание фаз проекта:

· фаза 1. Инициация;

· фаза 2. Планирование;

· фаза 3. Исполнение и контроль;

· фаза 4. Закрытие.

♦ Особенности выполнения внутренних проектов.

♦ Приложения:

ü № 1 – Схема организационной системы управления проектами.

ü № 2 – Матрица ответственности организационной системы управления проектами.

ü № 3 – Требования к составу, содержанию и правилам изложения раздела «Проектное управление» положений о подразделениях и должностных инструкциях.

ü № 4 – Укрупненная схема бизнес-процесса управления проектами.

ü № 5 – Схема бизнес-процесса управления интеграцией проекта.

ü № 6 – Схема бизнес-процесса управления содержанием проекта.

ü № 7 – Схема бизнес-процесса управления сроками проекта.

ü № 8 – Схема бизнес-процесса управления стоимостью проекта.

ü № 9 – Схема бизнес-процесса разработки схемы информационного взаимодействия в проекте.

ü № 10 – Схема бизнес-процесса управления человеческими ресурсами проекта.

ü № 11 – Схема бизнес-процесса управления контрактами проекта.

ü № 12 – Перечень обязательных документов Плана управления проектом.

ü № 13 – Форма описания проекта.

ü № 14 – Методика анализа проекта по методу освоенного объема.

ü № 15 – План задействования участников проекта.

ü № 16 – Форма матрицы ответственности.

ü № 17 – Форма плана управления информационным взаимодействием в проекте.

ü № 18 – Перечень нормативных и справочных документов управляющего проектом.

Важнейшими дополнениями к указанному «Регламенту» являются «Регламент управления рисками проектов» и «Регламент обеспечения качества проектов», детально описывающие соответствующие бизнес-процессы и содержащие комплекс методик, обеспечивающих реализацию этих бизнес-процессов.

В настоящее время существует большое количество стандартов и методологий управления проектами, которые применяются как на международном, так и на национальном уровнях.

Помимо международных нормативных документов и стандартов, в ряде стран разработаны и используются национальные системы стандартов и требований.

ГОСТ Р 54869 – 2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом

Разработка стандарта была начата в 2008 году АНО «Центр стандартизации управления проектами».

Проект национального стандарта прошел процедуру разработки, публичного обсуждения, внесения корректировок и передачи финальных версий проектов в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт).

В декабре 2011 года Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии утвердило стандарт, в июле 2012 года он был опубликован и с 1 сентября 2012 года начал действовать на территории РФ.

Стандарт устанавливает требования к управлению проектом от его старта до завершения, при этом предметом стандартизации являются обязательные выходы процессов управления проектом.

Стандарт не содержит требований, которые могут считаться обязательными лишь для определенного вида проектов, требований к методам реализации процессов управления проектами, а также требований к предпроектной и послепроектной деятельности.

PMBOK Guide

PMBOK Guide является американским национальным стандартом управления проектами. Он содержит сумму профессиональных знаний, позволяющих успешно достигать поставленные цели при реализации проектов в различных сферах деятельности.

Администрирование работ по формированию Руководства к Своду знаний по управлению проектами осуществляет Институт управления проектами (Project Management Institute, Inc. – PMI).

ISO 10006

Стандарт ISO 10006 является основополагающим документом, из целой серии стандартов рассматриваемого профиля, который был подготовлен техническим комитетом ИСО/ТК 176 «Управление качеством и обеспечение качества» всемирной федерации национальных органов стандартизации (члены ISO).

BS 6079-1:2010

Стандарт разработан BSI group, национальным органом стандартизации Великобритании.

BS 6079-1 должен помочь специалистам и организациям обеспечить эффективную и результативную реализацию проектов, а также наладить обучение на проектах и процесс постоянного совершенствования управления проектами в организации.

Принципы, представленные в стандарте, действительны как для небольших организаций и небольших проектов, так и для крупных организаций, управляющих многомиллионными и многолетними проектами.

APM Body of Knowledge

Стандарт разработан и администрируется Ассоциацией управления проектами Великобритании (Association for Project Management - APM).

Стандарт является ключевым компонентом системы Пять измерений профессионализма. В нем представлены области, которые необходимо знать для успешного управления проектами. Стандарт представляет собой основу для сертификации, аккредитации и исследовательской деятельности. Стандарт состоит из 7 разделов и рассказывает о 52 областях знаний.

DIN 69901

Стандарт разработан Deutsches Institut für Normung, национальным органом стандартизации Германии и описывает основные положения, процессы, модель процессов, методы, данные, модель данных и термины управления проектами.

Р2М «A Guidebook of Project and Program Management for Enterprise Innovation»

Стандарт по управлению проектами, базирующийся на опыте Японии с 1999 года, который позволил визуализировать проекты с большей добавленной стоимостью и инновационные программы.

P2M — это система знаний, представленная в форме «Руководства по управлению инновационными проектами и программами предприятий».

Первая редакция P2M была опубликована в ноябре 2001 года Японской ассоциацией развития инжиниринга (ENAA), сейчас P2M поддерживается Ассоциацией проектных менеджеров Японии (PMAJ).

PRINCE2 PRojects IN Controlled Environments 2

Структурированный метод управления проектами, одобренный правительством Великобритании в качестве стандарта управления проектами. Методология PRINCE2 включает в себя подходы к менеджменту, контролю и организации проектов.

Изначально методология была разработана правительственным агентством Central Computer and Telecommunications Agency, в настоящее время администрируется компанией APM Group.

OPM3®

Стандарт Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) описывает инструменты, с помощью которых организация может оценить зрелость управления проектами на предмет соответствия лучшим практикам в этой области.

Организация, система управления проектами которой является достаточно зрелой, то есть где проекты соответствуют бизнес стратегии и способствуют достижению бизнес целей, работает более эффективно в сравнении с теми, где проекты выбираются случайным образом.

Наиболее часто используемым национальным стандартом является Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Американского института управления проектами (PMI). Стандарт предлагает определение проекта через его отличительные характеристики.

PMI РМВОК состоит из двух частей:

♦ Часть 1 – это структура знаний управления проектами, которая обеспечивает основу для понимания управления проектами и его методологию; это введение, которое определяет ключевые термины и обеспечивает обзор остальной части документа.

♦ Часть 2 (основное содержание стандарта) – это обзор основных процессов и их взаимодействие при управлении проектами, а также областей знаний управления проектами. Область знаний – это специфическая сфера компетенции менеджера проекта, которую ему необходимо знать, для того чтобы успешно осуществить проект.