Назначение Microsoft Office

Как следует из самого названия, пакет программ Microsoft Office 2000 предназначен для автоматизации делопроизводства. Делопроизводство — это некоторая обработка информации. Cпецифика делопроизводства состоит в том, что информация имеет всегда вполне определенный вид: это либо тексты на том подмножестве естественного языка, которое называется деловой прозой, либо наборы числовых данных, чаще всего организованные в таблицы, либо графические образы, относящиеся к классу деловой графики, либо формализованные бланки, или просто формы.

Обработка деловой информации носит, в основном, рутинный характер (что, впрочем, не противоречит лозунгу "бизнес — это творчество"). Сюда можно отнести хранение и поиск сохраненной информации, ее изменение (редактирование), копирование и пересылку. Все это совершенно тривиально и не заслуживало бы обсуждения здесь, если бы не одно нетривиальное (хотя и ставшее уже привычным) обстоятельство. Дело в том, что любые попытки автоматизации конкретного делопроизводства в конкретном офисе начинаются с выписывания списка конкретных автоматизируемых функций: бухгалтерский учет, обработка корреспонденции, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т.д. В крупных организациях за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение, в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остается примерно одним и тем же.

Естественно ожидать, что пакет программ автоматизации делопроизводства содержит программы, автоматизирующие выполнение перечисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора отдела кадров и т.д. И таких пакетов немало было и есть сейчас. Но в Microsoft Office 2000 нет программ бухгалтерского учета, управления кадрами и т.д. Почему же тогда мы говорим, что это пакет программ для автоматизации делопроизводства? Потому, что это пакет программ именно для автоматизации делопроизводства, а не для автоматического выполнения функций делопроизводства. И это гораздо удобнее! Microsoft Office — это инструмент решения задач человеком, а не готовый решатель задач, зашитый в компьютер. Практика показывает, что можно (и несложно) разработать конкретный АРМ (или, следуя современной терминологии, — приложение) для автоматизации конкретной функции в конкретном офисе, но разработчику приходится этот АРМ сопровождать (т. е. постоянно изменять и настраивать) все время эксплуатации АРМа. В результате одной задачей начинают постоянно заниматься два человека вместо одного, что просто очень дорого. Попытки же создать универсальный АРМ с возможностями настройки на конкретного пользователя очень быстро приводят к тому, что настроечная часть намного перерастает функциональную. Так не лучше ли сразу разработать хорошие универсальные средства создания функциональной части и возложить как разработку, так и сопровождение на пользователя? Именно по этому пути пошли разработчики Microsoft Office (и многие за ними последовали). Они вычленили те базовые информационные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства , и создали универсальные надежные средства для работы с ними. Именно эти универсальные средства и вошли в состав Microsoft Office в качестве основных компонентов.