Подготовка презентации.

Прежде всего необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации. Надо задуматься и над рядом других вопросов. Например, насколько часто проводились презентации по схожей теме в данной целевой аудитории, насколько ожидаема и нужна представляемая информация, какой общественный резонанс мы рассчитываем получить.

В основе планирования лежат следующие первичные факторы: ведущие презентацию, аудитория, место проведения , временные рамки.

От ведущих презентацию зависит большая часть успеха. Ведущий может быть один, но чаще используют «дуэт» ведущих – мужчина и женщина. Это должны быть хорошие коммуникаторы, владеющие содержанием материала, ведущие себя естественно и органично. Они могут пользоваться вспомогательным текстом, но не должно быть ощущения, что идет чтение «по бумажке».

Кого приглашать на презентацию? Если мы ведем речь о внешней ПР-презентации, не забудем позвать представителей СМИ. Ведь наше мероприятие является помимо всего прочего информационным поводом. Затем, в зависимости от целей презентации, формируется список приглашенных. Важно помнить, что презентация – не конференция, не форум. Оптимальный предел по количеству слушателей – 60 человек. Только тогда мы сможем обеспечить эффект убеждения, столь важный для данной формы работы.

Место проведения презентации выбирается прежде всего из соображений комфортности для приглашенных. Местонахождение помещения – удобное для проезда, снабженное автостоянкой. Конференц-зал не должен быть излишне просторным, чтобы не создавалось ощущение незначительности события ( мало людей в большом зале). Но тесной комната общения не должна быть. Хорошее освещение, условия для проветривания мы также стремимся обеспечить. Рядом предполагается помещение для фуршета или иного вида угощения.

Существуют разные схемы рассадки гостей презентации: «театральный» стиль, «классная комната», в виде буквы «Т» или буквы «U».

Сколько длится презентация? Этот вопрос увязан со структурой презентации. Необходимо также учитывать психологические аспекты восприятия устных коммуникаций. Психологи проанализировали, как изменяется уровень внимания слушателей в зависимости от разных факторов. Так, например, важно подсказывать аудитории – что ее ждет впереди или когда закончится ваше сообщение. Это повышает ее внимание. Демонстрации на экране или в иной форме также возбуждают интерес. Презентация может длиться 40 минут и 2 часа. Все дело в сбалансированности происходящего, способности организаторов удержать внимание приглашенных и обеспечить передачу необходимой информации. Считается оптимальным вариант вечерней презентации, переходящей в прием с угощением:1-1,5 часа содержательная часть, затем 1-1,5 часа развлекательная . Дневные презентации обычно укладываются в более короткий период времени : 40 мин. и 40 мин.