Модели документооборота АИС-БУ

В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который бы поддерживал естественную технологию работы с документами. Как уже отмечалось в предыдущем параграфе, электронный документооборот рассматривается здесь только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения исполнения и сдачи в архив.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы предприятия как ее компонент, сформировались два основных подхода при работе с операционными учетными документами.

Первый подход исходит из того, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе его лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подходу. Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из следующих трех моделей документооборота:

• модель, в которой документ рассматривается как дополнение к хозяйственной операции;
• модель, в которой документ рассматривается как средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях;
• модель, в которой документ рассматривается как вспомогательный информационный объект.

Модель документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе – массиве информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами и отражению их данных в учетных информационных базах по схеме:

возникновение хозяйственной операции -> запись в массиве информации о хозяйственных операциях) -> первичный документ.

О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают "от проводки". Центральным понятием в таких системах является понятие "хозяйственная операция", "проводка", а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая является дополнением к хозяйственной операции.

При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие извне документы, преобразует их вручную или с помощью программы (например, аппарата типовых операций) в записи массива информации о хозяйственных операциях, которые отражаются в Журнале хозяйственных операций (рис.4.6.).

Только после ввода хозяйственной операции документ формируется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизитов в поля шаблона документа подставляются программой из введенной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнительно. Сформированный документ можно отпечатать.

Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистрируются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сформированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некоторые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве документов, но без связи с породившими их записями массива хозяйственной операцией.

Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных условиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хозяйственная операция.

Можно привести такой пример. При оформлении операции выдачи денег из кассы бухгалтер при данной технологии вводит запись (проводку) в массив хозяйственных операций и формирует расходный кассовый ордер (РКО). Раз проводка введена в массив, то она становится актуальной, но сама операция выдачи денег еще не была совершена. Следовательно, согласно нормальному порядку учетного процесса данная хозяйственная операция не должна найти отражения в учете. Реальная технология такова: формирование и печать РКО -> передача его в кассу -> выдача денег и подтверждение совершения этой операции на документе -> возврат документа бухгалтеру и ввод по нему записи (проводки) в массив операций.

Изложенная модель интерпретации первичных документов нарушает привычную технологию ведения бухгалтерского учета, при которой хозяйственная операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. Здесь же именно запись об операции становится основой для формирования документа.

Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была присуща ранним версиям многих программ, а в отдельных из них сохранилась и по сей день.

Например, в программе "Финансы без проблем" большинство документов и сейчас трактуются как дополнение к хозяйственной операции. Чтобы с помощью этой программы сформировать документ, необходимо предварительно ввести данные о хозяйственной операции, которые программа использует для формирования документа. В последующих версиях большинства программ подход к обработке документов был радикально переработан и ныне в них используются другие модели.

Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме: возникновение хозяйственной операции -> первичный документ -> запись в массиве информации о хозяйственных операциях.

При данной модели (рис.4.7) бухгалтер сначала заполняет экранную форму первичного документа определенного вида, а программа формирует документ и дает возможность его распечатать. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует соответствующие ему записи массива информации о хозяйственных операциях. После этого связь документа со сформированными записями теряется.

Как и в первой модели, сформированные по данным документа проводки считаются "подтвержденными", актуальными и всегда участвуют в расчете оборотов и остатков счетов. Здесь также не соблюдается временной лаг между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т.е. система работает по не утвержденным документам. Сам документ рассматривается только как средство, позволяющее сформировать записи на счетах. Следовательно, здесь сохраняются все недостатки первой модели, а разница состоит лишь в том, что записи о хозяйственных операциях формируются по данным документов, а не документы по данным записей о хозяйственных операциях, как в первой модели. В силу сказанного эту модель также нельзя признать полноценной.

Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была реализована в ранних версиях программ "Инфо-Бухгалтер" и "Турбо-Бухгалтер".

Использование первых двух моделей возможно лишь тогда, когда сформированные на основе не утвержденного документа проводки являются "прогнозными", хранящимися в базе данных, но не изменяющими сальдо и обороты затрагиваемых ими счетов. После реального совершения операции бухгалтер должен пометить их как "проведенные" и с этого момента они должны учитываться программой при выполнении расчетов. К сожалению, в подавляющем большинстве существующих разработок возможность использования "прогнозных" проводок обычно не поддерживается.

Таким образом, основной недостаток первых двух моделей – несоблюдение временного лага между созданием документа и формированием соответствующих ему записей на счетах.

Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Эта модель реализует технологию работы с первичными документами по схеме: возникновение хозяйственной операции

-> первичный документ -> совершение хозяйственной операции -> запись в массив информации о хозяйственных операциях.

Так же, как и во второй модели, здесь сначала вводятся данные документа, но при этом соблюдается временной лаг между его формированием и отражением содержания хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета (рис. 4.8).

Технология работы такова. Сначала программа предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного документа. На основе введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном архиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала регистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для заполнения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архиве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, корректировать его и заново печатать.

После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр, и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве информации о хозяйственных операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтверждения пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электронном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вернуться к документу, но и выполнять выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов. Например, бухгалтер может отобрать документы и распечатать их реестр по конкретному поставщику или покупателю, просмотреть документы за определенный интервал времени и т.д.

Таким образом, при применении рассмотренной модели поддерживается естественная технология прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.

Рассмотренная модель обработки документов наиболее последовательно реализована в разработках фирм "Парус"; "Интеллекс-Сервис"; "Авер", "Олникс"; "Контур" и др. Такая технология работы с первичными документами поначалу получила распространение, прежде всего, в бухгалтерских комплексах, где работы разделены по участкам учета. Однако в последнее время похожий подход реализован и в других типах программных средств, как, например, в разработках фирмы "1С".

Например, в типовой конфигурации программы "1С: Бухгалтерия 7.7" также сначала вводятся данные первичного документа и он может быть распечатан. При завершении работы с документом система предлагает его провести. Если пользователь соглашается, то программа формирует соответствующие проводки. В противном случае документ остается непроведенным, регистрируется в информационной базе, но проводки по нему не формируются и его данные никак не влияют на остатки и обороты счетов бухгалтерского учета. При реальном совершении хозяйственной операции пользователь может вернуться к этому документу и провести его. Если возникает потребность в изменении содержания документа, например, если какие-либо данные были введены ошибочно, то программа отменяет ранее сделанные проводки и может повторно провести документ, чтобы сформировать проводки на основе измененных данных. При удалении документа автоматически удаляются и связанные с ним проводки. Можно также отменить проведение ранее проведенного документа. В этом случае он остается в информационной базе, но проводки по нему удаляются. Соответственно изменяются остатки и обороты счетов.
На примере типовой конфигурации программы "1С: Бухгалтерия 7.7" можно видеть, что при использовании третьей модели сохраняется связь между документом и порожденными им проводками, что позволяет программе автоматически изменять их при внесении изменений в сам компьютерный документ. В большинстве программ, использующих эту модель, такая связь поддерживается. Однако это справедливо не для всех разработок. В некоторых из них после проведения документа, связь между ним и проводками разрывается. Поэтому при его удалении или внесении изменений в документ и повторном проведении ранее сформированные проводки следует отыскать и удалить вручную.

Во многих системах, использующих третью модель работы с первичными документами, по некоторым хозяйственным операциям устанавливается взаимосвязь между документами разных видов, например между документами-основаниями и сопроводительными документами, что уже является элементом модели полного документооборота. Так, на основе выписанного счета покупателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой. Это позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако делается это по ограниченному кругу операций и далеко не всеми системами.

Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документами разных видов получил развитие в системах, ориентированных на документооборот всего предприятия, т.е. тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

• большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии; между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
• документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
• процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других оперативных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию.

В корпоративных информационных системах помимо бухгалтерии автоматизируются работы и других подразделений и служб предприятия. В рамках системы автоматизации управления четко устанавливаются информационные связи подразделений, и прослеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. Основой корпоративных систем является документ и его связь с другими документами, а одним из принципов функционирования системы – поддержка полноценной системы междокументальных связей.

Таким образом, в службах оперативного управления формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах документы. Работая с этими документами, работники оперативных служб могут качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие отдельных сопроводительных документов (накладных на отпуск товаров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

Функции по ведению аналитического учета в таких системах могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. К примеру, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (контрактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстраненной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсистема АИС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе их формируют записи на счетах бухгалтерского учета без или с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

Следовательно, три основные момента отличают модель полного документооборота от предыдущих моделей:

• документ рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), а является полноправной информационной единицей;
• документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной базе данных дает возможность вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без отражения этих данных в бухгалтерском учете. В ранее рассмотренных моделях, где документы создавались и трансформировались сразу в записи массива хозяйственных операций в рамках подсистемы бухгалтерского учета, часто не учитывались те группировки для обобщения информации, которые необходимы другим службам управления для выполнения в полном объеме требуемых функций.
• благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но при этом работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и аналитические разрезы.

Итак, модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.

Проиллюстрируем, рассмотренную схему документооборота, на примере системы "Галактика". В ней выделены четыре контура:

• Контур административного управления;
• Контур оперативного управления;
• Контур управления производством;
• Контур бухгалтерского учета.

Все документы, сформированные в контуре оперативного управления при выполнении закупок, продаж, приемке и отпуске товаров и материальных ценностей считаются первичными документами. Бухгалтер выполняет привязку первичных документов к типовым операциям, и программа автоматически формирует проводки и заносит их в Книгу бухгалтерских проводок. При необходимости сформированные проводки можно откорректировать или отменить. Возможно формирование групповых проводок.

На основе документов-оснований – счетов-фактур и договоров, сформированных в модулях "Продажи" и "Закупки", автоматически формируются платежные документы. В модуле "Финансы" контура бухгалтерского учета обеспечивается контроль соответствия платежей платежных поручений и сумм, указанных в документах-основаниях (счетах, договорах), а также получение баланса расчетов с контрагентами.

Формирование платежного поручения на основе документа-основания (счета, договора) может выполняться и в модулях "Покупки" и "Продажи" контура оперативного управления. В модуле "Расчеты с поставщиками и получателями" этого контура производится полный контроль взаиморасчетов с контрагентами.

Основные возможности этого модуля:

• формирование реестра исполняемых договоров с учетом товарных и финансовых документов по ним;
• специальный режим привязки платежных документов к договорам;
• автоматическое формирование платежных документов по документу-основанию (счету, договору);
• расчет сальдо и составление платежного баланса по контрагенту;
• аналитика отношений с поставщиком (покупателем) по взаимным задолженностям в разрезе периодов, договоров, групп договоров, конкретных материальных ценностей, групп материальных ценностей;
• начисление и учет штрафов (неустоек, пени) по невыполненным обязательствам контрагентов.

Таким образом, учет состояния взаиморасчетов с контрагентами можно вести вне зависимости от отражения этих данных на счетах бухгалтерского учета. То же самое можно сказать и об учете движения материальных ценностей (модули закупок, продаж и складской учет), оценке себестоимости продукции (модуль учета затрат на производство контура управления производством).