Тема 2.9 Система каталогов и картотек

Система каталогов и картотек — часть СПА, представляющая собой совокупность планомерно организованных, взаимосвязанных и дополняющих друг друга библиотечных каталогов и библиографических картотек (расположенных по определенным правилам БЗ на документы), независимо от их наличия или отсутствия в фонде библиотеки или информационного центра), а также указателей вспомогательного характера, содержащих приведенные по определенным правилам сведения, предназначенные для организации поиска информации в системе каталогов и картотек.

Система каталогов и картотек строится на основе принципов научности, доступности, планомерности и экономичности, целесообразно размещается в помещении библиотеки, обеспечивается средствами наглядной информации, путеводителями и памятками. Все читатели библиотеки должны иметь возможность получения квалифицированной консультационной помощи, при необходимости — обучения методам эффективного использования системы каталогов и картотек.

В системе каталогов и картотек исключаются дублирование и параллелизм, а каждый из элементов выполняет системные (связанные с местом в системе) функции. В рамках системы соблюдаются единообразные методические решения, единые принципы оформления и ведения каталогов. Сокращение объема обязательной информации, назначение которой с наибольшей полнотой раскрыть состав и содержание фондов и показать все взаимосвязи между каталогами и картотеками, не допускается.

Формирование системы каталогов и картотек определяется функциями, назначением и местом библиотеки в системе библиотек, составом и структурой ее фондов, системой обслуживания читателей и другими факторами. Система каталогов и картотек должна обеспечить выполнение всех функций библиотеки, в первую очередь — связанных с комплектованием и раскрытием фондов в интересах читателей библиотеки.

Общесистемными функциями системы каталогов и картотек являются образовательная и информационная. Каталоги и картотеки, входящие в состав системы, выполняют различные функции, связанные с их поисковыми возможностями.

Минимально необходимыми элементами системы каталогов, допускающими открытие библиотеки для читателей, являются: читательский АК, читательский СК, служебный АК, тематическая (по ряду тем) или универсальная систематическая картотека статей (СКС). В муниципальной публичной библиотеке обязательными являются также АК периодических изданий. В рамках Централизованной библиотечной системы (ЦБС) в центральной библиотеке (ЦБ) ведутся центральные алфавитный и систематический каталоги на фонд системы, а также каталоги нотных изданий, звукозаписей и других видов документов (на\пример, электронных ресурсов, если они имеются в фонде).

Во всех библиотеках общегосударственной сети обязательным является краеведческий СК, который в центральных библиотеках региона является сводным — СвКСК.

В библиотеках, имеющих сложную функциональную структуру, организуются каталоги в подразделениях, например, на абонементе, в обменном фонде, в отделе редких книг и т. д. В детских библиотеках (или в отделах, обслуживающих детей в библиотеках для взрослых) формируется особая система каталогов, учитывающая возрастные особенности читательской аудитории.

В соответствии с принципом единой карточки все основные карточки (в служебных и читательских АК, СК и других каталогах) тиражируются с общего оригинала и содержат полный классификационный индекс, дату завершения обработки, шифры хранения всех экземпляров документа. Единая карточка может быть дополнена: в АК — справками о добавочных БЗ, в СК — каталожными индексами. Таким образом реализуется системная связь между каталогами: от СК к АК — по заголовку БЗ или заглавию, от АК к СК — по классификационным индексам.

В подразделениях библиотеки организация каталогов координируется с организацией фондов. Например, отдел абонемента может не иметь каталогов на собственный фонд, если зал каталогов находится в непосредственной близости от отдела, а на карточках показаны шифры хранения отдела абонемента. Если отдел абонемента отдален от зала каталогов, организуются каталоги, раскрывающие его фонд: АК и СК. При открытом доступе к фонду, организованному в систематическом порядке, СК на фонд абонемента не организуется.

В рамках системы каталогов абсолютно исключается дублирование (один и тот же массив каталожных карточек не должен оказываться в двух каталогах системы). Например, фонд отдела литературы на иностранных языках полностью отражается в читательских каталогах библиотеки. Если отдел организует каталоги только на свой фонд, то он может их дифференцировать по языкам (английский, французский, немецкий, отдельно АК и СК на каждом из языков). Но СК не организуется, если он дублирует расстановку фондов на полках.

Алфавитный каталог в системе каталогов представлен, как правило, двумя каталогами: служебным и читательским. Служебный АК — единственный каталог библиотеки, выполняющий учетно-регистрационную функцию, важнейший документ, к которому ограничивается доступ не только читателей, но и сотрудников библиотеки. Каталог размещается в помещении отдела, список лиц (сотрудников библиографических служб), имеющих право самостоятельно обращаться к каталогу, утверждается приказом директора. Во всех остальных случаях (разрешение может быть дано и читателям, и сотрудникам) использование каталога возможно только с участием сотрудников, ответственных за его ведение. Ящики каталога из помещения не выносятся.

Основная карточка служебного АК содержит сведения обо всех карточках, представляющих данный документ в системе каталогов библиотеки, о местонахождении всех экземпляров документа в библиотечном фонде, а также информацию служебного характера (сведения о сотрудниках библиотеки, принимавших участие в библиотечной обработке документа, сроках прохождения этапов обработки и пр.).

Основные преимущества АК — простота в использовании, доступность для любой категории потребителей, прямой доступ к информации (читатель сразу же может получить сведения о наличии в фонде документа и его шифр хранения). Каталогизатору и библиографу предоставляются широкие возможности в детализации материала, так как алфавитная расстановка легко сочетается с хронологической (по году издания), простейшей систематической (этот прием используется, например, для группировки произведений индивидуального автора), нумерационной и другими. С помощью добавочных БЗ в АК организуется авторский комплекс — группа БЗ на произведения одного лица, выступающего в качестве автора (соавтора), составителя, редактора и т.п. АК книжных изданий на русском языке имеет в структуре два алфавитных ряда: русский (кириллица) и латинский. Второй ряд отражает издания, текст которых — на русском языке, но заглавия документов представлены на иностранных языках (например, Internet, Excel, Word и т.п.). При наличии в библиотеке документов на иностранных языках организуются соответствующие языковые ряды АК или часть АК, организованная по латинскому алфавиту.

Систематический каталог в системе каталогов является обязательным элементом, как правило, сочетая функции читательского и служебного. Преимущество СК — в иерархической структуре его построения, позволяющей при необходимости как расширить, так и сузить границы поиска. С помощью основных и дополнительных карточек в СК многоаспектно раскрывается содержание библиотечного фонда, обеспечиваются процессы комплектования, библиографической и массовой работы. Особо ценным является реализуемая только с помощью СК возможность подбора литературы в случае неопределенного спроса (читатель знакомится со структурой научного знания, даже если такая задача не ставилась).

При обратнохронологической расстановке карточек в пределах классификационного деления СК оперативно информирует читателей о новых поступлениях, делая ненужной картотеку новых поступлений. С помощью АПУ в СК организуется многоаспектный поиск литературы о персоналиях (при этом в поле зрения читателя попадает литература общего характера, которая не отражается в картотеке персоналий).

Предметный каталог в системе каталогов является дополнительным (по отношению к СК) каталогом. Решение о границах отражения в ПК содержания фонда имеет право принять библиотека. В муниципальных публичных библиотеках ПК в систему каталогов не входит, однако принципы предметного (вербального) поиска используются в применяемых здесь автоматизированных системах.

Широкое распространение ПК объясняется его доступностью, простотой использования. Однако реальная эффективность поиска по ПК зависит от степени методической разработанности его языка, наличия списка ПР с развернутой системой ссылок, с помощью которых образуются узкие и широкие предметные комплексы. ПК предназначен в первую очередь для получения справки по конкретному вопросу, но не может дать, например, информацию о составе или содержании библиотечного фонда по широкой теме, дисциплине, отрасли знания.

В рамках кооперации и координации своей деятельности группы библиотек могут создавать сводные каталоги. В отличие от каталога отдельной библиотеки, СвК охватывает группу библиотек-участниц и отражает их фонды полностью или частично по какому-либо определенному признаку. В СвК гораздо больший выбор документов, чем дает каждая из библиотек-участниц, при этом он сохраняет компактность, так как сведения об отдельных экземплярах одних и тех же изданий, имеющихся в различных книгохранилищах, объединяются в одной БЗ. СвК позволяет максимально использовать как локальные, так и национальные информационные ресурсы, обеспечивает кооперацию усилий при комплектовании фондов, является средством координации справочно-библиографической работы, играет большую роль в книгообмене между библиотеками, содействует более полному и оперативному обслуживанию читателей, способствует развитию МБА внутри страны и в международном масштабе. СвК служит инструментом выявления и учета памятников книжной культуры и информации о них.

Наиболее распространенными формами функционирования СвК являются карточная и печатная (в форме книги), машиночитаемая. Печатный СвК — промежуточная форма между библиотечными карточными каталогами и библиографическими пособиями: по содержанию это каталоги, отражающие фонды библиотек; по форме — библиографические пособия особого рода, так как их отличает от обычных указание местонахождения каждого издания.

Сегодня большинство библиотек располагает СвК периодических изданий в рамках своего региона (района, города, иногда — в пределах ЦБС). Читателям очень удобно получать сведения о том, в какой библиотеке можно найти тот или иной журнал.

Обязательным элементом ядра системы каталогов и картотек является универсальная СКС. Ранее были установлены хронологические границы для отраслевых разделов СКС. Дольше всех сохраняют свое значение разделы по истории, искусству, литературоведению: примерно 7-10 лет. Для разделов общественных наук был установлен предел в 3-5 лет. «Срок жизни» той или иной информации в СКС определяется спросом. Как правило, ценные и не теряющие своего значения публикации в печати библиографируются и через 3-5 лет уже отражаются в указателях.

СКС — аппарат, который, в отличие от временных тематических картотек к знаменательным датам и мероприятиям, ведется постоянно, как бы в опережающем режиме. Ведение небольших тематических картотек, материал которых дублируется в СКС, себя не оправдывает. Когда актуальность темы пропадает, картотека чаще всего убирается целиком. Многие библиотеки ведут СКС совместно на кооперативных началах.

Организация каждой новой картотеки — вопрос, который должен всесторонне обсуждаться на Совете по системе каталогов и картотек. Прежде всего, надо подумать о том, нельзя ли удовлетворить те же потребности с помощью постоянного аппарата, отредактировав его.

Литература:

1. Сукиасян, Э. Р. Библиотечные каталоги: методические материалы. – М., 2001. – С. 105 – 116.