Тема 2.8.Электронный каталог. Организация и ведение

В современной библиотечной практике широкое распространение получили электронные каталоги (ЭК).

За рубежом вместо термина «электронный каталог» применяете аббревиатура ОРАС, которая раскрывается как общедоступный каталог, работающий в режиме реального времени.

ЭК обеспечивает доступ к ресурсам каталога не только пользователям данной библиотеки, но и удаленным клиентам.

Современным требованиям отвечает ЭК, обеспечивающий:

• ввод библиографических записей в диалоговом и пакетном режимах с удаленных или локальных терминалов;

• редактирование библиографических записей и, при необходимости, удаление их из ЭК;

• навигацию (за счет логической организации библиографический записей и наличия рекомендаций по способам поиска);

• поиск информации в диалоговом или пакетном режиме по разовым запросам и избирательное распространение информации;

• печатание библиографических данных в виде каталожных карточек, библиографических указателей, отчетов по управленческой информации и др.;

• совместимость с каталогами других библиотек и возможность обмена информацией с библиографическими базами данных.

Все технологические процессы создания ЭК происходят с помощью автоматизированного рабочего места (АРМ) каталогизатора. АРМ каталогизатора понимается как рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники, позволяющее при участии человека выполнять технологические процессы каталогизации.

АРМ каталогизатора — это совокупность технических, лингвистических и программных средств, обеспечивающих процессы автоматизированной каталогизации.

К техническим средствам относится терминал, с помощью которого осуществляется ввод данных и последующее использование имеющегося в базе данных массива информации. Техническими средствами являются также персональный компьютер и системы связи с внешними базами данных.

Программное обеспечение — это специально разработанные алгоритмы и программы, позволяющие вести автоматизированную обработку документов.

Лингвистические средства — это комплекс информационно-поисковых языков различного типа: иерархических, неиерархических и др.; методика индексирования и поиска информации, а также нормативно-методические документы, регламентирующие создание и поддержание в рабочем состоянии лингвистических средств и обеспечивающие возможность обмена базами данных. В автоматизированной технологии используются как традиционные ИПЯ, например язык библиографических данных, ББК, УДК и другие классификационные ИПЯ, язык предметных рубрик, так и нетрадиционные, такие как дескрипторные ИПЯ, язык ключевых слов, объектно-признаковый ИПЯ и др. Поддержание лингвистического обеспечения в рабочем состоянии производится службой ведения ИПЯ.

Ввод библиографической информации в ЭК происходит с помощью форматов каталогизации, предназначенных для преобразования БЗ в форму, удобную для обработки на компьютере. Формат определяет правила записи информации в компьютере, внутреннюю структуру данных, а также знаки и коды, при помощи которых БЗ разделяются и идентифицируются. Машиночитаемый формат позволяет компьютеру структурировать и правильно интерпретировать библиографическую информацию, обеспечивает более компактное хранение и возможность обмена этой информацией.

Наиболее часто используется международный коммуникативный формат UNIMARC — один из форматов семейства MARC, созданных Библиотекой Конгресса США. Формат UNIMARC был создан Международной федерацией библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА) в качестве стандарта для международного обмена библиографическими записями.

В России на основе программы ЛИБНЕТ, поставившей целью создание общероссийской компьютерной сети, был осуществлен проект создания российского коммуникативного формата представления элементов библиографической записи в машиночитаемой форме. Эта работа была выполнена путем адаптации формата UNIMARC специалистами ряда библиотек — РНБ, РГБ, РКП и др. при участии Российской библиотечной ассоциации (РБА). В результате разработки появился Российский коммуникативный формат, отразивший особенности национальных правил каталогизации России, которому Постоянный комитет ИФЛА по формату UNIMARC присвоил международный код RUSMARC.

Приказом Министерства культуры № 139 от 29 февраля 2000 г. формат RUSMARC предписано считать «обязательным при разработке и внедрении автоматизированных библиотечно-информационных систем для библиотек системы Министерства культуры Российской Федерации».

В настоящее время в России созданы три формата, которым присвоен международный код RUSMARC:

1) Российский коммуникативный формат представления библиографических записей в машиночитаемой форме для книг и сериальных изданий (RUSMARC/В, издан в 1998 г.).

2) Российский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей (RUSMARC/А, опубликован в 1998 г.).

3) Российский формат машиночитаемой каталогизации (RUSMARC, опубликован в 2000 г.).

4) Российский коммуникативный формат представления классификационных данных (Российская версия ИП/MARC Classification Format, разработан в 2008 г.) .

Все четыре формата полностью согласованы по структуре и наполнению полей.

Вторая редакция Российского коммуникативного формата для машиночитаемых записей и для авторитетных/нормативных записей прошла в 2006-2007 гг. В 2010 г. на странице Национальной службы развития системы форматов RUSMARC представлены третьи редакции форматов.

В 2006-2007 гг. Российская национальная библиотека издала учебное пособие для каталогизаторов, авторами которого являются В. В. Скворцов, Ю. Г. Селиванова, Т. Л. Масхулия, М. В. Экстрем, М. Н. Захарова, Н. П. Никольцева, М. В. Стегаева и др.

Ввод информации в ЭК заключается в выделении элементов библиографической записи и занесении их в соответствующие поля и подполя формата, обозначенные метками, позволяющими компьютеру идентифицировать вводимую информацию о документе. Поля и подполя высвечиваются на экране, после чего происходит их заполнение.

ЭК представляет собой библиографическую базу в машиночитаемой форме, включающую элементы библиографической записи, ИПЯ для отражения содержания документов и элементы, указывающие адрес хранения документа (шифры или сиглы библиотек).

Наличие в базе данных этих элементов позволяет ЭК выполнять функции всех видов каталогов:

• по назначению — читательского, служебного, топографического;

• по способу группировки — алфавитного, систематического и предметного;

• по виду отражаемых документов — на книги, статьи и др.;

• по отражаемым фондам — ЭК одной библиотеки или сводный ЭК.

Помимо массива БЗ, в памяти ЭК могут находиться «базы знаний», содержащие словари информационно-поисковых языков: авторитетные файлы имен авторов, наименований организаций, предметных рубрик и др., с помощью которых осуществляется авторитетный контроль при введении БЗ в ЭК и проведение поиска информации.

Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возможность проводить поиск информации по любому элементу БЗ, в том числе и по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных каталогах, например по номерам ISBN, ISSN, по году издания и по любой комбинации признаков.

В ЭК можно проводить поиск по основе слова (или «усечением слева или справа»); например, по запросу «Морск» могут быть выданы рубрики «Морские льды», «Североморск», «Морской транспорт» и др., из которых читатель отберет нужную.

Диалог пользователя и ЭК может происходить с помощью «меню» и «масок». «Меню» — это список вариантов данных, выводимых на экран дисплея, который может помочь выбрать направление поиска из имеющихся вариантов. Например, «меню» тем может представить список делений таблиц классификации или перечень предметных рубрик. «Маски» — это форматы, имеющие пустые поля, которые должны быть заполнены потребителем. Например, «маска» «Введите заглавие» подсказывает читателю путь разыскания книги по заглавию, которое он записывает в формат.

Массивы информации в ЭК могут храниться на жестких дисках (винчестерах), компактных оптических дисках (CD-ROM, CD-WORM, DVD) и др. Компакт-диски могут содержать не только текстовую информацию, но и видеоизображения, звуковое сопровождение (речь или музыку) и другие мультимедийные средства. Обладая большой информационной емкостью, совместимостью с персональными компьютерами, оптические диски являются надежным долговечным средством хранения и поиска информации.

Библиотеки, размещая электронные каталоги на своих сайтах, предоставляют другим библиотекам и индивидуальным пользователям возможность использования виртуального справочного аппарата, обеспечивая доступ к нему через сеть Интернет.

Виртуальный СПА — это совокупность электронных ресурсов, находящихся за пределами библиотеки и используемых в режиме удаленного доступа. В их состав входят электронные каталоги, электронные базы данных, справочные издания (энциклопедии, справочники, словари) как отечественные, так и зарубежные, электронные журналы и другие ресурсы.

Использование ресурсов виртуального СПА увеличивает информационный потенциал библиотек, компенсируя отсутствие в их фондах множества ценных изданий.

На основе виртуального СПА в последнее десятилетие как в России, так и за рубежом возникли специализированные виртуальные справочные службы. «Местом встречи» библиографов и пользователей этих служб является сайт библиотеки.

В России наиболее известны: '

- «Виртуальная справочно-информационная служба публичных библиотек» на сайте Централизованной библиотечной системы «Киевская» (Москва);

- Виртуальная справочная служба на сайте РНБ под названием «Спроси библиографа».

Ответы на запрос в таких службах могут включать информационные ресурсы, имеющиеся в библиотеке. Как правило, в ответе приводится шифр хранения, что дает возможность быстро заказать эти издания. В некоторых случаях ответы на запрос могут быть предложены в виде списка документов, размещенных в Интернете или на сайтах других библиотек.

Литература:

1. Справочник библиотекаря / Ред А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. – СПб.: Профессия, 2010. – С. 208 – 213.