Тема 2.4 Организация и ведение каталогов

Организация каталогов — процесс, включающий определение структуры каталога, процессы его внешнего и внутреннего оформления и разработки документации, в том числе средств рекламирования.

Ведением каталога называются процессы расстановки карточек, редактирование и внесение исправлений, внутреннее и внешнее оформление уже функционирующего каталога.

Процесс организации и ведения каталогов включает следующие операции:

1. Составление паспорта каталога.

2. Оформление и тиражирование карточек.

3. Оформление каталогов.

4. Составление пособий в помощь использованию и рекламированию каталогов.

5. Ведение каталогов.

6. Редактирование и внесение исправлений.

Организация каталогов начинается разработкой «Положения о системе каталогов» и положений об отдельных видах каталогов. Одни и те же разделы «Положения» наполняются разным содержанием в зависимости от того, какому каталогу оно предназначается. Одним из источников для составления положения об отдельном каталоге является паспорт каталога. В паспорте указывают наименование каталога, его объем (в ящиках или карточках), дату организации каталога, методы группировки библиографических записей, читательское назначение, отражаемые фонды, методические материалы, вспомогательные пособия к каталогу и другие паспортные данные.

В отделе должны быть инструктивные и методические материалы, в которых отражаются основные технологические процессы обработки документов и организации каталогов. К инструктивно-методическим материалам относятся ГОСТы 7.1-2003 и 7.80-2000 по составлению библиографических записей, рабочие таблицы ББК, списки предметных рубрик, пособия по систематизации, предметизации документов, составлению библиографических записей, словари, справочники, энциклопедии, а также нормы на технологические процессы каталогизации.

После окончания научной обработки документов оформляются карточки для каждого из каталогов. В отечественных каталогах используется принцип «единой карточки», при котором библиографическая запись каждого документа производится один раз и содержит одни и те же данные независимо от вида каталога. Для полного отражения издания в справочно-поисковом аппарате библиотеки определяется необходимое количество карточек, которые тиражируются с помощью различных технических средств.

При организации конкретного каталога добавляют специфические сведения, например, каталожные индексы на карточках для СК, предметные рубрики для ПК, пометки о добавочных записях на карточках АК.

Оформление каталога подразделяется на внешнее и внутреннее. К внешнему оформлению относятся сведения о наименовании каталога и его краткая характеристика, которые размещаются над шкафами; надписи на этикетках о включенном в ящик фрагменте каталога, а также нумерация ящиков — горизонтальная или вертикальная.

К внутреннему оформлению относятся группировка записей, расстановка карточек, которая тесно связана с видом каталога и способами группировки записей, и выделение отдельных групп карточек с помощью разделителей. Разделители раскрывают внутреннюю логику каталога и облегчают читателю пользование им.

Эффективность использования каталогов достигается разработкой пособий — листовок, памяток, путеводителей, в которых указываются наименование каталога, методы группировки записей и другие сведения. На плакате может быть приведен алгоритм поиска по каталогу, а также вопросы, на которые отвечает каталог. В некоторых библиотеках используется прием цветового ориентирования: на плане зала каталогов можно выделить цветом площади, занимаемые отдельными каталогами.

Наряду с наглядными формами рекламирования каталогов используются устные формы: индивидуальные и групповые беседы, экскурсии по библиотеке с показом каталогов и разъяснением их функций, семинары и конференции для различных групп читателей.

Информирование пользователей о каталогах конкретной библиотеки может осуществляться с использованием интернет-технологий.

Ведение каталогов заключается в пополнении каталогов, расстановке карточек, добавлении разделителей, редактировании библиографических записей, внесении исправлений, изъятии карточек на списанную литературу.

Редактирование каталогов заключается в проверке соответствия структуры, содержания и оформления каталогов требованиям, предъявляемым к ним, и в исправлении обнаруженных недостатков.

Различают плановое и текущее редактирование, полное и выборочное, методическое и техническое.

Редактирование называется плановым, если работа рассчитывается заранее и находит свое отражение в пятилетнем и годовом плане отдела. Текущее редактирование ведется в процессе ведения каталога, одновременно с расстановкой карточек.

Полное редактирование затрагивает каталог в целом, выборочное – один или несколько заранее определенных разделов.

В зависимости от задач, решаемых в процессе редактирования, различают методическое и техническое редактирование. Под методическим редактированием понимают совершенствование каталога путем переработки содержания, улучшения его структуры за счет ввода новых делений, внесение исправлений в оформление каталога.

Техническое редактирование связано с проверкой правильности внутреннего оформления каталогов — расстановки карточек, оформления разделителей, обнаружения орфографических ошибок, замены ветхих карточек.

В результате редактирования улучшаются информационные качества каталогов и их поисковые возможности, что делает библиотечные каталоги более надежным средством обслуживания читателей.

Литература:

1. Справочник библиотекаря / Ред А. Н. Ванеев, В. А. Минкина. – СПб.: Профессия, 2010. – С. 213 – 215.