Состав и структура СПА в библиотеках разных типов

Справочно-поисковый аппарат (СПА) – является ключом к фонду документов, рассматривая его состав и содержание в различных аспектах.

СПА – это совокупность информационно – поисковых систем, предназначенных для хранения и поиска информации.

Состав СПА зависит от типа библиотеки, специфики деятельности библиотеки, ее технической оснащенности, состава читателей и их запросов.

Практически одновременно функционируют два близких понятия: справочно-поисковый аппарат и справочно-библиографический аппарат.

ГОСТ 7.73-96: Поиск и распространение информации. Термины и определения.

СПА - совокупность информационно-поисковых массивов, содержащих данные об адресах хранения в информационно-поисковой системе документов с определенными поисковыми образами библиотеки.

ГОСТ 7.0-99: Информационно – библиотечная деятельность. Библиография. Термины и определения.

СБА- справочно-поисковый аппарат, включающий библиографические пособия.

Таким образом, в ГОСТе 7.0-99 объединены оба термина (точнее СБА определяется через СПА). Иначе говоря, СБА есть СПА, включающий поисковую функцию. Из определения также следует, что состав СБА ограничен только библиографическими пособиями. Но на практике СБА используется с более широким составом входящих в него частей. Помимо этого, СБА создается и функционирует в библиотеках, а информационно - поисковая система с аналогичными функциями в органах НТИ именуется СПА и служит инструментом поиска в справочно-информационном фонде.

Элементами СПА являются:

· Система каталогов, картотек и баз данных;

· Справочно-библиографический фонд;

· Фонд неопубликованных библиографических пособий (фонд выполненных библиографических справок).

Система каталогов (традиционных и электронных), библиографических картотек и баз данных является наиболее подвижной частью СПА. Технология их ведения позволяет без хронологических пробелов концентрировать библиографическую информацию. Каталоги и картотеки отражают хранящиеся в фонде библиотеки документы всех видов, раскрывают их содержание.

Справочно-библиографический фонд — составная часть СПА, образуемая совокупностью выделенных из общего фонда библиотеки нормативных, справочных и библиографических изданий (в традицинной печатной и электронной формах).

Фонд неопубликованных библиографических пособий (фонд выполненных библиографических справок) — часть СПА, содержащая оригиналы или копии выполненных в процессе справочно-библиографического обслуживания письменных справок, оставшиеся в рукописи библиографические пособия, а также полученные в порядке обмена из других библиотек аналогичные материалы.

СПА в основном создается на материале имеющихся в библиотеке источников информации и отражает фонд библиотеки. Объем СПА зависит от масштаба библиотеки и используемых для его ведения ресурсов (количество специалистов, затрачиваемых средств и др.).

Рациональность организации СПА зависит от таких свойств, как системность, пластичность, надежность, доступность, экономичность.

Системность – означает, что он состоит из взаимосвязанных элементов, обеспечивающих его целостность.

Пластичность выражает способность СПА изменяться в зависимости от изменения запросов читателей, их содержания, состава запрашиваемых документов и фактов.

Надежность – заключается в его способности удовлетворять типичные для данной библиотеки разовые запросы.

Доступность – отражает удобство его использования читателями.

Экономичность – отражает вынужденные материально–финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты СПА.

Важным требованием является поддержание СПА на должном уровне, обеспечивающим быстроту поиска информации, комфортность пользования соответствующими его частями. Это предполагает не только регулярное редактирование частей СПА, но и постоянное слежение за их наполнением, соблюдения единых методических решений к индексированию, установление взаимосвязей между отдельными частями СПА, создание наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации. Перевод каталогов и библиографических картотек в электронную форму, требует многоаспектного раскрытия содержания документов и создания удобного интерфейса для пользователей.

Особенности СПА обусловлены статусом библиотеки, ее организационно-функциональной структурой, величиной и видовым составом фонда, его территориальном размещением, наличием связей с другими библиотеками и т.д. Например, СПА таких библиотек федерального уровня, как РГБ и РНБ, отличаются, во-первых, большим количеством каталогов и картотек, справочных и библиографических изданий, наличием локальных СПА в соответствующих подразделениях, использованием специальных информационно-поисковых языков (ИПЯ) в отдельных каталогах, более полным комплектованием отечественных и зарубежных БД.

Свои особенности имеют и СПА региональных универсальных библиотек, к которым относятся областные, краевые и республиканские универсальные научные библиотеки, прежде всего, это наличие в структуре СПА этих библиотек краеведческой части, состоящей из справочных и библиографических изданий. Ответственность за ведение этой части СПА возложена на специальный краеведческий сектор библиографического отдела.

СПА центральных библиотек, возглавляющих централизованные библиотечные системы в крупных городах или являющихся методическими центрами по отношению к этим системам, по своим особенностям приближаются к СПА УНБ региона, но в данном случае СПА рассредоточен по подразделениям самой библиотеки, а также по библиотекам-филиалам, находящимся за пределами центральной библиотеки.

Характерной особенностью многих библиотек и прежде всего федеральных является выход на глобальную компьютерную сеть Интернет, наличие в составе СПА различных БД на компакт-дисках, получаемых как от отечественных, так и зарубежных центров и библиотек. Такие СПА получили название виртуальных.

Для поддержания и развития СПА, обеспечения его качества необходимо им управлять. Управленческие решений о составе, организации и технологии ведения СПА отражаются в документации регламентирующего и информационного характера : в Положении о СПА, в паспортах всех каталогов, картотек и баз данных, в технологических инструкциях, описях каталогов, картотек и баз данных и т.д.

Среди методов управления применяют, прежде всего, прогнозирование и планирование развития СПА в целом и отдельных его частей и элементов.

Таким образом, СПА является своеобразным инструментом, ключом, который не только раскрывает состав и содержание фонда документов конкретных учреждений, но и в современных условиях развитых телекоммуникация – вообще к мировым информационным ресурсам.

Литература:

1. Коготков, Д. Я. Библиографическая деятельность библиотеки: организация, управление, технология: Учебник / науч. ред. д-р пед. наук Г. В. Михеева; под общ. ред. д-ра пед. наук О. П. Коршунова. – СПб.: Профессия, 2003. – С. 67 – 75.