Контроль производственных запасов предприятия

Учет материалов может быть организован в двух вариантах: с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», и без их использования.

При выборе организацией в качестве учетной политики счета 10 «Материалы» для оценки материально – производственных запасов в сумме фактических затрат на приобретение в журнале – ордере № 6 или в соответствующей машинограмме делается запись:

- Дебет 10«Материалы», 19/3«НДС по приобретенным материально производственным запасам» Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Журнал – ордер № 6 открывается на месяц. В нем осуществляется синтетический учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме. Вначале записываются остатки непогашенной задолженности перед поставщиками, переходящие с прошлого отчетного периода. В течение отчетного периода записи в этот учетный регистр производятся на основании предъявленных поставщиками счетов – фактур и документов, подтверждающих приемку грузов на склад.

Для каждого счета – фактуры в журнале – ордере № 6 отводится отдельная строка, по которой записываются регистрационный номер, основные реквизиты и суммы, принятые к платежу, суммы зачета и пр. суммы, принятые к платежу, показываются развернуто по каждому элементу счета, составляющему покупную стоимость приобретенных материалов. Отдельно показываются суммы выявленной недостачи и суммы различных претензий. Излишки, выявленные, в процессе приемки грузов рассматриваются как неотфактурованные поставки и показываются по отдельной строке журнала – ордера № 6.

По неотфактурованным поставкам на основании данных документов склада о приемке осуществляется запись раздельно по каждой поставке с указанием буквы «Н» в графе «Номер счета – фактуры». Оприходование происходит по договорной стоимости с данным поставщиком, по учетной цене или цене предыдущей поставки. При получении счета – фактуры указанная выше запись сторнируется и делается обычная запись. Одновременно по строке, где указаны неотфактурованные запасы, в раздел «Отметка об оплате, списании или строго по неотфактурованным поставкам» проставляется номер строки, на которой произведена запись.

Отметки об оплате делаются в течение двух месяцев с момента получения груза, в том числе и в части поставок, не подкрепленных документами. После истечения указанного срока неоплаченные или несписанные суммы и суммы по неотфактурованным поставкам без отметок записываются как входящие остатки на третий месяц отдельно по каждому счету – фактуре или заменяющему его документу. В дальнейшем отметка об оплате, списание производятся уже в данном журнале – ордере, в котором на последней странице приводятся сводные данные за отчетный месяц о состоянии расчетов по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Обороты по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за отчетный месяц включают как суммы за полученные МПЗ, так и суммы по таким запасам, оставшимся в пути.

В синтетическом учете сумму ранее акцептованного счета поставщика на материалы, не поступившие к концу отчетного месяца, покупатель принимает к учету как материалы в пути:

- Дебет 10«Материалы»Субсчет «Материалы в пути»,19/3 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В следующем отчетном месяце при поступлении этих ценностей на склад ранее сделанная запись сторнируется. После этого составляется обычная бухгалтерская проводка на приход если учетной политикой принят вариант оприходования материалов по фактической себестоимости.

Если текущий учет приобретения материально – производственных запасов ведется по покупной цене, то расходы по погрузке, транспортировке и т. д. учитываются на отдельном аналитическом счете «Транспортно – заготовительные расходы» к счету 10 «Материалы»:

- Дебет 10«Материалы»,19/3«НДС по приобретенным ценностям»Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Приобретение материалов через подотчетных лиц отражается в журнале – ордере № 7 записью:

- Дебет 10«Материалы»Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Груз, полученный как неотфактурованная поставка, должен быть оприходован в условной оценке: по договорной цене, цене предыдущей поставки и т. п. В этой же оценке данная поставка должна быть сторнирована при получении расчетно – платежных документов:

- Дебет 10«Материалы»,19/3«НДС по приобретенным ценностям»Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

После этого делается обычная запись на приход материалов в сумме, которая приведена в указанных выше документах.

Претензии, предъявленные поставщикам при оприходовании поступивших материалов, независимо от их характера (несоответствие условиям договора, недостача и т. д.), не освобождают покупателя от обязательств перед поставщиком до даты разрешения спора и отражаются записью:

- Дебет 76/2«Расчеты по претензиям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Отказ арбитражным или иным судом во взыскании сумм недостачи, ранее предъявленных поставщику или транспортной организации в виде претензии, оформляется так:

- Дебет 91/2«Прочие расходы» Кредит 76/2«Расчеты по претензиям».

Если на момент приемки МПЗ причина недостачи установлена (вина работников, естественная убыль и т. д.), то в этом случае общий размер потерь отражается следующей записью:

- Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей»Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В последующем сумма недостачи списывается по принадлежности исходя из ее содержания за счет организации (в пределах норм убыли):

- Дебет 20«Основное производство»,26«Общехозяйственные расходы» и т. д.Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

или за счет виновных лиц:

- Дебет счета 73/2«Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

На сумму оплаченного счета поставщика делается запись:

- Дебет 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51«Расчетный счет».

Сумма НДС принимается к зачету бюджетом при соблюдении следующих условий:

- материальные ценности приобретены для производственной деятельности;

- материальные ценности оприходованы;

- произведены расчеты с поставщиками;

- есть счет – фактура поставщика

- счет – фактура зарегистрирован в Книге покупок.

Если все эти условия соблюдены, покупатель может сделать следующие записи:

- Дебет 68«Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19/3«НДС по приобретенным материально – производственным запасам».

Сумма НДС по материально – производственным запасам, приобретенным для непроизводственных целей, не принимается к возмещению из бюджета, а закрывается записью:

- Дебет 29«Обслуживание производства и хозяйства»Кредит 19/3«НДС по приобретенным материально – производственным запасам».

Также не возмещается из бюджета сумма превышения установленного предельного размера расчета наличными деньгами по приобретенным материальным ценностям:

- Дебет 91«Прочие доходы и расходы» Кредит 19/3«НДС по приобретенным материально – производственным запасам».

Если в качестве варианта учетной политики при заготовлении производственных запасов используются счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонения в стоимости материалов», покупная стоимость заготовления материалов исчисляется на основании расчетных документов поставщиков, документов, приложенных к авансовым отчетам подотчетных лиц, и других документов, дающих основание рассматривать их как расходы по формированию фактической себестоимости приобретенных ценностей:

- Дебет 15«Заготовление и приобретение материалов»,19/3«НДС по приобретенным материально – производственным запасам»Кредит 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,71«Расчеты с подотчетными лицами» и т. д.

На сумму предъявленной поставщику претензии по недостаче и др.:

- Дебет 76/2 «Расчеты по претензиям» Кредит 15 «Заготовка и приобретение материалов».

В дальнейшем в целях исключения риска снижения стоимости сырья, материалов и т. п. под влиянием инфляционных процессов организация в качестве варианта учетной политики может создавать резервы под снижение стоимости товарно–материальных ценностей за счет собственных источников:

- Дебет 91/2 «Прочие расходы» Кредит 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

В следующем отчетном периоде сумма данного резерва подлежит восстановлению:

- Дебет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» Кредит 91/1 «Прочие доходы».

Учет заготовления материалов, когда учетной политикой предусмотрен учет по твердым учетным ценам, осуществляется на счете 10 «Материалы». Оприходование материалов в этом случае отражается записью:

- Дебет 10«Материалы» Кредит 15 «Заготовление и приобретение материалов».

Наличие остатка на конец месяца по счету 15 «Заготовление и приобретение материалов» означает, что указанные ценности не оприходованы в связи с нахождением их на складе поставщика или в пути. В следующем месяце при поступлении материалов эта бухгалтерская запись сторнируется и сумма материалов отражается по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материалов». В конце месяца этот счет закрывается счетом 16 «Отклонения в стоимости материалов».

В действующих организациях инвентаризация материалов осуществляется в соответствии с Положением по велению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме запасов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Проведение инвентаризации обязательно также в следующих случаях:

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случаях пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации. Кроме того, для контроля за сохранностью материалов, условиями их хранения и состоянием складского учета в межинвентаризационные периоды целесообразно проводить систематические проверки и выборочные инвентаризации материалов. При этом количество таких инвентаризаций в отчетном году устанавливается руководителем организации.

Инвентаризация материалов осуществляется инвентаризационными комиссиями при обязательном участии материально ответственных лиц. К началу инвентаризации в карточках складского учета должны быть отражены все операции по движению материалов; по каждому из них выведены остатки на день инвентаризации; первичные документы по движению материалов необходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и отсутствия неоприходованных или несписанных ценностей материально ответственные лица подтверждают письменно.

При проведении инвентаризации комиссия в присутствии материально ответственных лиц осуществляет тщательный подсчет, взвешивание или обмер каждого вида (сорта) материалов и полученные фактические результаты записывает в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименованию материалов с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, партии, сорта, в единицах счета, массы или меры.

При осуществлении инвентаризации учитываются специфические особенности отдельных видов материалов. В частности, тара записывается в опись по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание с указанием причин негодности и лиц, ответственных за тару.

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других организаций, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные, а также на поступившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

Описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которые подтверждают, что все материалы проверены в их присутствии и претензий к комиссии они не имеют.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны лап, им соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины выявленных расхождений или порчи материалов определяет порядок регулирования разницы и возмещения потерь.

Независимо от причин возникновения все недостачи материалов по их фактической себестоимости списывают с кредита счета Материалов в дебет счета Недостач и потерь от порчи ценностей. После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач или порчи материалов руководитель организации принимает решение о порядке их списания со счета Недостач и потерь от порчи ценностей.

Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета Недостач и потерь от порчи ценностей на издержки производства или обращения хозяйствующих субъектов. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Недостачи сверх норм естественной убыли, потери от порчи, а также похищенные ценности списываются на счета виновных лиц и оформляются бухгалтерской записью:

- Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В соответствии с действующим Кодексом законов о труде Российской Федерации стоимость недостающих, похищенных или испорченных ценностей, взыскиваемых с виновных лиц, определяется исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно получить в органах ценообразования или органах государственной статистики. Разница между фактической себестоимостью матери лов и их стоимостью по рыночным ценам, подлежащая взысканию, отражается по кредиту счета Доходов будущих периодов оформляется бухгалтерской записью:

- Дебет 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 98/2 «Доходы будущих периодов» (субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»).

По мере погашения задолженности, учтенной на счете Расчетов с персоналом по прочим операциям, соответствующая суммаразницы списывается со счета Доходов будущих периодов в кредит счета Прибылей и убытков.

Недостачи ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников списываются на финансовый результат.

Выявленные при инвентаризации излишки материалов приходуют по дебету счета Материалов по рыночной стоимости и относят на результаты хозяйственной деятельности (счет Прибылей и убытков) с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Переоценка материальных ценностей осуществляется в соответствии с действующим законодательством (по решениям Правительства Российской Федерации) в связи с изменением цен и тарифов. Для отражения сумм разницы от переоценки товарно-материальных ценностей используют счет Переоценки материальных ценностей. По дебету этого счета отражают начисление сумм уценки, а по кредиту - начисление сумм дооценки. Начисленные суммы уценки материалов списывают в дебет указанного счета с кредита счета Материалов. Начисление сумм дооценки отражают обратной записью.

Порядок переоценки ценностей, относящихся к средствам в обороте, и учета результатов переоценки регулируется соответствующими нормативными актами. Хозяйствующим субъектам предоставлено право доводить стоимость материалов, на которые цена в течение года снизилась либо которые морально устарели или частично потеряли первоначальное качество, в конце отчетного года до рыночной стоимости, если она ниже первоначальной стоимости заготовим (приобретения). Разницу в ценах относят на финансовые таты. Эта операция в бухгалтерском учете оформляется следующей записью:

- Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 10 «Материалы» и др.