Організація первинного обліку основних засобів

В основі належної організації бухгалтерського обліку основних за­собів на підприємстві, у відповідності з нормативною базою України, є внутрішній нормативний документ підприємства про облікову полі­тику. Загальна схема обліку основних засобів та первинні документи з документального оформлення їх руху наведена на рис. 4.1.

Основні первинні документи з обліку руху основних засобів за­тверджені наказом Міністерства статистики України від 29.12.1995 № 352.

Рис.4.1. Схема організації бухгалтерського обліку основних засобів

Важливим моментом організації обліку, і в тому числі основних засобів, є правильне заповнення первинних документів основні вимо­ги до якого розкриті в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженім наказом Міністерст­ва фінансів України від 24.05.1995 № 88, а також, відповідно до по­ложення. Наведемо порядок оформлення основних первин­них документів з обліку основних засобів.

Форма ОЗ-І «Акт приймання-передачі (внутрішньогоперемі­аці) основних засобів;» застосовується для оформлення зараху­вання до складу основних засобів окремих об’єктів, для обліку введення їх в експлуатацію, за винятком тих випадків, коли введення об’єктів в дію повинно, у відповідності з існуючим законодавством оформлятися в особливому порядку, для оформлення внутрішнього переміщення основних засобів із одного цеху (відділу, дільниці) в інший, для оформлення передачі основних засобів зі складу (із запасу) в експлуатацію, а також для виключення із складу основних засобів при передачі іншому підприємству (організації).

При оформленні приймання основних засобів акт (накладна) складається в одному примірнику на кожний окремий об’єкт приймаль­ною комісією, призначеною розпорядженням (наказом) керівника підприємства (організації). Складання загального акта для оформлен­ня приймання декількох об’єктів основних засобів допускається лише при обліку господарського інвентарю, інструменту, обладнання і т.п., якщо ці об’єкти однотипні, мають однакову вартість та прийняті в одному календарному місяці. Акт (накладна), після його оформлення, з прикладеною технічною документацією, що відноситься до даного об’єкта, передається до бухгалтерії підприємства, підписується голо­вним бухгалтером та затверджується керівником, підприємства, орга­аціїк чи особами, на те уповноваженими.

При оформленні внутрішнього переміщення основних засобів акт
(накладна) виписується у двох примірниках працівником відділу (цеху) здавальника. Перший примірник з розпискою одержувача та здавальника передається до бухгалтерії, а другий— відділу (цеху) здавальнику.

При безоплатній передачі основних засобів іншому підприємству акт складається у двох примірниках (для підприємства, що здає та приймає основні засоби).

При передачі основних засобів іншому підприємству за плату акт
складається у трьох примірниках: перші два у підприємства, що здає
(де перший примірник додається до звіту, а другий до повідомлен­ня на передачу та для акцепту), третій примірник передається особі,
що приймає основні засоби.

Форма 03-2«Акт приймання-здачі відремонтованих,реконст­аціїкто та модернізованих об’єктів» застосовується для оформлення приймання-здачі основних засобів із ремонту, реконструкції та модернізації.

Акт, підписаний працівником цеху (відділу), що уповноважений на приймання основних засобів, та представником цеху (підприємства), який виконував ремонт, реконструкцію та модернізацію, здають до бухгалтерії підприємства (організації). Акт підписується головним бухгалтером та затверджується керівником підприємства, організації чи особами на те уповноваженими. До технічного паспорта відповід­ного об’єкта основних засобів повинні бути внесені необхідні зміни до характеристики об’єкта, пов’язані з капітальним ремонтом, рекон­струкцією та модернізацією.

Якщо ремонт, реконструкцію або модернізацію виконує стороннє підприємство, акт складають у двох примірниках. Другий примірник передають підприємству, що виконує ремонт, реконструкцію, модернізацію.

Форма ОЗ-З «Акт списання основних засобів»застосовується для оформлення вибуття основних засобів (крім автотранспортних засобів) при повному або частковому їх списанні. Акт складається у двох примірниках комісією, призначеною керівником підприємства, будови, організації, затверджується керівником підприємства (органі­зації) або особою, на те уповноваженою. Перший примірник акта пе­редають до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів та є підставою для здачі на склад зап­частин, що залишилися в результаті їх списання, а також матеріалів, металобрухту тощо.

Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від зносу та розбирання будинків, споруд, демонтажу обладнання тощо, відображають в акті в розділі «Розрахунок результатів списання об’єктів».

Форма 03-4 «Акт на списання автотранспортних засобів»застосовується для оформлення списання автомобіля вантажного чи легкового, причепа чи напівпричепа при їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках та підписується комісією, що призначається керівником автогосподарства (підприємства) і затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, на те уповноваженою. Перший примірник передається до бухгалтерії, другий залишається у особи, відповідальної за зберігання основних засобів, та є підставою для здачі на склад матеріальних цінностей та металобрухту, що залишив­ся в результаті списання.

Витрати по списанню, а також вартість матеріальних цінностей, що надійшли від розбирання автотранспортних засобів, відображають в розділі «Розрахунок результатів списання автомобіля (причепа)».

Форма 03-5 «Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини»застосовується в будівельно-монтажних організаціях для оформлення передачі, установки та пуску будівельних машин та на­ступного їх демонтажу і передачі.

Акт складається у двох примірниках представником організації бази та будівельної дільниці, що експлуатує будівельні маши­ни та механізми.

Форма ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів»за­стосовується для обліку всіх видів основних засобів, а також для гру­пового обліку однотипних об’єктів основних засобів, що надійшли в експлуатацію в одному календарному місяці та таких, що мають одне і те ж виробничо-господарське призначення, технічну характеристику та вартість.

Інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожний об’єкт чи гру­пу об’єктів. У випадку групового обліку картка заповнюється шляхом позиційних записів окремих об’єктів основних засобів.

Форма заповнюється в одному примірнику на основі «Акта (на­кладної) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма 03-1), технічної та іншої документації.

Підставою для відміток про вибуття об’єктів основних засобів при передачі їх іншому підприємству (організації), а також про переміщення в середині підприємства є «Акт (накладна) приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів» (форма № 03-1); при списанні об’єкта основних засобів внаслідок старіння чи зносу — «Акт на списання основних засобів» (форма № 03-3). Записи про закінчені роботи по добудові, дообладнанні, реконструкції та мо­дернізації, ремонту об’єкта ведуться в картці на підставі «Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів» (форма № 03-2).

У розділі «Коротка індивідуальна характеристика об’єкта» запи­суються тільки основні якісні та кількісні показники основного об’єкта, а також найважливіші прибудови, пристосування та прина­лежності, що відносяться до нього, обмежуючись двома-трьома най­більш важливими для даного об’єкта якісними показниками виклю­чаючи дублювання даних, що є на підприємстві (організації), техніч­ної документації на даний об’єкт.

Коротку індивідуальну характеристику у випадку групового облі­ку основних засобів дають не по кожному об’єкту окремо, а в цілому по всій групі об’єктів, що враховуються в інвентарній картці.

При значній зміні якісних та кількісних показників в характерис­тиці об’єкта в результаті реконструкції (модернізації), добудови та дообладнання попередню інвентарну картку у випадку неможливості відобразити в ній всі показники, що характеризують реконструйова­ний (модернізований, дообладнаний (добудований) об’єкт в цілому, замінюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ.

Форма 03-7 «Опис інвентарних карток по обліку основних за­собів»застосовується для реєстрації інвентарних карток обліку осно­вних засобів. Опис складається в одному примірнику бухгалтерією в цілях контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп (видів) основних засобів.

Форма 03-8 «Картка обліку руху основних засобів»застосову­ється для обліку руху основних засобів по класифікаційних групах при ручній обробці облікової документації.

Заповнюється на основі даних інвентарних карток відповідних груп (видів) основних засобів та звіряється з даними синтетичного обліку основних засобів.

На основі підсумкових даних цих карток заповнюються звітні фо­рми з руху основних засобів.

Форма 03-9 «Інвентарний список основних засобів»застосову­ється для пооб’єктного обліку основних засобів за місцем їх знахо­дження (експлуатації) по матеріально-відповідальних особах.

Дані пооб’єктного обліку основних засобів за місцями їх знахо­дження (експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку основних засобів, що ведуться в бухгалтерії.

Форма 03-14 «Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)»застосовується промисловим підприєм­ством для визначення суми амортизації основних засобів, що нале­жить до нарахування у звітному місяці.

Форма 03-15 «Розрахунок амортизації основних засобів»(для будівельних організацій) застосовується будівельними організаціями для визначення суми амортизації основних засобів, що належить до нарахування у звітному місяці.

03-16 «Розрахунок амортизації по автотранспорту»застосову­ється для визначення сум амортизації автотранспортних засобів, що належать до нарахування у звітному місяці.

Для всіх первинних документів на підприємстві складають графік документообігу (табл. 4.1).

Таблиця 4.1

Графік документообігу з обліку основних засобів

Робітники бухгалтерії зобов’язані розробити та надати, в строки, які встановлені графіком документообігу, первинні документи, що стосуються сфери їх відповідальності. Для цього у кожного праців­ника повинен бути витяг з графіка документообігу,в якому наво­диться перелік первинних документів, що стосуються саме його обов’язків, строки їх складання та передачі, підрозділи підприємства, до яких передаються ці документи.