Создание файла базы данных . Структура окна СУБД MS Access .

После запуска МS Ассеss выводится диалоговое окно, позво­ляющее создать новую базу данных или открыть имеющуюся (рис. 1).

В этом диалоге по умолчанию будет установлен переключатель Открыть базу данных, который отвечает открытию существующей базы данных. Однако если вы создаете свою базу, щелкните по переключателю Новая база данных и затем нажмите кнопку ОК.

Рис. 1. Первое диалоговое окно Access

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

· строка заголовка;

· строка меню;

· панель инструментов;

· окно базы данных;

· строка состояния.

1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

4) Окно базы данных имеет:

строку заголовка;

панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули

область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)

5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

Рассмотри более подробнее окно БД.

В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.

Команды панели инструментов окна БД:

Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

Конструктор - открытие выделенного объекта в режиме конструктора;

Создать – создание объекта базы данных;

Удалить – Удаление выделенного объекта;

Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель "Объекты":

Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

Область со списком возможных режимов создания объектов.

В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор".

Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.

38. Установление связей между таблицами СУБД MS Access

В реляционных базах данных можно создать связи (отношения) между несколькими таблицами. Асеess учитывает эти связи при по­иске взаимосвязанных данных во время создания запросов, форм и отчетов, при обработке многотабличных баз данных.

Рассмотрим возможные отношения между таблицами, составляющими базу данных. Эти отношения бывают двух типов: «один к одному» и «один ко многим».

Отношение «один ко многим» означает, что одной записи табли­цы соответствуют несколько записей в другой таблице.

Сторона «один» в отношении «один ко многим» называется главной таблицей. Сторона «многие» в этом же отношении называется связанной таблицей. Ключевое поле главной таблицы связывается с совпадающим полем связанной таблицы.

Отношение «один ко многим» является наиболее распространенным в таблицах баз данных. Другой тип отношений «один к одному» встречается несколько реже.

В отношении «один к одному» одной записи в главной таблице соответствует одна запись в связанной таблице.

Отношение между таблицами можно объявить только при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля и будет осуществляться связь.

Итак, между полями таблиц могут существовать определенные отношения. Однако об этих отношениях программа Access ничего не знает, пока мы не опре­делим связи между таблицами с помощью предусмотренной для этого процедуры. Рассмотрим установление связей.

Для установки связи между таблицами необходимо:

1. Убедиться, что все таблицы закрыты. Затем переключитесь в окно базы данных, нажав клавишу F11.

2. В окне базы данных следует выбрать команду СЕРВИС / СХЕМА ДАННЫХ или нажать на кнопку Схема данных на панели инструментов.

Кнопка «Схема данных»

Откроется окно "Схема данных" и одновременно с ним — окно диалога "Добавление таблиц", которое предлагает добавить в схему нужные таблицы (рис. 10).

Рис. . Окна "Схема данных" и "Добавление таблицы"

В списке окна "Добавление таблицы" выделяются таблицы и щел­кается кнопка Добавить. В результате в окне Схема данных появится список полей таблицы. После добавления таблиц окно закрывается щелчком по кнопке Закрыть.

В данном примере нужно выделить все три таблицы, протянув указателем мыши по их названиям, добавить их на схему данных и закрыть окно диалога "Добавление таблицы"

В окне "Схема данных" с помощью мыши необходимо перенести поле, которое следует использовать для установки связи, из списка одной таблицы к соответствующему полю другой

• Для связывания полей выберите это поле в главной таблице и перетащите его мышью в связанную таблицу. Отметим, что направление перетаскивания поля всегда должно быть «от главной таблицы к связанной».

• В появившемся диалоге Связи установите переключатель Обеспечение целостности данных.

• Щелкните по кнопке Создать, и установленная связь будет отображена в окне Схема данных. Связь пока­зана линией, помеченной цифрой 1 и символом беско­нечность, что означает отношение «один ко многим».