Лекція 5. Тема: Організація аналітичного процесу

План

1. Аналітичний процес у господарській діяльності підприємств

2. Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства при виконанні аналітичних робіт

3. Інформаційне забезпечення аналітичного процесу

4. Вимоги до інформації

5.1. Аналітичний процес у господарській діяльності підприємств

Умовою успішного проведення аналізу є чітка організація аналітичного процесу.

Визначальним при цьому є здатність аналітика логічно відтворювати господарські операції, які знайшли відображення в обліку та звітності, рекон­струювати роботу бухгалтера (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Послідовність роботи аналітика

При цьому завдання аналітика - передати, наскільки це можливо, дійсність, яка інтерпретується в інформації, що вивчається; відтворити в загальному вигляді всі або окремі елементи інформації. Для цього необхідно розуміти взаємозв'язок економічної теорії, бухгалтерського обліку, економіки, фінансів, банківської справи і т. ін.; знати методику ведення бухгалтерського обліку, порядок складання фінансової звітності, вміти її інтерпретувати; мати навички аналітичної роботи (тобто вміти знаходити інформацію, обробляти її, узагальнювати і робити відповідні висновки).

Будь-який аналітичний процес може бути виражений окремими елементами трьох рівнів складності: етапами, операціями та процедурами.

Зміст етапу полягає в логіко-математичному перетворенні аналізо­ваного показника, а також у кількісному та якісному його оцінювані щодо обраної бази або кількох баз порівняння.

Процедура є частиною етапу, зміст якої полягає в підготовці, обчисленні та інтерпретації аналітичних величин, які характеризують зміну показника, що вивчається. Процедура складається з послідовно повторюваних операцій. Зміна виду повторюваних операцій визначає перехід до іншої процедури.

Організація - це система раціональних, скоординованих дій вивчення

об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. Організація економічного аналізу розглядається як технологічний процес, розподілений на окремі етапи. Перелік етапів у різних літературних джерелах неоднаковий. На їх кількість та послідовність впливають різноманітні чинники: наявність технічних і економічних засобів досягнення поставлених цілей, структура управління, система обліку тощо.

Найпоширенішими етапами аналітичної роботи є підготовчий, основний (аналітичний), завершальний (підсумковий).

Якщо аналітичне дослідження умовно поділити на три основних етапи (підготовчий, аналітичний та підсумковий), то всю сукупність методичних прийомів відповідно до вказаних етапів можна згрупувати, як наказано в табл. 5.1.

При проведенні економічного аналізу на різних його етапах застосовуються різноманітні прийоми в тій чи іншій комбінації. Так, при попередньому аналізі будь-якого явища загальні економічні показники розкладаються (деталізуються) на частини, порівнюються, групуються. Як правило, економіст не зупиняється на попередньому аналізі. Аналітику важливо знати причини відхилень, виявити фактори, що їх зумовили, оцінити їх кількісний вплив на загальний результат роботи. Це дозволить запобігти, негативним змінам у майбутньому. Для кількісного виміру впливу окремих факторів використовують спосіб ланцюгових підстановок, балансовий метод, сучасні економіко-математичні методи та ін.

Таблиця 5. 1 Методичні прийоми економічного аналізу за етапами аналітичної роботи

Примітка. „X" означає можливість використання економічного аналізу

На завершальному (підсумковому) етапі економічного аналізу, при узагальненні результатів, першочергового значення знову набувають прийоми порівняння та групування, які дозволяють систематизувати окремо виявлені резерви за кожним видом або групою ресурсів.

Розглянемо детальніше особливості та зміст кожного з етапів аналітичної роботи.

Підготовчий етап - етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу та графічного проведення, розробку програми та всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т.д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу та попереднє ознайомлення з нею.

Щодо мети та завдань економічного аналізу, то це питання детально розглядається в першій темі посібника, а об'єкти економічного аналізу відбирають, виходячи із визначеної мети дослідження.

Ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за визначеною програмою або об'єктами дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подаль­шому плануванні допущені раніше помилки та недоліки.

Організація аналітичної роботи не має жорсткої регламентації системою нормативних актів, як, наприклад, організація облікового процесу. У зв'язку з цим упорядкованість досягається шляхом створення внутрішнього докумен­ту (зокрема, ним може бути наказ про облікову політику).

При цьому основою організації економічного аналізу є його планування, яке проводиться на підготовчому етапі. Для цього складаються план аналітичної роботи та програми аналізу.

План проведення аналітичної роботи складається на рік, півріччя або квартал.

У плані аналітичної роботи висвітлюються:

тема аналізу та напрями використання його результатів;

програма та календарний графік проведення, розподіл окремих ділянок роботи між виконавцями, а також строк (термін) проведення аналізу. Графік виконання аналітичних робіт має передбачити найстисліші терміни, оскільки чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні виробництвом;

перелік джерел аналізу та способи отримання інформації, якої не вистачає;

розробка макетів аналітичних таблиць і вказівок про їх заповнення, а також пропозиції щодо графічного оформлення матеріалів і результатів аналізу; загальне методологічне забезпечення.

У комплексному плані аналітичної роботи доречно використати сітьові графіки для зв'язку черговості, термінів і виконавців окремих аналітичних робіт за підрозділами і службами підприємства з метою фіксування того, хто, коли та куди спрямовує вихідну інформацію, що відображає результати проведеного аналізу.

В плані організації та проведення аналізу в цілому по підприємству повинні бути передбачені заходи, пов'язані з методичним управлінням аналітичною роботою (інструктивні наради для виконавців, забезпечення їх методичними вказівками та інструктивними матеріалами), а також з контролем за її ефективністю.

У програмі проведення аналізу з конкретної теми відображаються: мета, об'єкт, джерела інформації, терміни, ступінь деталізації та глибина вив­чення окремих аспектів діяльності, виконавці та розподіл обов'язків між ни­ми, методика аналізу (типова або із врахуванням специфіки об'єкта, що вив­чається), розробка макетів аналітичних таблиць, алгоритмів їх заповнення.

Програма проведення економічного аналізу може бути розроблена за схемою показаною в табл. 5.2.

Таблиця 5.2 - Програма робіт з проведення економічного аналізу

Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу та від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційіюго підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш-менш технічний характер (збирання, систематизація, оброблених даних), і тому її можна виконати з допомогою обчислювальної техніки та вручну без участі найкваліфікованіших працівників. Інша частина робіт - безпосередньо аналітичне оброблення згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій - потребують участі добре підготовлених теоретично та практично фахівців.

Розробка програми, вибір методики аналізу - важливі процедури підготовчого періоду, що значною мірою визначають кількість та ефективність усієї аналітичної роботи. Відображення в програмі обсягу використаної в аналізі інформації залежить від напряму аналізу, періоду (місяць, квартал, рік), рівня управління (підприємство чи його підрозділ), суб'єкта аналізу тощо.

Аналітичний етап роботи включає:

збирання (із залученням статистичної звітності, даних синтетичного та аналітичного обліку, планової документації, результатів спеціальних спосте­режень тощо) і перевірку достовірності інформації, що використовується (достатня та достовірна інформація - головна умова ефективності аналітичної роботи). Обсяг інформації, шо використовується при економічному аналізі, повинен бути необхідним та достатнім. Збирання інформації - процес трудо-

місткий, тому отримання зайвої, такої, що не відповідає завданням дослід­ження, інформації призводить до підвищення вартості робіт;

систематизацію накопичених матеріалів;

забезпечення зіставленості показників (за оцінкою, структурою, принци­пами побудови і т. ін.);

статистичне оброблення отриманих даних (вираховування середніх, відносних величин, групування показників і т. ін.), заповнення аналітичних таблиць;

розробку аналітичних показників, необхідних для вирішення постав­лених перед аналізом завдань, визначення факторів і ступеня їх впливу на відповідні показники діяльності підприємства, виявлення причинних зв'язків між цими показниками та відповідними господарськими процесами;

визначення резервів збільшення ефективності виробництва тощо.

Рис. 5.2. Організаційні етапи аналітичної роботи на підприємстві

На аналітичному етапі для оброблення та вивчення показників діяльності підприємств використовують весь арсенал методичних прийомів еконо-мічного аналізу (рис.5.2)

На підсумковому етапі проводять глибше вивчення й узагальнення (групування, підрахунок) резервів господарювання, визначають заходи їх реалізації, доводять до відома зацікавлених осіб результати аналізу, відображені у відповідних документах.

Обов'язковим елементом цього етапу є систематичний кпнтооїй. за виконанням рішень, прийнятих відповідно до результатів аналізу.

Виділяють дві організаційні форми економічного аналізу на підпри­ємстві: централізовану і децентралізовану. Кожна з них функціонує із залученням або без залучення комп'ютерної техніки. Централізована організаційна форма управління підприємством містить спеціалізований підрозділ (відділ, бюро) економічного аналізу. За допомогою такої організаційної системи досягається єдність методологічного забезпечення аналізу, чіткий розподіл праці аналітиків, можливість застосування потужної обчислювальної техніки тощо. Однак вона має й суттєві недоліки: відо­кремленість аналітичного процесу від процесів управління, низька еконо­мічність технології аналітичного процесу та ін.

При децентралізованій формі спеціалізований підрозділ не виділяється, а весь комплекс аналітичних робіт розподіляється в діючій організаційній системі управління підприємством. За такої організації аналітичний процес максимально наближений до управлінського, є його окремим етапом, значно зменшується обсяг оброблення економічної інформації, створюються сприятливі умови для застосування міні- і мікроЕОМ.

На великих промислових підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує фінансовий директор (головний економіст), який є заступником голови правління з економічних питань. На малих підприємствах аналітичну роботу очолює зазвичай головний бухгалтер. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, в тому числі з економічного аналізу. Для координації

аналітичної роботи можуть створюватися також техніко-економічні ради, до складу яких входять керівники всіх відділів і служб підприємства.

Виконання завдань економічного аналізу на всіх стадіях господарської діяльності підприємства потребує повного охоплення аналітичною роботою всіх служб і ділянок.

Отже, економічний аналіз входить до обов'язків не тільки працівників економічних служб, й технічних відділів (головного механіка, енерге-тика, технолога тощо), цехових служб, керівників ділянок тощо. Тільки спільними зусиллями роботи економістів, техніків, технологів, які мають різнобічні знання з питань, що вивчаються, можна комплексно дослідити проблему та знайти найбільш оптимальний варіант її вирішення. Розподіляти аналітичну роботу між функціональними відділами та службами доцільно за принципом виконання службових обов'язків, враховуючи кількість, терито-ріальну цілісність структурних підрозділів і систем управління, структуру виробництва, структуру та технічну оснащеність управлінського апарату, організацію планування та обліку.

Розподіл обов'язків з проведення економічного аналізу повинен бути обґрунтованим. Від того, наскільки він доцільний, залежить не тільки повнота охоплення об'єктів аналізу, а й виключається можливість багато­разового (різними функціональними службами) проведення одних і тих самих досліджень. Це, в свою чергу, сприяє більш ефективному використанню робочого часу спеціалістів і забезпечує комплексність аналізу.

5.2. Розподіл обов'язків між функціональними службами підпри­ємства під час виконання аналітичних робіт

У зв'язку з прискореним розвитком суспільного виробництва, впро­вадженням досягнень науково-технічного прогресу, ускладненням господарських зв'язків обсяг інформації безперервно зростає. За оцінками вчених, обсяг інформації, необхідний для управління економічними й соціальними процесами, кожні 6-8 років подвоюється. Тому важливе значення мають мінімізація та раціональне використання інформації. Причому для прийняття управлінського рішення менеджерам необхідна специфічна, добре структурована інформація про об'єкт управління.

При організації економічного аналізу на підприємстві розробляють спеціальний „Табель аналітичних робіт" (табл. 5.3), зазначаючи в ньому повний перелік аналітичних робіт (завдань), відповідальних за них виконавців та співвиконавців.

Схема розподілу обов'язків щодо виконання аналітичних робіт передбачається програмою (табл. 5.4). Це забезпечує чіткість і своєчасність виконання відповідних функцій ліквідує дублювання.

Розподіл завдань економічного аналізу відповідно до суб'єктів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу або служби. Групування аналітичних робіт за відділами та службами відображають у документі певної форми (табл. 5.5).

Таблиця 5.4 Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства щодо виконання аналітичних робіт

Таблиця 5.5 Розподіл завдань економічного аналізу за суб'єктами управління

Заповнюючи наведену таблицю, вказують поставлені для вирішення аналітичні завдання, зазначають, хто саме є основним (відповідальним) виконавцем, співвиконавцем тощо.

Крім виконавців аналітичної роботи (див. табл. 5.5), перерахованих вище, суб'єктами економічного аналізу є як безпосередньо власники підприємства, кредитори, постачальники, покупці, податкові органи, персонал і керівництво підприємства, так і опосередковано зацікавлені в діяльності підприємства користувачі інформації (аудиторські фірми, консультанти, біржі, юристи, преса, асоціації, профспілки). Кожен суб'єкт

економічного аналізу вивчає інформацію, виходячи із своїх інтересів. Так, власникам необхідно визначити зміну (збільшення чи зменшення) частки власного капіталу й оцінити ефективність використання ресурсів адміністрацією підприємства; кредиторам і постачальникам - доцільність продовження кредиту, умови кредитування, гарантії повернення кредиту; потенціальним власникам і інвесторам - вигідність вкладання в підприємство своїх капіталів і т.д.

Діяльність сучасного підприємства відрізняється глибиною й складністю зв'язків, високим ступенем розподілу праці, динамізмом технологічних, економічних, соціальних та інших процесів; складається із значної кількості подій та явищ, кожне з яких є джерелом інформації.

Інформація стає цінною лише за її необхідності, за взаємодії споживачів і джерел інформації. Інформація зменшує невизначеність, знімає незрозумілість, яка завжди виникає при нестачі даних. Вона може бути виражена набором літер, цифр, інших умовних знаків (символів) і осмислюється внаслідок чуттєвого сприйняття й уявлень людини.

Економічний аналіз займає проміжне місце між збиранням інформації та прийняттям управлінських рішень, тому його комплексність, глибина й ефективність багато в чому залежать від обсягу і якості інформації, що використовується. Для якісного управління необхідна оптимальна кількість достовірної інформації, оскільки її нестача не дає змоги отримати повного уявлення про предмет, що вивчається. При нестачі інформації важко як слід розібратися в ситуації, оцінити її й прийняти правильне рішення. З іншого боку, надлишковість інформації перешкоджає її швидкому оброблені, аналізу й узагальненню, в результаті чого можна зробити необґрунтовані висновки. Щоб зменшити обсяг інформації, її прагнуть стиснути, вдаючись до кодів, шифрів, спеціальних методів, що одночасно підвищує її корисну місткість. Особливо успішно вирішується ця проблема в умовах функціонування автоматизованих систем управління, що усувають потік непотрібної, надлишкової інформації.

Економічний аналіз виступає не лише споживачем інформації, а створює її для власних потреб і прийняття управлінських рішень. Для економічного аналізу використовують різноманітні джерела інформації. Потреба в конкретних матеріалах залежить від періоду, що аналізується, мети та завдань економічного аналізу.

Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначальну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними Даними, а широко використовує технічну, технологічну та Іншу інформацію.

Звертає на себе увагу величезний обсяг інформації, а також сучасні її види, такі як: реклама, яка, хоча поки і не досконала, однак має значні інформаційні можливості; машинні джерела; матеріали поліграфічні, засобів масової інформації та Інтернету; інформація професійних консалтингових фірм. На жаль, останнє з названих джерел знаходиться в стадії становлення, але його важливість важко переоцінити. Інформаційно-маркетингові центри займаються наданням інформаційних послуг щодо ситуації на ринках України та в інших країнах, дають можливість відслідковувати рейтингові оцінки найближчих конкурентів, полегшують формування раціональних ділових рішень.

Основою побудови інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна бути його модель, яка описує процес проходження аналітичної інформації, її оброблення та порядок документального оформлення. Розробка інформаційного забезпечення економічного аналізу в АСУ повинна орієнтуватися на оптимальний перелік аналітичних завдань. Най­ефективніше інформаційне забезпечення, що ґрунтується на концепції банку даних, забезпечує інтеграцію інформації, можливість її багаторазового та комплексного використання без додаткових перетворень та дублювання.

Організація інформаційних масивів у банку даних визначається їх взаємозв'язком, який відображає інформаційну модель об'єкта, і потребами ефективного доступу до масивів при різних запитах на видачу й оброблення необхідної інформації. Ведення банку даних на сучасних ЕОМ забезпечує автоматизоване вирішення завдань у різних режимах, в тому числі й діалоговому. Досить загальний характер функцій банку даних дозволяє ство­рювати універсальні системи інтеграції та оброблення даних для різних підпри­ємств. Такі системи містять сукупність відносно самостійних функціональних блоків (модулів), що забезпечують успішне вирішення інформаційних завдань.

При проектуванні інформаційного забезпечення насамперед визначають склад і організацію нормативної бази, розміщення документації в основних інформаційних масивах, кількість записів і орієнтовно їх обсяг. Потім установлюють обсяг необхідної для вирішення комплексу аналітичних та інших управлінських завдань інформації, а також форми результивної інформації. При проектуванні розміщення інформації ЕОМ слід враховувати вимоги різних підсистем АСУ. Склад і зміст інформаційної бази, технологія й організація основних робіт багато в чому типові.

Неодноразове використання інформації, яка знаходиться в базі даних, висуває підвищені вимоги до її вірогідності та збереженості, що необхідно враховувати при виборі відповідного програмного забезпечення.

Будь-який процес управління - це насамперед інформаційний процес, який передбачає виконання функцій зі збирання, передачі, оброблення, аналізу інформації і прийняття відповідних рішень. У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у Відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).

Упровадження діалогового режиму спілкування людини та комп'ютера пов'язане з виникненням таких структур інформації, як меню-етовпці, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручному обробленню інформації.

Отже, залежно від мети та методів організації даних до структуризації ЕІ можливі різні підходи. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез ЕІ взаємозв'язані й грунтуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлено.

5.3. Інформаційне забезпечення аналітичного процесу

Під інформацією (від лат. informatio - пояснення, повідомлення, викладення) розуміють впорядковані відомості про процеси і явища зовнішнього світу, сукупність будь-яких знань тощо.

Розрізняють два поняття: „дані", що отримуються в результаті фіксації тим чи іншим способом змін у господарських процесах і явищах, та „інформація", що накопичується шляхом відповідного оброблення даних. Поняття „дані" нерідко замінюють поняттям „вхідна інформація", а „інформація" - поняттям „результативна інформація", оскільки збирання даних приводить до прийняття відповідних управлінських рішень. У тому разі, коли немає необхідності підкреслювати відмінність між інформацією й даними, вони вживаються як синсніми.

Інформація не є доступною для використання доти, доки вона не зафіксована. Інформація реєструється на документальних і машинних носіях, а та, що використовується в оперативному економічному аналізі, може бути виражена і в усній формі.

Залежно від поставлених мети і завдань впливу на об'єкт управління економічна інформація може класифікуватися за певними ознаками:

змінності: постійна, умовно-постійна і змінна інформація. До постійної відноситься інформація, яка не змінюється протягом певного періоду (наприклад, звітні дані); умовно-постійна інформація зберігає нові значення протягом тривалого періоду (наприклад, норми витрачання); змінна - відбувається часта зміна значень (наприклад, відомості про витрачання сировини та матеріалів);

насиченісті: недостатня, достатня та надлишкова інформація. Нині облік не завжди відповідає вимогам, які до нього висуваються. Наприклад, має місце багаторазове дублювання облікової інформації. Водночас багато показників не знаходять відображення в первинних документах, обліку та звітності. В ряді випадків відсутня стандартизація, уніфікація та раціоналізація складання та змісту документів (особливо тих, що готуються необліковими відділами та службами підприємств), недостатня інформація робить неможливим вирішення поставлених завдань, досягнення визначених цілей.

Інформацію можна класифікувати за такими частинами:

за способом зображення інформація буває: текстова, графічна (графіки, діаграми, схеми, креслення) і мультимедіа;

за функціональним призначенням: прогнозна, планова, нормативна, облікова інформація;

за ступенем оброблення - вхідна та вихідна інформація. Вхідна інформація (основа для наступного оброблення даних) реєструється в місці її виникнення (зберігання). Вихідна інформація - результат оброблення вхідних даних; поділяється на проміжну (що підлягала відповідному обробленню) і результатну;

за місцем утворення: внутрішня (що утворюєшся безпосередньо в межах об'єкта та характеризує його діяльність) і зовнішня інформація (що надходить ззовні);

за обсягом необхідних відомостей для управління економікою підприєм­ства: комплексна й тематична, що відноситься до певного аспекту діяльності;

за носієм: немашинна (усна, телефонна, документальна) і машинна

інформація (на магнітних стрічках, дисках, датчиках даних тощо). Певна частина управлінської інформації повідомляється усно, особливо в нижчих ланках оперативного управління. Вся бухгалтерська інформація оформлюється відповідними документами і, отже, є документальною. Застосування сучасних інформаційних технологій у процесах управління підприємствами та інши-ми суб'єктами господарювання розширює можливості використання та підвищує значимість машинних носіїв інформації.

Відомі й інші класифікаційні ознаки економічної інформації: за еле­ментами структури (реквізити, показник, масив, потік), за предметом господар­ської діяльності (інформація про продукцію, послуги тощо).

Усі джерела даних, що залучаються для проведення економічного аналізу, можна розподілити на окремі групи.

Нормативні, кошторисні, планові. До них належать усі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, бізнес-плани, плани-графіки виробництва, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання тощо.

Джерело облікового характеру. До них належать усі дані, що містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також усі види звітності, в тому числі внутрішньогосподарська звітність, первинна облікова документація. Звітність, яка використовується для потреб економіч­ного аналізу, класифікується за кількома ознаками (табл. 5.6).

Таблиця 5. б Основні види звітності підприємства

Звітність підприємств - це система показників, які характеризують результати діяльності підприємства за певний період.

Важливе значення для аналітичної роботи мають дані, які відображені в облікових реєстрах, оборотних відомостях, картках і книгах обліку, в первинних документах (вимогах, нарядах, накладних, лімітних картках тощо). Для поглиблення результатів економічного аналізу, виявлення причин відхилень від прогнозів і в динаміці за показниками, що вивчаються, використовуються дані реєстрів бухгалтерського обліку (машинограм, журналів, дебетових і накопичувальних відомостей тощо), первинних j зведених документів. Ці джерела інформації містять широкий аналітичний матеріал. Так, за даними реєстрів бухгалтерського обліку та доданих до них документів можна вивчити причини перевитрачання ресурсів, сплати