ДОКУМЕНТЫ, ОТНОСЯЩИЕСЯ К КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

К документам долговременного хранения относятся, прежде всего, документы по личному составу, устав, договор, протоколы совета директоров.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел;

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по л/с или содержащие КТ) составить внутренние описи дел;

- переплести дело или прошить его;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела.

ДОКУМЕНТЫ, ПОДЛЕЖАЩИЕ УНИЧТОЖЕНИЮ. ФОРМА АКТА. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2007-2008 год» - 3 дела.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом.

На каждое дело составляются описи в 4-х экземплярах:

- 2 в архивные органы

- 2 в учреждение в качестве учетного и справочного материала.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации.

Заведующий архивом сверяет наличие дела с описью, расписывается в приеме.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин.

На основании перечня ____________________________________________

^{название и выходные данные перечня}

___________________________________________________________________

^{документов с указанием сроков хранения}

отобраны к уничтожению, как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Итого____________________________ дел за _____________ годы.

цифрами и прописью

Описи дел за ______________ годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК подпись И.О. Фамилия

Члены ЭК подписи И.О. Фамилии