ПОНЯТИЕ ОБ ОПТИМАЛЬНОМ СРОКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

Формирование дел заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год.

По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях.

Существует два вида оперативного хранения документов:

- хранение в процессе их исполнения

- хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.д.

На папках также указываются Ф.И.О. и телефон исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах.

К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись.

Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.

Внутренняя опись составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дела.

В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.

По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается.

При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

В этом случае заполняется карта-заменитель и помещается на место выданного дела.

Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель.

АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении.

В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть сохранены в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

ПОНЯТИЕ ОБ ОПТИМАЛЬНОМ СРОКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.