Общие требования к оформлению документов

Размер бумаги

Размер полей: верхнее, левое, нижнее – 20 мм. Правое поле – 10 мм.

Оформление дат:

1. Цифровой способ: арабскими цифрами, отделенными точками, без переноса в следующем порядке: число, месяц, год. Например, 08.09.2010.

2. Словесно-цифровой: 08 сентября 2010 год.

3. Обозначение срока, начинающегося в одном году, а заканчивающегося в следующем, пишутся через косую черту: 2009/2010 учебный год.

Если в документы указывается только год, то слово «год» пишется полностью, если называется и месяц, и число, что слово «год» можно сокращать (г.).

Сокращения слов:

1. В документах можно использовать только общепринятые сокращения.

2. В тесте нельзя употреблять в одном случае сокращение, а в другом написать полностью.

3. Если в тексте используется специальное сокращение, то сначала оно записывается полностью, а в скобках указывается сокращение.

4. При написании адреса слово «город» сокращается «г.» Буква г. не ставится перед словами «Москва» , «Санкт-Петербург» и перед названиями городов, в составе которых есть корень «город» (Новгород).

Написание чисел:

1. Многозначные числа группируются справа налево по три: 1485360 – 1 485 360.

2. Числа в обозначении технических устройств не группируются. Если в таких обозначениях цифра предшествует букве, то число записывается без интервалов: токарный станок типа 1К63М. Если сначала идет буква, а потом цифра, то между буквой и цифрой ставится дефис: ТУ-134.

3. Номера телефонов разбиваются на группы и записываются без дефиса: 365 88 82.

4. Простые дроби записываются через косую черту: ½.

5. При написании адреса знак № не употребляется. Если в адресе есть номер корпуса, то он записывается через косую черту с номером дома. Если в номере дома есть буква, то она записывается рядом с номером дома без интервала и строчная. Номер квартиры или офиса записывается через дефис.

6. Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, записываются с падежным окончанием: 3-й километр. Если числительное обозначено римскими цифрами, то падежного окончания нет. Приблизительные числа записываются словами: около сорока тонн. Если арабская цифра входит в состав прилагательного, то она записывается через дефис: 5-этажный дом.

Язык служебных документов – это разновидность официально-делового стиля современного русского языка, используемого для составления документов. Особенности языка документов:

1. Точность и ясность языка достигается тщательным подбором слов; использованием терминов и слов, не допускающих различного толкования; использованием прямого порядка слов в предложении.

2. Лаконичность предусматривает не только краткость, но и четкость изложения без ненужных деталей, повторов и без многословности. Обычно текст делового документа не превышает одной страницы.

3. Убедительность достигается наличием достоверной информации; наличием веских аргументов; логическим порядком изложения; ссылкой на нормативные документы и безупречной формулировкой с точки зрения юриспруденции.

4. Нейтральность тона предусматривает: изложение текста от 3-го лица; использование безличных предложений; отсутствие экспрессивной и оценочной лексики.

5. Употребление стандартных оборотов (клише) дает возможность автору документа оперативно составлять его, а адресату облегчает восприятие документа.

6. Использование общепринятых сокращений уменьшает объем документа и упрощает восприятие информации.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы основные требовании я к языку официального документа?

2. При каких условиях возможно употребление в тексте документа сокращенных слов?

3. Назовите основные правила написания чисел и дат в документе.