Информационно-справочные документы

Информация о фактическом состоянии дел в системе управления находится в информационно-справочных документах. Документы этой группы играют служебную роль: они не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать управленческое решение.

Особенность этих документов заключается в том, что они идут снизу вверх: от исполнителей к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к первому руководителю, от руководителя организации в вышестоящую организацию.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основе черновых записей, диктофонных и видеозаписей. Ответственность на ведение протокола лежит на секретаре собрания (совещания, встречи и т.п.).

Виды протоколов:

1. Полные: подробная запись всех выступлений.

2. Краткие: запись только ФИО выступающих и краткая запись о теме их выступления.

Оформляется на общем бланке организации или специальном бланке протокола. Реквизиты:

- наименование организации

- наименование вида документа

- дата и номер документа (дата проведения совещания)

- заголовок (ответ на вопрос «чего?» или «кого?»)

- подписи председателя и секретаря собрания.

Текст состоит из двух частей: вводной и основной.

План вводной части:

- должность и ФИО председателя

- должность и ФИО секретаря

- общее количество присутствующих или их ФИО ( если больше 15 чел., то прилагается список)

- повестка дня в именительном падеже

Фамилии присутствующих указываются в алфавитном порядке с указанием должности.

Основная часть состоит из разделов:

- СЛУШАЛИ : ФИО и должность выступающего, тема выступления (или краткое изложение) доклада, отметка о приложении доклада;

- ВЫСТУПИЛИ: ФИО, должность, содержание вопросов и предложений;

- РЕШИЛИ: принятое решение, сформулированное четко, лаконично, чтобы не возникло двоякого толкования.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Протокол может быть утвержден руководителем организации ( в зависимости от важности).

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются комиссией (не менее 3-х человек). Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения.

Оформляется на общем бланке предприятия. Реквизиты:

- наименование организации

- наименование вида документа

- дата и номер документа

- заголовок

- место составления документа ( структурное подразделение)

- гриф утверждения.

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

План вводной части:

- основание ( распорядительный или нормативный документ)

- состав комиссии ( председатель и члены комиссии по иерархии должностей)

План основной части:

- суть проделанной работы

- срок

- установленный факт

- выводы и предложения.

В конце акта указывается количество экземпляров и их местонахождение:

Составлен в количестве 2-х экз.:

1-ый экз. – в канцелярию

2-ой экз. - ……………………

Подписывают акт члены комиссии:

Председатель И.О. Фамилия

Члены комиссии:

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно в докладной записке информируют руководство об имевших дело событиях, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений.

Оформляется на бумаге формата А4. Реквизиты:

- наименование организации

- наименование структурного подразделения

- наименование вида документа

- дата и номер документа

- адресат

- заголовок ( о чем?)

- текст

- подпись автора.

Текст может состоять из двух или трех частей:

1. Причины, факты, события, побудившие к написанию докладной записки. Обычно начинается со слов: «Довожу до Вашего сведения….»

2. Анализ ситуации и варианты решений ( к чему приводит и что можно сделать?)

3. Просьба или предложение.

Подписывает документ автор.

Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по заданию руководства.

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Составляется обычно по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Реквизиты:

- наименование структурного подразделения

- наименование вида документа

- дата и номер документа ( номер присваивается при регистрации документа)

- заголовок

- адресат

- текст

- подпись.

Текст состоит из двух частей:

- факты, послужившие поводом для написания объяснения

- причины, объясняющиеся сложившуюся ситуацию.

Подписывается автором.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справка отражает основную деятельность организации или подтверждает сведения биографического характера, поэтому справки могут быть двух типов: служебная и личная.

Внешние служебные справки оформляются на бланке предприятия, а внутренние – как докладная записка. Заголовок отражает период времени, к котрому относятся сведения. Заголовка может и не быть.

Текст обычно состоит из одной или двух частей:

- факты, послужившие поводом предоставления справки

- существо вопроса.

Справка может содержать пункты, перечень, таблицу, график и т.п.

Внешние справки подписывает первый руководитель или его заместители и главный бухгалтер ( финансовые справки).

Справки личного характера подписываются первым руководителем и начальником отдела кадров. Оформляются на формате А5 (бланк предприятия) и заверяются печатью.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какую функцию выполняют информационно-справочные документы?

2. Какие составные части содержит текст протокола?

3. В каком случае составляется акт?

4. Ч то общего между докладной, служебной и объяснительной запиской? Чем они отличаются?