ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ

Понятие и необходимость информационного обеспечения управления затратами

Информация составляет основу процесса управления, так как на всех уровнях системы управления предприятием принимаются решения, соответствующие имеющимся данным и производственной необходимости. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Информационная база управления затратами должна удовлетворять следующим требованиям:

1) быть адресной – ориентированной на конкретного потребителя;

2) быть оперативной – предоставляться в сжатые сроки;

3) быть достаточной и полезной –объем информации должен позволять принимать объективные управленческие решения;

4) быть аналитической – используемая для внутренних управленче­ских целей информация должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени);

5) быть гибкой и инициативной - обеспечивающей всю полноту информационных интересов в связи с изменени­ями в факторах производства;

6) быть полезной - привлекающей внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

7) быть достаточно экономичной - затраты по подготовке информа­ции не должны превышать экономического эффекта от ее ис­пользования.

Все источники информации о них подразделяются на

Учетные

внеучетные источники[6].

Учетные источники:

§ бухгалтерский учет и отчетность. В них наиболее полно от­ражаются и обобщаются хозяйственные средства и операции с целью контроля за выполнением планов. Методами сплош­ного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика многообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению;

§ статистический учет и отчетность. Они отражают совокупность массовых явлений и процессов, характеризуют их с количе­ственной стороны (в увязке с качественной стороной), позволя­ют выявить определенные экономические закономерности, служат важным источником информации;

§ оперативный учет и отчетность. Применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности предприятия, они обес­печивают более быстрое по сравнению со статистикой и бухгал­терией получение нужной информации, которая неоценима для текущего управления затратами;

§ выборочные учетные данные. Они помогают углубить и детали­зировать показатели отчетности. В связи с тем что за последние годы отчетность значительно сокращена, получили широкое распространение эпизодические выборки, наблюдения, углуб­ленные проверки [6].

Отчетность в системе управления затратами рассматривается как инструмент передачи учетной информации пользователям для целей принятия управленческих решений, контроля, руководства и управления. В основу ее формируемых показателей должны быть положены не только регулярно исчисляемые стоимостные значения затрат и себестоимости, но и показатели объема производимой и реали­зуемой продукции, выполненных работ и оказанных услуг отдельными подразделениями предприятия — центрами ответственности, а также показатели их финансовой деятельности.

Такая информация дает полную картину функционирования экономически обособленного в рамках предприятия объекта, что обес­печивает управление затратами через систему учета, контроля, анализа, планирования и прогнозирования. При этом все эти системы обеспечи­вают дополнительные возможности всей системе управления затратами качественные характеристики.

Для повышения оперативности и аналитичности отчетной инфор­мации система управления затратами на предприятии, с технологиче­ской точки зрения, должна представлять собой процесс непрерывного агрегирования различных показателей. При этом уровень агрегирования информации должен определяться степенью ее аналитичности.

К внеучетным источникам информации относятся материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внут­реннего аудита, проверок налоговой службы, постоянно действующих производственных совещаний, собраний трудовых коллективов, мате­риалы печати, объяснительные и докладные записки, материалы, по­лучаемые в результате личных контактов с исполнителями [6].

Классификация информации. В интересах повышения эффектив­ности работы с экономической информацией разработаны подходы к ее классификации.

В частности, в управленческом учете используется следующая классификация информации:

по направленности (внутренняя, внешняя);

повторяемости (текущая, случайная);

объектам (предприятие, отделы, продукты);