Управление базой данных в Access

Общие сведения о пакете программ Microsoft Office

Набор офисных программ для персональных компьютеров (Microsoft Office) в настоящее время является наиболее популярным программным продуктом. Он используется практически на всех предприятиях и в организациях, благодаря широкому спектру приложений и средств, необходимых пользователю для решения широкого круга задач.

Текстовый редактор Word

Word является универсальным текстовым процессором, позволяющим:

- создавать любой текстовый документ и качественно оформлять его;

- формировать таблицы и обрабатывать данные в них;

- вставлять в таблицы (документ) простейшие формулы, а так же объекты (графики, диаграммы) из других приложений;

- открывать и сохранять документы различных фрагментов;

- выполнять несложные рисунки, схемы.

Использование заранее создаваемых в Word документов (таблиц, рисунков), разработанных на основе бланков, существенно повышает эффективность труда.

Электронные таблицы Excel

Excel является универсальным средством для автоматизации вычисления данных, представленных в виде таблиц.

Электронная таблица имеет вид матрицы и состоит из строк и столбцов. В ячейках могут быть размещены тексты, числа и математические формулы, что позволяет использовать таблицу в качестве калькулятора.

Excel имеет обширный набор встроенных функций – математических, финансовых над текстовыми строками, функций управления данными, что делает его незаменимым при обработке экономической информации.

Макеты разрабатываемых в Excel документов создаются на основе типовых форм, является обязательным условием.

Управление базой данных в Access

MS Access– представляет пакет программ, посредством которого реализуется централизованная система управления базами данных (СУБД) и эффективный доступ пользователей к содержащимся в базах данным (БД). Современные БД характеризуются упорядоченной совокупностью, определённым образом организованных (по различным признакам) взаимосвязанных таблиц, с огромным объёмом хранящихся вместе данных. Задачей БД является: формирование, хранение, обновление, манипулирование и воспроизведение данных самого разнообразного назначения и структуры.

Современная технология работы с БД предусматривает автоматизированный доступ пользователей к ней с помощью специального программного инструментария – СУБД. СУБД основано на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели (или на комбинации моделей) данных. Реляционная модель данных характеризуется простой структурой данных в виде совокупности отдельных, взаимосвязанных (по ключевым полям) двумерных таблиц.

Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов в MS Access делает СУБД удобным средством для пользователя:

- в задании (описания) структуры БД;

- в конструировании экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом режиме;

- в использовании языковых средств, языка запросов – SQL, которые используются для реализации нестандартных алгоритмов обработки данных по установленному образцу;

- в создании запросов для выборки данных при заданных условиях выполнения операций по их обработке;

- в создании отчётов из БД для вывода на экран (печать) результатов обработки в удобном для пользователя виде.