Создание запросов в СУБД MS ACCESS

При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов.

Запрос - это обращение к базе данных для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.

С помощью СУБД Access могут быть созданы следующие типы запросов:

- запросы на выборку;

- итоговые запросы;

- запросы на изменение;

- запросы с параметром;

- перекрестные запросы.

Одним из самых распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных.

Создание запросов может осуществляться с помощью двух режимов: Мастер запросов и Конструктор запросов. С помощью мастера запросов можно быстро создавать несложные запросы. Для этого необходимо выполнить следующие действия: в окне базы данных выбрать вкладку ленты Создание, щелкнуть по кнопке Мастер запросов, который находится в группе Запросы. В появившемся окне (рис. 8.1), необходимо выбрать один из следующих типов запросов:

Рисунок 8.1 – Окно «Новый запрос»

- простой запрос – позволяет отобразить выбранную пользователем информацию, что содержаться в разных таблицах базы данных при помощи указания необходимых полей;

- перекрестный запрос – ячейки перекрестной таблицы содержат обобщающие данные двух таблиц, строками и столбцами перекрестной таблице служат столбцы первой и второй таблиц; результирующая перекрестная таблица аналогична сводной таблице Excel;

- повторяющиеся записи – находит в таблицах записи, которые повторяются;

- запросы без подчиненных – находит несвязанные записи в двух таблицах, которые имеют общие поля.

При выборе режима Конструктор запросов через диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 8.2), добавляются имена таблиц, необходимые для создания запроса в окно конструктора.

Рисунок 8.2 - Диалоговое окно «Добавление таблицы»

Окно Добавление таблицы состоит из трех вкладок, содержащих перечень объектов, предлагаемых программой для проектирования запроса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы. В окно конструктора запросов можно добавить несколько объектов.

Окно конструктора запросов разделено на две части (рис. 8.3). В верхней части находятся окна таблиц или запросов со списками полей.

Рисунок 8.3 - Окно конструктора запросов

Нижняя часть является бланком запроса, где указываются параметры запроса и данные, которые нужно отобрать, а также определяется способ их отображения на экране.

Добавить необходимые поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, что находятся в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле (или двойным щелчком по имени поля).

В строке Вывод на экран флажком отмечаются те поля, которые должны быть выведены на экран.

В общем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно определить другие значения свойств, выбрав пиктограмму Страница свойств, что находится в группе Показать или скрыть на вкладке Конструктор.

Удалить поле из бланка запроса можно клавишей [Delete] или с помощью кнопки Удалить столбцы в группе Настройка запроса.

Установка критериев отбора записей. При создании запроса можно задавать критерии в строку Условие отбор, вследствие чего по запросу будет осуществлен отбор только необходимых записей. Операторы отбора приведены в табл. 8.1.

Таблица 8.1 - Основные операторы отбора

При работе с датой и временем значения должны быть заключены между символами #. Например:

#10 мая 1998# >#31.12.2017#

В СУБД Access используется ряд других функций, которые помогут задать условия отбора для даты и времени:

Day(дата) – возвращает значение дня в диапазоне от 1 до 31.

Month(дата) – возвращает значение месяца в диапазоне от 1 до 12.

Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999

Date() – возвращает значение текущей даты.

Вычисляемые поля. Над любыми полями можно задать вычисления и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.

Для этого в строке Полебланка запроса через Построитель вводится формула для вычисления. Имя полей берутся в квадратные скобки.

Например:

Стоимость заказа:[Справочник заказов]![Количество]*[Справочник блюд]![Цена за порцию]

В выражениях можно использовать следующие операторы:

- арифметические: * умножение; + сложение; - вычитание; / деление; ^ возведение в степень;

- соединение частей текста при помощи знака &, например: =[ Фамилия] & “ “&[Имя]