Общие понятия о формах в среде MS Access 2016

Форма является основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях MS Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются с целью:

– ввода и редактирования данных в удобном для пользователя виде;

– управления ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов;

– вывода сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

– печати информации.

Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно Новая форма. В данном окне предлагается выбрать источник данных для формы и способ ее создания.

Access предлагает следующие способы создания форм:

– Конструктор форм - позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.

– Мастер форм - позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.

– Автоформа: в столбец - позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля расположены в один или несколько столбцов.

– Автоформа: ленточная - позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра.

– Автоформа: табличная - позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной, но каждая запись в такой форме находится на отдельной странице.

– Диаграмма - позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы.

– Сводная таблица - позволяет создать объект сводной таблицы.

Для вариантов создания форм автоформа: в столбец, автоформа: ленточная, автоформа: табличная и диаграмма необходимо выбрать источник данных для создания формы. В остальных случаях это делать необязательно.

Конструктор форм

Любая форма может включать следующие разделы:

- раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. Добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка можно поместить текст, графику и другие элементы управления;

- раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме предварительного просмотра;

- раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например, надписи;

- раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Обычно содержит номер страницы, дату и т. п;

- раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. Отображается внизу последней экранной страницы формы.

С целью навигации по базе данных создается главная форма. Такая форма используется в качестве главного меню базы данных. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчетов. Для одной базы данных можно создать несколько форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы так, чтобы пользователю было интуитивно понятно, какие действия можно выполнять на кнопочных формах: просмотр, ввод или редактирование данных. На подчиненных формах следует разместить кнопки для возврата в главную форму.

Пустой макет формы содержит раздел Область данных. Добавить или удалить разделы можно с помощью соответствующих команд контекстного меню. При создании формы можно задать заголовок, который будет напечатан только в самом начале формы, и примечание, что выводится в конце формы.

Линейка с делениями по верхнему и левому краям окна формы помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого раздела можно, перетащив его границу. В каждом разделе Access выводит сетку.

Панель элементов содержит кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании формы. Это поля, надписи, рисунки, флажки и т.д. Чтобы разместить в форме конкретный элемент управления, щелкните по кнопке на панели элементов нажмите кнопку мыши, проведите указатель мыши до того места, где должен быть элемент, и отпустите кнопку.

Список полей упрощает размещение в форме присоединенных элементов управления (элементов управления, связанных с полями таблицы или запроса). Он открывается щелчком на кнопке Добавить поля на панели инструментов. В строке заголовка списка полей Access выводит имя базовой таблицы или запроса.

В окне свойств можно установить свойства самой формы, ее разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Чтобы открыть окно свойств, выделяем нужный объект и щелкаем на кнопке Страница свойств.

Используя раздел примечаний формы, можно получить общие итоги по всем записям для какого-либо поля или выражения.