Тема 2. Создание сложных документов в текстовом редакторе MS Word

Основные понятия

Microsoft Word - мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с украинским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и исправления правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.

Word позволяет применять различные шрифты, вставлять в документ электронные таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии. Он обеспечивает фоновую проверку орфографии. По своим возможностям Word приближается к настольным издательским системам.

Текстовый процессор обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер и тому подобное. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя.

При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

При создании больших документов (таких как бизнес-план или курсовая) приходится часто менять шрифты, чтобы выделить заголовки, примечания, сноски и тому подобное. Для того, чтобы упростить работу со шрифтами, их начертанием, размерами, выравниванием в Word предусмотрена работа со стилями. Данная функция позволяет сохранять художественное оформление и единство документа. Для каждого объекта документа задается определенный стиль – совокупность параметров шрифта и абзаца.

Встроенный редактор формул позволяет создавать самые сложные математические и химические формулы.

Перечислим дополнительные функции, которые ускоряют и облегчают работу с текстами:

-расстановки переносов;

-изменение масштаба документа при предварительном просмотре;

-автоматическая нумерация страниц;

-создание границ вокруг текста и страниц;

-разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

-поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

-работа с макросами;

-поддержка нескольких окон;

-удобная справочная система;

-проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;

-настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

-возможность предварительного просмотра перед печатью;

-настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;

-вставка в текст специальных символов и тому подобное.

Нужно различать такие определения как редактирование документа и его форматирование.

Редактирование –это изменение содержания документа путем перестановки, замены, вставки и удаление фрагментов документа. Элемент документа, к которому применяются эти действия, предварительно должен быть выделенным. Операции вырезания, копирования и вставки текста могут быть выполнены с помощью команд меню или с помощью существующих инструментов ленты. В Word существует удобный способ перемещения фрагментов текста с помощью мыши – “drag-and-drop” (перенести и положить).

Форматирование документа– это изменение его внешнего вида. Параметры форматирования можно устанавливать до и после набора текста. Различают форматирование символов и форматирование абзацев. Понятие символ содержит в себе не только отдельный символ, но и слово, фразу, а также фрагмент текста, не являющийся абзацем. При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта: гарнитура и размер, начертание и тип подчеркивания, межбуквенное расстояние, скрытый текст и тому подобное. При форматировании абзацев кроме параметров шрифта задаются параметры размещения абзаца: выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на странице.

2.2 Работа с текстом и таблицами

Для запуска текстового редактора необходимо выполнить команду Пуск – Все программы – Microsoft Office Word.

Следует отметить, что перед тем как применить форматирование к фрагменту текста, сначала необходимо этот фрагмент выделить. Методы выделения текста сведем в таблицу 2.1 При выделении будем использовать понятие поля выделения. Поле выделения расположено левее текста, указатель мыши в нем меняет направление и показывает на текст æ.

Таблица 2.1 - Выделение элементов текста

Форматирование текста происходит с помощью соответствующих инструментов, расположенных на панели инструментов Форматирование, которая выводится на экран командой Вид – Панели инструментов – Форматирование.

Межстрочный интервал и отступ первой строки устанавливается в окне «Абзац», которая выводится с помощью команды Формат – Абзац.

Для оформления абзаца с помощью рамки необходимо выделить нужный абзац и выполнить команду Формат – Границы и заливка, на вкладке «Границы» выбрать тип рамки, цвет и ширину. С помощью соответствующих кнопок установить границы, выбрать фрагмент текста, к которому следует применить этот вид форматирования, и нажать кнопку ОК.

Чтобы залить абзац цветом, необходимо выделить фрагмент текста, выполнить команду Формат – Границы и заливка, на вкладке «Заливка» выбрать нужный цвет и фрагмент текста, к которому следует применить этот вид форматирования, и нажать кнопку ОК.

Поля документа можно изменить через пункт меню Файл – Параметры страницы. Для создания альбомной ориентации листа необходимо во вкладке «Поля» выбрать альбомную ориентацию и обязательно в выпадающем списке указать «Применить к текущему разделу».

Для расстановки нумерации страниц нужно использовать команду Вставка – Номера страниц. В появившемся окне указать положение и выравнивание нумерации, а также при необходимости убрать или установить флажок «Номер на первой странице». Если необходимо установить нумерацию с определенной страницы, следует нажать кнопку «Формат» и заполнить соответствующее окно диалога.

Создание таблиц происходит с помощью команды Таблица – Вставить – Таблица, указывается количество столбцов и строк будущей таблицы. При необходимости можно объединить или разбить ячейки таблицы. Для этого следует выделить нужные ячейки и выполнить команду Таблица – Объединить ячейкиили Таблица – Разбить ячейки.

Для оформления таблицы с помощью рамки и заливки следует выделить нужный диапазон ячеек и выполнить команду Формат – Границы и заливка. Далее выбрать соответствующие вкладки и отформатировать таблицу.

Microsoft Word позволяет выполнять расчеты в таблицах. Для этого необходимо поставить курсор в ячейку, в которой следует рассчитать значения, и выполнить команду Таблица – Формула. В окне, которое появится, можно выбрать одну из встроенных функций или создать свою формулу, которая должна начинаться со знака = и представляет собой комбинацию арифметических знаков и адресов ячеек. Адрес ячейки формируется таким образом: на первом месте указывается столбец, а на втором – номер строки, например, В5.

Довольно часто таблицы больших размеров не помещаются на один лист документа, тогда возникает потребность в переносе заголовков таблицы на следующую страницу. Для этого необходимо выделить заголовок таблицы и выполнить команду Таблица – Заголовки, при этом перенос заголовке происходит автоматически.