Использование дополнительных возможностей MS Word для создания сложных документов

Создание буквицы позволяет оформить первую букву абзаца в виде заглавной большого размера буквы, что сделает ваш документ более профессиональным и привлекательным. Для этого необходимо выделить нужное слово или букву, выполнить команду Формат – Буквица и указать ее параметры.

Оформление абзаца в виде колонок происходит с помощью команды Формат – Колонки при предварительном выделении фрагмента текста. В открывшемся окне установить количество колонок, разделитель, если необходимо, и нажать кнопку ОК.

Чтобы представить документ в виде нескольких разделов, следует выполнить команду Вставка – Разрыв, в появившемся окне, указать, на какой странице будет начинаться следующий раздел.

Если в тексте встречаются фрагменты, которые повторяются, можно автоматизировать ввод этих фрагментов с помощью средств автотекста и автозамены.

Для создания элемента автотекста необходимо выделить фрагмент, который повторяется, и выполнить команду Вставка – Автотекст – Создать. В окне, что появится, дать краткое имя элемента автотекста. Для использования автотекста при наборе следует ввести краткое имя и нажать на клавишу F3.

Для создания элемента автозамены следует выполнить команду Сервис – Параметры автозамены. В окне «Автозамена» в поле «Заменить» ввести короткое имя элемента автозамены, а в поле «На» - полный фрагмент, который повторяется. Для использования автозамены при наборе следует ввести краткое имя и нажать на клавишу пробел.

Чтобы создать фигурный текст, необходимо выполнить команду Вставка – Рисунок – Объект WordArt и ввести необходимый текст.

Средствами текстового редактора MS Word можно создать три вида списков: маркированный, нумерованный и многоуровневый. Для создания списка необходимо выполнить команду Формат – Список, в окне, что откроется выбрать одну из предложенных вкладок. При работе с многоуровневыми списками для создания подчинение воспользоваться кнопками (уменьшить отступ, увеличить отступ) на панели инструментов Форматирование.

Если возникает необходимость сделать комментарий к любому фрагменту текста, при этом не вносить изменения до самого документа, это можно сделать с помощью инструмента Примечание. Для использования примечания в документе необходимо щелкнуть в том месте, где необходимо создать комментарий, или выделить нужный фрагмент текста и выполнить команду Вставка – Примечание.

Обычные и концевые сноски – это сноски, содержащие дополнительную информацию по любым вопросам. Обычные сноски появляются в конце текущей страницы документа, конечные компилируются в конце всего документа. Для использования этого инструмента необходимо поставить курсор возле слова, к которому планируется сделать пояснение, и выполнить команду Вставка – Ссылка – Сноска. Объяснения к сноскам, размещается в нижней части экрана.

Сложные математические выражения, которые не возможно ввести с помощью клавиатуры и вставки символов, создаются с помощью редактора формул, который можно вызвать командой Вставка – Объект – Microsof Equation 3.0. На экране появится рабочая область, окруженная пунктирной рамкой, а также панелью инструментов Формула, представляет собой набор шаблонов для создания выражений различной сложности.

Для вставки рисунка из файла необходимо выполнить команду Вставка – Рисунок – Из файла, после этого указать место расположения выбранного файла. Дальнейшая работа с графическим объектом происходит с помощью команды контекстного меню Формат рисунка.

Для создания автоматической подписи для рисунков, таблиц и формул необходимо поставить курсор в нужном городе выполнить команду Вставка – Ссылка – Название. В появившемся окне, из выпадающего списка выбрать необходимый объект (рисунок, таблица или формула), а в поле «Название» указать название объекта. После этих действий есть возможность автоматически оформить список иллюстраций, формул и таблиц. Для этого следует поставить курсор в место, где необходимо создать этот список, и выполнить команду Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели, перейти во вкладку «Список иллюстраций», выбрать из выпадающего списка «Название» нужный объект, указать параметры по желанию пользователя и нажать кнопку ОК.

Формирование ссылок на использованную литературу происходит в несколько этапов. Сначала в конце документа ввести наименование использованных информационных источников, отформатировать их как нумерованный список; каждый элемент списка – одно издание. Каждый элемент списка литературы отформатировать как закладку с помощью команды Вставка – Закладка, ввести имя закладки и нажать кнопку Добавить. После этого расположить текстовый курсор в том месте документа, где необходимо вставить ссылку на информационный источник и выполнить команду Вставка – Перекрестная ссылка. В диалоговом окне Перекрестная ссылка обрати тип ссылки Закладка, установить значение списком «Вставить ссылку на» в положение «Номер абзаца», в окне «закладки» обрати имя нужной закладки и нажать на кнопку Вставить. Разрешается последовательно вставлять несколько ссылок. Если в списке ссылок были добавлены новые элементы, их также необходимо использовать закладку и выполнить команду Правка – Связи, нажать кнопку Обновить и ОК.

Создание оглавления выполнить автоматически при условии, что заголовки документа должны быть отформатированы стилями заголовков Word. Используется 9 стилей заголовков для построения иерархических структур смысла. Наивысший стиль Заголовок 1, самый низкий – Заголовок 9. Для этого необходимо выделить заголовок и на панели инструментов Форматирование, установить соответствующий стиль. После этих действий выбирается место расположения будущего содержания, относиться курсор и выполняется команда Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели. Перейти на вкладку Содержание, выбрать формат оглавления из списка форматов, задать число уровней заголовков, выставить флажки Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю, выбрать заполнитель, нажать кнопку ОК.

Обновить содержание или список после внесенных изменений происходит после выделения и нажатия клавиши F9 или с помощью команды контекстного меню Обновить.

Для создания колонтитулов необходимо выполнить команду Вид – Колонтитулы. При этом вверху и внизу страницы документа появится область выделена пунктирной линией для ввода текста или графической информации, а также соответствующая панель инструментов.

Если возникает необходимость создания колонтитулов, содержание которых бы отличался на четных и нечетных страницах, необходимо щелкнуть по кнопке Параметры страницы на панели инструментов Колонтитулы в диалоговом окне выставить флажок Различать колонтитулы четных и нечетных страниц, в поле Начать раздел выставить С нечетной страницы и нажать кнопку ОК. Если в колонтитуле нового раздела повторяется информация из предыдущего раздела, то при вводе нового колонтитула следует проследить, чтобы на панели инструментов Колонтитулы кнопка Как в предыдущем была отжата.

Для автоматической вставки даты в колонтитул следует воспользоваться кнопкой , расположенной на панели инструментов Колонтитулы.

Сохранить документ можно с помощью команды Файл – Сохранить как, задать имя файла и место его расположения. Для дальнейшего сохранения изменений в файле достаточно выполнить команду Файл – Сохранить.

Для печати документа необходимо выполнить команду Файл – Печать.