Алфавитный каталог как средство адресного библиотечного поиска

Для информационного поиска служит справочно-библиографический аппарат (СБА) библиотек.

Справочно-библиографический аппарат (СБА) – это совокупность традиционных и электронных справочных библиографических изданий, библиотечных каталогов и картотек, используемых при обслуживании читателей для поиска необходимой им информации. Он является основой всей деятельности библиотеки, и от его рациональной организации зависит оперативность, полнота и точность удовлетворения запросов читателей. [4]

В составе справочно-библиотечного аппарата выделяют:

- фонд справочных изданий, фактографические поисковые системы;

- каталоги;

- библиографические издания и картотеки (базы данных);

- единый алфавитно-предметный указатель или ключ справочно-библиографического аппарата.

В фонде справочных изданий собирают универсальные и отраслевые энциклопедии, поисковые, языковые, терминологические словари, справочники по различным отраслям, календари знаменательных дат, путеводителей, страноведческие атласы, бизнес - справочники на информационном рынке предлагаются и электронные справочники. Например, БД на CD-ROM «Мега энциклопедия Кирилла и Мефодия» и др. Большинство справочных изданий доступны через Интернет.

Важное значение имеет в составе справочно-библиографического аппарата библиотеки система каталогов и карточек.

Каталог – слово греческого происхождения. Оно означает «список», «опись», «перечень». На первых порах каталог представляет собой список – перечень книг, хранящихся в библиотеке. В начале нынешнего века появился новый вид каталога – карточный, который существует и поныне.

Библиотечный каталог – это перечень библиографических записей документов, имеющихся в фонде одной или нескольких библиотек, раскрывающих состав или содержание библиотечных фондов. Каталог может иметь карточную или машиночитаемую форму, существовать на микроносителях или в форме книжного издания. [4]

Библиотечные каталоги, как информационно-поисковая система, выполняют знаково-коммуникативную, информационно-поисковую и педагогическую функцию. Знаково-коммуникативная функция библиотечных каталогов помогает дистанционному общению «потребитель – каталог – автор». По способу группировки библиографических записей каталоги делятся на алфавитные, систематические, предметные, хронологические, словарные и другие. Наиболее распространенные первые три разновидности.

Алфавитный каталог (АК) – это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. [4]

Алфавитный каталог дает ответ на вопросы:

1. Имеется произведение данного автора в фондах библиотеки, если имеется, то каков его адрес [шифр].

2. Какие произведения данного автора имеются в библиотеке.

3. Какие произведения данного автора имеются в фондах.

4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т.д.

5. Какие выпуски входят в ту или иную серию.

6. Запрос на библиографическое уточнение (в каком году вышло издание, место издания и др.).

Алфавитный каталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции. Специфика его построения позволяет собрать в одном месте все произведения определенного автора независимо от их содержания, а также от того выступает ли данное лицо в качестве индивидуального автора или соавтора, редактора или переводчика, составителя и т.д.

Алфавитный каталог раскрывает фонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателю документов по фамилии, наименованию коллектива автора или названию.

Адресный поиск – проявление информационной потребности в конкретном документе. Это наиболее простой вид поиска информации. Адресные библиографические справки выполняются оперативно и не требуют сложных разысканий. Зная полные и точные библиографические данные книги, сотрудник библиотеки обращается к каталогам – алфавитному или электронному, или советует читателю сделать это самостоятельно. Алгоритм адресного поиска информации представлен в Таблице 1.

Если читателя интересует публикация определенного произведения в периодическом издании (например, нового романа, статьи, рецензии), сначала просматриваются соответствующие деления картотек и по аналитическим описаниям устанавливаются нужные сведения, а затем проверяется наличие того или другого журнала, периодического сборника в библиотеке. В ЦБС для этого используются сводные картотеки периодических и справочных изданий, поступающих в ЦБ и библиотеки – филиалы.

В ЦБС существует центральный алфавитный каталог, который отражает фонд библиотеки и ее филиалов. Он может быть служебным и читательским.

Служебный адресный каталог является связующим звеном со всеми каталогами библиотеки. На карточках с основными библиографическими записями указываются точный классификационный индекс, предметные рубрики, сведения о добавочных записях, количестве экземпляров издания, инвентарный номер и в каких подразделениях ЦБС они находятся.

Читательский адресный каталог содержит только последние издания или лучшие переиздания. На карточке ставится штамп: «Имеются и другие издания». В читательский каталог включаются и добавочные записи, расширяющие информационно-поисковые функции.

Оформление адресного каталога различают внешнее и внутреннее. Внешнее оформление – это оформление шкафов и ящиков каталога. Все ящики в каталоге нумеруются арабскими цифрами по горизонтали (слева направо), или по вертикали (сверху вниз) с помощью ярлыков. Ящики снабжаются этикетками, которые помещают в рамку. На этикетке указываются буквы, слоги, слова, которыми начинаются библиографические записи первой и последней карточек, например: А – Автомат.

Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они указывают на порядок расположений записей. Разделители размещают примерно через 60-70 карточек. Разделители ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить. Разделители по форме делятся на центральные, боковые и малые боковые.

Центральные разделители имеют широкий выступ посередине. Они используются для выделения массивов карточек, внутри которых требуется дальнейшая детализация. Это могут быть группа записей с совпадающими заголовками, комплексы изданий коллективного автора и др.

Боковые разделители имеют выступ в 2/3 ширины карточек и в зависимости от расположения выступа делятся на правосторонние и левосторонние. Боковые разделители рекомендуется применять для оформления разнородных групп библиографических записей, не требующей дальнейшей детализации. Они могут применяться в комплексе с центральными разделителями.

В зависимости от информации приведенной на разделителе различают буквенные, слоговые и словесные разделители. Словесные разделители оформляются на разделителях с широким выступом, а буквенные и слоговые – на боковых.

Словесные разделители делятся на авторские и заглавий.

Разновидностью авторских разделителей являются биографические, на которых приводятся основные сведения об авторе, его произведениях, годы жизни, псевдонимы и т.д.

Запись на выступе разделителя может быть по всему полю разделителя. На разделителях любого вида могут быть размещены сведения справочного характера: ссылки, справки, псевдонимы автора.

На каталожных шкафах сверху могут быть размещены надшкафные надписи: название каталога, когда организован и др.

Рекламирование алфавитного каталога осуществляется путем разработки памяток, буклетов, плакатов, которые поясняют структуру алфавитного каталога и правила пользования им, приводя алгоритм поиска информации.

Ценное свойство алфавитного каталога – он прост в работе. Разыскивая интересующие издания, нет надобности ориентироваться в системе классификации, без чего не обойтись при использовании систематического каталога.

Встречаются и трудности при работе с алфавитным каталогом. Так, уточнять библиографические данные приходится из-за следующих наиболее распространенных ошибок, допускаемых читателями. Например, есть документы, когда у автора распространенная фамилия: Иванов, Сергеев, Яковлев нередко однофамильцы выступают авторами книг на одну тему, в таких случаях надо уточнять имя, отчество автора.

Бывает искажена фамилия автора, неправильно указаны его инициалы. В этих случаях следует после авторского имени приводить даты жизни, название области деятельности, слова «отец», «сын», «старший», «младший». Дополнительно организуют специальные каталоги книг авторов – однофамильцев с распространенными фамилиями.

Бывают случаи, когда произведения одного автора «приписаны» другому; редактор (переводчик, составитель) выдается за автора.

Существуют произведения, в которых не указано имя автора. Это официальные документы, публикуемые от имени государственных организаций, или произведения, у которых много авторов, их перечисляют в предисловие, но не указывают в титульном листе.

Есть произведения, авторы которых по каким-то причинам его не озаглавили, в таких случаях библиограф даст условное заглавие, например, по первой строчке стихотворения.

Легко определить тип книги по названию для справочной, учебной, научной литературы: «Занимательная математика», «Физика для малышей» и т.п. Труднее озаглавить научную статью, на одну тему статей написано больше, чем книг. Поэтому заглавие многих статей начинаются словами «К вопросу о …», «Некоторые вопросы …»

Встречаются трудности адресного поиска, когда в запросе неточно приведено заглавие, неизданная работа принята за уже вышедшую в свет; статья из журнала или сборника представлена как моноиздание.