Общая технология поиска документов в справочно-библиографическом

Аппарате

Современный справочно-поисковый аппарат (СПА) – это совокупность традиционных и электронных элементов, организованных с помощью соответствующих программных средств и обеспечивающих выход в открытое информационное пространство. [19, с. 190].

В состав СПА входят:

- система библиотечных каталогов;

- система библиографических картотек;

- библиографические издания;

- фонд выполненных библиографических справок;

- фонд справочных изданий;

- фактографические поисковые системы (фактографические БД);

- единый АПУ к СПА.

Справочно-библиографическое обслуживание – это библиографическое обслуживание в соответствии с запросами потребителей информации. Разовый запрос принято считать справкой. Пользователей интересуют разнообразные сведения.

Библиографическая справка – это ответ на разовый запрос, содержащий информацию о наличии издания в фонде (адресная справка), о литературе по определенной теме (тематическая справка), фактографическая справка содержит сведения (факты) интересующие пользователя (дата жизни какого-либо лица, толкование термина и др.).

Интуиция библиографа и пользователя базируется на законах логики. Правильное, логически обоснованное рассуждение в сочетании с эрудицией и опытом помогает обращаться к нужным источникам информации. Все это – своеобразная программа (алгоритм) действий, необходимых для достижения поставленной цели.

Общая программа (алгоритм поиска по разовым запросам выполняется поэтапно и предусматривает):

- анализ запроса (точная формулировка), уточнение исходных данных, выявление наиболее устойчивых поисковых признаков;

- моделирование источника поиска (определение источников, соответствующих запросу);

- выбор оптимального пути поиска;

- реализацию поисковой программы (получение информации, отвечающей требованиям запроса);

- при выполнении уточняющих и фактографических справок называть источник информации, что повышает уровень грамотности пользователей.

Тематические запросы удовлетворяются с помощью систематического каталога, картотек, БД, библиографических пособий. Просматриваются прикнижные и внутрижурнальные библиографические материалы, сами издания. При выполнении тематических справок важно установить смысловую связь между содержанием запроса и содержанием предлагаемого произведения.

Для выполнения тематического запроса в первую очередь необходимо знать для какой цели нужна запрашиваемая литература. Уточнение темы позволяет определить круг библиографических источников, перевод на ИПЯ системы, далее осуществляется подбор документов, просмотр, определение полноты информации, отсеивание нерелевантных материалов, их группировка, передача документов потребителю.

Картотеки по актуальным для читателей темам во многих случаях трансформировались в базы данных (БД).

Создаются БД по правовой тематике: «Кодекс», «Законодательство РФ», «Консультант Плюс». Эти БД постоянно пополняются текстами законодательных актов федерального уровня, расширяют круг источников публикации текстов официальных документов. Создаются БД, содержащие тексты документов, принятых на региональном уровне и органами местного самоуправления.

Пользователи могут получать также справки по картотеке «Периодические издания, получаемые библиотекой». В картотеке содержится информация о названиях, местонахождении каждого номера журнала. Многие библиотеки создают программные комплексы, которые обеспечивают сведениями о материалах из периодической печати.

При поиске рецензий читатель может использовать картотеку рецензий. Библиографическая картотека рецензий отражает рецензии, опубликованные в периодических и продолжающихся изданиях, сборниках. Картотека может содержать информацию о рецензиях на издания и публикации по всем отраслям знания, но может отражать рецензии выборочно, только на художественное произведение. На карточке дается библиографическое описание рецензируемого произведения и библиографического описания рецензии.

Нередко пользователи библиотеки отражаются с запросами по уточнению библиографических данных документа, которые отсутствуют или искажены в запросе читателя (искажение фамилии автора, неточное название книги, статья или раздел книги представлена как самостоятельное издание и т.д.). Такие справки называются уточняющими. Чем больше дополнительных сведений известно библиографу, тем успешнее будет осуществляться библиографическое разыскивание.

Выполнение уточняющих справок ведется с анализа читательского требования и установления недостающих элементов библиографического описания документа. Затем идет программа поиска и круг источников – от каталогов и картотек библиотеки до печатных каталогов различных агентств периодических и справочных изданий. Если разыскиваемого издания нет среди книг, то это статья скорее всего из журнала или сборника. Тогда выясняют данные о времени публикации статьи, о журналах, в которых она может быть напечатана.

При поиске статьи какого-либо автора обращаются к изданиям его трудов, справочных изданиях или работам этого автора.

Большое количество справок выдается на уточнение заглавий художественных произведений.

Адресная библиографическая справка это есть «ответ на разовый запрос, содержащий библиографическую информацию о наличии и/или местонахождении документа» [15, с. 240].

Адресная справка отвечает на вопрос пользователя библиотеки, есть ли спрашиваемый документ в библиотеке. Как правило адресный поиск осуществляют по алфавитному каталогу и по сводным каталогам. Разработанная автоматизированная система Российского сводного каталога (АСРСвК) обеспечивает телекоммуникационный и локальный доступ БД, получение магнитных лент, дискет и оптических дисков, содержащих БД или текстовые файлы как по текущим поступлениям, так и по ретроспективному массиву.

Адресная библиографическая справка взаимосвязана с уточняющей справкой. Бывают случаи, когда приводятся правильные данные о документах, но в фонде библиотеки такого документа нет. Тогда используется межбиблиотечный абонемент (МБА). Когда же в требовании пользователя допущены неточности или отсутствуют какие-то элементы библиографического описания, тогда адресный запрос переходит в уточняющий. При правильном исходе адресного поиска читатель получает полное библиографическое описание документа с указанием его местонахождения в библиотеке.

Фактографическая справка представляет собой ответ на запрос: это может быть сообщение точной даты, цифры, цитаты, объяснение термина и т.п. Поэтому фактографический поиск предполагает разыскивание самих фактов, а не сведений о документах, где эти факты содержатся.

С фактографическими запросами обращаются в библиотеку пользователи различных групп: студенты, преподаватели, школьники и др.

Запросы бывают по уточнению хронологии исторических событий, установления дат жизни и творчества известных лиц, исторических и политических деятелей, ученых, писателей, художников и др.

Для удовлетворения этих запросов в библиотеках создаются картотеки персоналий, отражающих материалы о жизни и деятельности персоналий.

Для такой картотеки расписывают большое количество источников информации: сборники, периодические и продолжающиеся издания, статьи из справочных изданий. Картотеки расставляют в алфавитном персоналии. На разделителях приводят сведения о жизни и деятельности того или иного человека.

Нередко запрашивают адреса предприятий и организаций, учебных заведений. К сложным фактографическим запросам относятся запросы по разыскиванию цитат, крылатых выражений. В последнее время актуальными становятся запросы от коммерческих структур, предприятий малого и среднего бизнеса. Именно этим вызвано появление большого количества справочников типа «Бизнес-карта».

Выполнение фактографических справок требует хорошего знания фонда справочной литературы (энциклопедий, справочников, словарей, путеводителей).