Контроль постачань і керування матеріально-технічними запасами

Контроль постачань необхідний при керуванні проектами як для дотримання встановлених термінів постачання продукції, так і при циклічний закупівлі її партіями.

Постачання продукції малими партіями скорочують витрати виробництва (додаткові складські приміщення, заробітну плату, енергоресурси, механізми і пристосування і т.д.). Розмір цієї партії визначається запасами матеріалів, які забезпечують безперебійну і ритмічну роботу будівельно-монтажних робіт.

Контроль закупівель повинен здійснюватися, як прямих (технологічного устаткування, виробів і матеріалів, що поставляються замовником), так і субпідрядних, які поставляються підрядчиками. У здійсненні контролю за постачаннями матеріальних ресурсів беруть участь замовник, підрядчик, субпідрядник і менеджер проекту.

Особливе значення надається облікові і контролеві за витратою матеріалів, що досягається точною фіксацією наявності, надходження і витрати матеріальних ресурсів за допомогою діючої системи документів (усіляких бланків і форм).

Відпустка матеріалів для виробництва повинна здійснюватися на підставі лімітних карт забору того або іншого матеріалу, що складаються на основі відомості обсягів робіт з об'єкта й існуючих норм витрати матеріалів. Лімітна карта є основним документом обліку, що регламентує відпустку матеріалів з початку і до кінця будівництва даного об'єкта.

Контроль витрати основних матеріалів у зіставленні з виконаними обсягами робіт і установлених виробничих норм здійснюється представленням виконавцями робіт місячних звітів.

Керування матеріально-технічними ресурсами базується не тільки закупівлями і доставкою необхідних матеріалів і устаткування на місце проведення робіт відповідно до графіків, але і створенням запасів (складського господарства) на випадок перебоїв по їхньому завезенню на будмайданчик.

Це коло проблем вирішувався і вирішується в рамках методів, що одержали назву управління запасами.

З цією метою для основних матеріалів були введені норми збереження матеріалів на складах, а прийнятий запас матеріалу на складі в натуральних показниках визначався по формулах:

З_НК = Р_С x t_Н, (1.4.1.)

Р_С = Р x к₁ x до₂, де: (1.4.2.)

Т

З_НК ─ норматив запасу матеріалу в натуральних показниках;

Р_С ─ добова витрата матеріалів у розрахунковому періоді;

t_Н ─ норматив у днях;

Р ─ кількість матеріалів, необхідних для виконання роботи в плині розрахункового періоду (планова витрата);

до₁ ─ коефіцієнт нерівномірності надходження матеріалів на склади (звичайно застосовується рівним для автомобільного і залізничного транспорту 1,1;для водного – 1,2);

до₂ ─ коефіцієнт нерівномірності споживання (приймається 1,3);

Т - тривалість розрахункового періоду виконання роботи, у плині якого споживаються матеріали.

До останнього часу проблема матеріально-технічними запасами на місці ведення робіт в основному зводилась к функціям приймання, складування, збереження і розподілу матеріалів.

Сучасне керування матеріально-технічними ресурсами в закордонних країнах засноване на підході, що розглядає процес закупівель і постачань у єдиній системі, у тому числі з процесом керування запасами на місці проведення робіт. Широко відомі системи: з фіксованим інтервалом часу між замовленнями, з фіксованим розміром замовлення, система «канбан» і інші. У радянські часи в Україні для скорочення запасів і зведення їх до мінімуму широко застосовувалася система монтажу «з коліс» і контейнерне комплектне постачання матеріальних ресурсів, чимось нагадуючи систему «канбан».

Питання для самоперевірки:

1. Значення і масштаби матеріально-технічного забезпечення в управлінні проектами.

2. По яким основним напрямкам здійснюється матеріально-технічне забезпечення проекту?

3. Яка підготовча робота проводиться для здійснення закупівель (постачань)?

4. Як визначається потреба в матеріальних ресурсах по об'єкті?

5. Як визначається потреба в матеріалі підлягаючому завезенню на будмайданчик в плануючому періоді?

6. Які структури здійснюють матеріально-технічне постачання проекту? Їхня коротка характеристика.

7. Як здійснюється планування матеріально-технічного забезпечення?

8. Виходячи, з яких оцінок виробляється вибір постачальника?

9. Як відбувається формування замовлень?

10. Комплекти матеріальних ресурсів, їхня класифікація і характеристики.

11. Яка робота проводиться з постачальниками до укладання контракту?

12. Які основні розділи й умови повинні бути передбачені контрактом на постачання?

13. Які види закупівель і їхньої характеристики підлягають контролеві?

14. Хто здійснює контроль за закупівлями?

15. У чому полягає облік і контроль за витратою матеріальних ресурсів і по яких документах?

16. Матеріальні запаси і їхній вплив на хід будівельно-монтажних робіт.

17. Як визначити запас матеріалів на складі в натуральних показниках?

18. Назвіть передові методи керування матеріальними запасами.