Контроль за исполнением бюджетов

Бюджетирование всегда связано с предварительным, текущим и последующим контролем.

Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению намеченных целей предприятия. Его за­дача — установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. Данный вид контроля осуществляется в процессе формирования бюджетов: когда пред­полагаемые результаты могут быть далеки от требуемых, когда рас­сматриваются различные варианты действий до тех пор, пока составленный бюджет не будет соответствовать установленным критериям. В ходе предварительного контроля даются оценки ожидаемых продаж и выпуска продукции, рассматриваются необ­ходимые для этого материальные, трудовые, финансовые и инве­стиционные ресурсы.

Предварительный контроль затрат материальных ресурсов осуществляется при определении требований и стандартов приоб­ретаемого сырья по качеству и цене, а также при выборе поставщи­ков, обеспечивающих эти условия. К методам предварительного контроля материально-производственных ресурсов относится так­же расчет необходимых запасов сырья, материалов, инструментов на уровне, достаточном для бесперебойной работы предприятия и не позволяющем создавать излишков запасов на складе, отвлекать значительные денежные средства на их приобретение и хранение. В итоге формируется оптимальный бюджет закупок и расходова­ния материально-производственных ресурсов с минимальными издержками по заготовлению, складированию и расходу.

Предварительный контроль затрат трудовых ресурсов обеспе­чивается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных качеств и навыков работников, которые необходимы для выполне­ния тех или иных должностных обязанностей, отбора наиболее подготовленных и квалифицированных рабочих. Такой контроль включает также проверку рациональности размещения личного состава по рабочим местам внутри предприятия, соотношения между постоянными и временными работниками, расчет опти­мальной численности персонала исходя из производственной про­граммы и загрузки производственных мощностей, а также оценку стоимости рабочей силы для включения ее в бюджеты затрат на со­держание персонала.

Задача предварительного контроля финансовых средств — обес­печить платежеспособность предприятия, проведение эффектив­ной политики по привлечению заемных средств, размещению сво­бодных денежных средств и оптимизации их остатка в кассе и на расчетных счетах.

Основными средствами проведения предварительного контро­ля является соблюдение определенных правил и процедур, кото­рые существуют на предприятии при формировании системы бюд­жетов.

В результате предварительного контроля количественные и ка­чественные показатели всех бюджетов должны быть увязаны меж­ду собой, проверены по ограничениям и оптимизированы.

Текущий бюджетный контроль на предприятии осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключа­ется в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, вы­явлении отклонений и осуществлении корректирующих действий. Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета, которая по своему характеру может быть непрерывной и пе­риодической.

Непрерывная связь позволяет повседневно контролировать ис­полнение бюджетов. Особенно это актуально при осуществлении проектов по созданию нового продукта и при решении задач, свя­занных со значительным привлечением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Периодическая связь позволяет оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализации.

Обратная связь в системе текущего бюджетного контроля осу­ществляется в виде отчетов, периодичность подготовки и подроб­ность которых зависят от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центров ответственности и ситуационных потребностей управления. Например, менеджеры по производству и коммерческой деятельности нуждаются в ежедневной информа­ции. Чем дальше руководитель находится от операционного уров­ня производства, тем большим может быть временной интервал между последовательными отчетами. Если возникают серьезные проблемы по исполнению бюджета и выявляются негативные тен­денции, подготавливают специальные отчеты, в которых приво­дится подробная информация об отдельных продуктах, програм­мах, секторах рынка сбыта, выявляются и анализируются отклоне­ния, даются рекомендации. При возникновении неожиданных обстоятельств составляются чрезвычайные отчеты. В любом случае критерием временного интервала отчета в текущем контроле ис­полнения бюджета должна быть возможность вмешательства в це­лях изменения возникшей неблагоприятной ситуации.

Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдений и на основе документальной первичной информации.

Контроль через наблюдение за исполнением бюджетов осущест­вляется путем общения менеджера или контроллера со всеми уча­стниками хозяйственной деятельности. Этот вид контроля позво­ляет выявить многие отклонения, не поддающиеся учету, более глубоко анализировать их причины и виновников. Он более опера­тивен, значит, действеннее и предпочтительнее для текущего кон­троля.

Документально-информационный способ контроля позволяет точнее определить причины расхождения между бюджетными и фактическими показателями, обеспечить оценку, согласованную с данными финансового учета, устранить субъективный фактор при анализе причин и виновников отклонений.

Следует отметить, что эти две формы контроля взаимно допол­няют друг друга и востребованы в большей или меньшей мере в за­висимости от складывающейся ситуации.

В конечном итоге основная задача и роль текущего бюджетно­го контроля заключается в том, чтобы осуществить корректирую­щие действия на показатели исполнения бюджета до того, когда они сформируются окончательно.

Заключительный бюджетный контроль осуществляется либо сразу по завершении деятельности, для которой определяется бюд­жет, либо по истечении определенного заранее периода времени. В том и другом случае контроль осуществляется путем сопоставле­ния фактических результатов и бюджетных показателей. После­дующий бюджетный контроль, в отличие от текущего, не обладает оперативным корректирующим действием, но выполняет другие функции и задачи:

• способствует получению целостной информации, на основе которой корректируются будущие бюджеты с учетом экономиче­ских реалий прошлого;

• позволяет производить более точный расчет фактических по­казателей бюджетов с учетом временных факторов, что, в свою очередь, дает возможность более объективно оценивать деятель­ность менеджеров и руководимых ими центров ответственности.

Организационной формой результатов текущего и последую­щего контроля являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят воедино информацию по планированию и фактическому выполнению бюджетных показателей. В таких отчетах должно от­ражаться три вида информации: о фактических результатах, о пла­нируемых показателях и данные об отклонениях между фактиче­скими и бюджетными показателями, сопровождающиеся поясне­ниями.

Контрольные вопросы и задания

1. Что означают термины «бюджет» и «бюджетирование» в бухгалтер­ском управленческом учете? Какие виды бюджетов вам известны?

2. Какие виды информации лежат в основе бюджетирования?

3. Каково практическое значение разработки и использования бюд­жета?

4. Назовите основные этапы бюджетного цикла.

5. Каков порядок разработки генерального бюджета? Какова его ко­нечная цель?

6. Чем отличается гибкий бюджет от статического? С какой целью раз­рабатывается гибкий бюджет?

7. Назовите четыре уровня анализа отклонений фактических затрат от бюджетных.

8. Организация произвела в отчетном году 200 000 ед. продукции. Об­щие производственные затраты составили 400 тыс. руб., из них 180 тыс. руб. — постоянные расходы. Предполагается, что никаких изменений в используемых производственных методах и ценообра­зовании не произойдет. Составив гибкую смету, определите общие затраты для производства 230 000 ед. продукта в следующем году.

Тесты

1. Какой частный бюджет является отправной точкой в процессе раз­работки генерального бюджета:

а) бюджет коммерческих расходов;

б) бюджет продаж;

в) бюджет производства;

г) бюджет себестоимости продаж

2. Бюджет денежных средств разрабатывается до:

а) плана прибылей и убытков;

б) бюджета капитальных вложений;

в) бюджета продаж;

г) прогнозного бухгалтерского баланса.

3. Что является наилучшей основой для оценки результатов деятель­ности за месяц:

а) плановые показатели;

б) фактические показатели за предыдущий месяц;

в) фактические результаты за аналогичный период предыдущего года?

4. В процессе подготовки оперативного бюджета последним этапом является подготовка:

а) плана прибылей и убытков;

б) прогнозного бухгалтерского баланса;

в) бюджета денежных средств;

г) ни один ответ не верен.

5. Для расчета количества материалов, которые необходимо закупить, должен быть подготовлен:

а) бюджет общепроизводственных расходов;

б) бюджет коммерческих расходов;

в) бюджет производства;

г) бюджет продаж.

6. План прибылей и убытков должен быть подготовлен до того, как начнется разработка:

а) бюджета денежных средств и прогнозируемого баланса;

б) бюджета административных расходов;

в) бюджета коммерческих затрат;

г) бюджета общепроизводственных расходов.

7. Поведение издержек организации описывается формулой У= 800 + 4Х. При выпуске 400 ед. изделий планируемые затраты организа­ции составят:

а) 3000 руб.;

б) 2400 руб.;

в) 2000 руб.;

г) ни один ответ не верен.

ГЛОССАРИЙ

Анализ - метод научного исследования путем рассмотрения отдельных сторон, свойств, составных частей чего-нибудь.

Ассортимент - состав однородной продукции по видам, сортам, маркам.

Бюджет – это количественный план, подготовленный и принятый на определенный период времени в будущем, обычно на год, с подразделением на полугодия, кварталы, двенадцать месяцев.

Валовая продукция - показатель, характеризующий объем продукции, произведенной в той или иной отрасли материального производства в стоимостном выражении.

Вмененные затраты — расходы, учитываемые при принятии реше­ний, но в будущем их может не быть. Они возникают в случае ограни­ченности ресурсов.

Вмененные издержки — это инвестиции в запасы.

Вспомогательные материалы– это материалы, которые не образуют главного вещественного содержания продукции и расходуются для различных производственно-эксплутационных нужд предприятия.

Входящие затраты — приобретенные и имеющиеся в наличии ре­сурсы, которые должны принести доход в будущем.

Директ-костинг — система управленческого учета, обобщающая прямые затраты по видам готовых изделий; косвенные затраты пога­шаются финансовыми результатами отчетного периода.

Затраты организации– это средства, израсходованные на приобретение ресурсов (материальных, трудовых, финансовых и иных), имеющихся в наличии.

Индекс прибыльности - относительная прибыльность проекта, или дисконтированная стоимость денежных поступлений от проекта, в расчете на одну единицу вложений.

Истекшие затраты — израсходованные ресурсы, которые принесли доход в настоящем и потеряли способность приносить доход в будущем.

Калькуляция – это определение затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.

Косвенные затраты – это затраты, которые не могут быть отнесены к выпуску определенного изделия, так как они связаны с работой цеха или предприятия в целом.

Комплексныезатраты состоят из нескольких экономических элементов, например, общецеховые; регистрируются только для нескольких изделий в совокупности, для целого производственного подразделения и т.п.

Контролируемые затраты поддаются контролю со стороны субъектов управления — лиц, работающих на предприятии,

Контроль — проверка осуществления конкретных и детальных пла­нов со стороны руководителя, менеджера.

Классификация затрат на рабочую силу — группировка расходов по целям учета, видам, элементам, по составу работников, их категориям, по направлениям затрат и видам продукции, по структурным подразде­лениям, функциям управления.

Классификация затрат на производстве — группировка затрат по направ­лениям учета, принципам обобщения и целям управления себестоимостью.

Лимит — предельная величина расхода, которая может быть уста­новлена потребителю ресурсов на определенный период.

Лимитирование — способ установления предельной величины рас­хода производственных ресурсов, рассчитанной исходя из норм расхода и установленной производственной программы.

Материалоемкость - показатель расхода материальных ресурсов на производство единицы какой-либо продукции.

Метод калькулирования - это способ или совокупность способов исчисления себестоимости единицы отдельных видов продукции, работ, услуг.

Незавершенное производство — затраты производственных ресурсов, которые в силу технологических особенностей не превратились на оп­ределенный момент в готовые продукты,

Неконтролируемые затраты не зависят от деятельности субъектов управления.

Непроизводительные затраты вызваны недостатками в технологии и организации производства, системе сохранности имущества, внешними обстоятельствами.

Норма — установленное количество или размер чего-либо.

Нормальные стандарты рассчитаны по средним в течение экономи­ческого цикла ценам.

Нормативная система управления затратами — совокупность проце­дур по планированию, нормированию отпуска материалов в произ­водство, составлению внутренней отчетности, калькулированию себе­стоимости продукции, экономическому анализу и контролю на основе норм затрат.

Нормативная ставка — расчетная величина готовой суммы наклад­ных расходов (смета затрат) и суммы отнесенных к себестоимости ос­татков незавершенного производства, готовой продукции на складе и реализованной продукции.

Нормативное хозяйство предприятий — система текущих норм, нор­мативов и смет расхода сырья, материалов, покупных изделий, топлива, энергии всех видов, затрат труда, расходов на обслуживание производ­ства и управление.

Нормирование — процесс научно обоснованного расчета оптималь­ных норм и нормативов, направленный на обеспечение эффективного использования производственных ресурсов.

Общие нормативные трудозатраты определяют исходя из количества единиц продукции, выпущенных за отчетный период, и нормативных трудовых затрат на единицу готовой продукции.

Общехозяйственные расходы – это расходы связаные с обслуживанием и организацией производства и управлением предприятием в целом.

Объектом калькуляции являются отдельные виды продукции, выполненные работы, услуги в результате производственной деятельности предприятия, по которым исчисляется себестоимость.

Объект учета затрат на производство — вид деятельности, продукт, производственное подразделение, задача, поставленная менеджером, на которые относят расходы предприятия.

Основные затраты — затраты, непосредственно связанные с техно­логическим процессом.

Одноэлементные затраты не разлагаются на отдельные слагаемые, они регистрируются и пересчитываются на отдельное изделие (заработная плата, амортизация и т. п.);

Основные материалы– это предметы труда, которые прошли промышленную переработку и используются для изготовления продукции, вещественно входят в состав ее элементов либо являются необходимым компонентом при производстве.

Передел– это часть технологического процесса, заканчивающаяся получением полуфабриката, который может быть отправлен в следующий передел или реализован на сторону.

Переменные затраты– это затраты, которые изменяются пропорционально изменению объема производства.

Постоянные затраты – это такие издержки, величина которых не меняется в зависимости от изменения объема производства (амортизационные отчисления, заработная плата высшему управленческому персоналу, рентные платежи).

Прямые затраты– это затраты, связанные с производством отдельных видов продукции, которые могут быть прямо и непосредственно включены в их себестоимость.

Производительность труда - результативность или способность человека производить за единицу рабочего времени определенный объем продукции.

Производительные затраты - относятся непосредственно к производству продукции установленного качества при наличии рациональной технологии и организации производства и соотносятся с доходами, полученными от производственной деятельности.

Производственные ресурсы — совокупность трудовых и материаль­ных ресурсов, а также основных фондов, вовлеченных в процесс про­изводства для создания потребительных стоимостей.

Производственный заказ — планово-учетная единица, объединяю­щая весь комплекс работ по выполнению заказа.

Производственный цикл — время, необходимое для изготовле­ния продукта.

Производство — целенаправленная деятельность, благодаря ко­торой происходит превращение отдельных компонентов в полез­ный продукт.

Прямые нормативные трудозатраты — расчетная величина, опреде­ляемая умножением нормативного количества трудового времени (в часах) на производство единицы конечной (готовой) продукции на нормативную ставку за единицу времени (нормативная почасовая зара­ботная плата). Прямые расходы вызваны производством определенных видов продукции и могут быть прямо включены в их себестоимость.

Расходы – это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновение обязательств, приводящее к уменьшению капитала организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Результат деятельности — эффект, который измеряется экономиче­скими показателями соизмерения «затраты — доходы».

Себестоимость продукции – это выраженные в денежной форме затраты на ее производство и реализацию.

Система «директ-костинг" - система управленческого учета, обобщающая прямые затраты по видам готовых изделий; косвенные затраты погашаются финансовыми результатами отчетного года. Система учета "директ-костинг" создает основу для исследования зависимости между объемом производства, затратами (себестоимостью), маржинальным доходом и прибылью.

Система «стандарт-кост"- система, направленная на регулирование прямых издежек производства путем составления до начала производства стандартных калькуляций и учета фактических затрат с выделением отклонений от стандартов. При возникновении отклонений стандартные нормы не изменяются, они остаются относительно постоянными на весь установленный период.

Система накопления затрат — обобщение расходов по центрам от­ветственности и распределение их по видам продукции, вырабатывае­мой в этих центрах.

Система параллельного учета фактических н нормативных затрат —

модель, при которой движение информации о затратах на производ­ство отражают в двух оценках.

Система позаказной калькуляции себестоимости — взаимосвязь приемов и способов обобщения, позволяющая выделить и индивидуа­лизировать затраты по изготовлению уникального или выполняемого по специальному заказу изделия, или небольшой партии изделий и получить информацию об индивидуальной себестоимости единицы продукции.

Система попроцессной калькуляции себестоимости — взаимосвязь приемов и способов обобщения затрат за определенный период вре­мени по производственным подразделениям и получения информа­ции о средней себестоимости единицы продукции, выпущенной за этот период.

Система сметного контроля — система коммуникационной сети управленческого учета, основанная на исполнении смет затрат, выявле­нии отклонений фактических затрат от сметных и разработке решений, направленных на реализацию поставленных целей; используется как метод контроля за затратами на материалы, заработную плату основных производственных рабочих, накладных производственных расходов, коммерческих и административно-управленческих расходов.

Система смешанного учета затрат предусматривает использование элементов двух моделей нормативного учета затрат.

Система учета затрат на производство — взаимосвязь приемов и спо­собов обобщения издержек и контроля за использованием производст­венных ресурсов в сопоставлении с действующими нормами и плани­руемой эффективностью.

Система учета по нормативным затратам — модель, при которой фактические затраты определяют алгебраическим сложением норма­тивных затрат и отклонений от них.

Состав расходов по организационной деятельности — группировка за­трат, связанных с общеорганизационной и общеуправленческой дея­тельностью, выполнением целевых функций, обеспечением функцио­нирования служб и отделов предприятия.

Смета затрат - общий свод плановых затрат предприятия в денежном выражении на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг

Трудоемкость - затраты живого труда на производство единицы продукции или единицы работ.

Экономические элементы затрат - материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация, прочие затраты.

Экономическая модель — воздействие цен, поведение затрат, объема производства на прибыль.

Экономическая эффективность — соотношение между результатами и затратами, произведенными для достижения этих результатов.

Эффективная деятельность — производство заданного объема про­дукции при минимальном использовании производственных ресурсов либо максимальное производство.