Источники информации и организация потоков информации

Управление предприятием требует обеспечение достоверной, оперативной и достаточной информацией. От того насколько она совершенна во многом зависит качество управления производством.

По источникам информации информационное обеспечение подразделяется на внутреннее и внешнее.

Внешнее информационное обеспечение состоит из:

директив вышестоящих органов,

документов поступающих от других организаций и предприятий - смежников.

Внутренняя информация отражает данные о работе цехов, участков, служб об экономическом состоянии отдельных сторон производства. Все виды информации, необходимые для управления, представляют собой информационную систему.

При любых объемах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, обработка и передача информации.

Целью информационного обеспечения управления предприятием является своевременное представление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия решения, обеспечивающего деятельность предприятия.

Организация потоков информации предполагает:

Определение источников и потребителей в соответствии с функциями и задачами;

Определение состава, периодичности и формы представления;

Разработку документооборота;

Использование технических средств для организации потоков;

Установление порядка составления, оформления, регистрации и утверждения документации;

Анализ получаемой информации и выработку решений.

Документы, действующие на предприятии можно классифицирована по признакам:

I. По наименованию:

1. Письма

2. Инструкции

3. Заявления

4. Приказы

5. Распоряжения

6. Протоколы

7. Предписания

8. Акты

9. Отчеты

10. Справки и т. д.

II. По средствам фиксации:

1. Письменные

2. Графические

3. Фото документы

4. Фоно документы

5. Видео документы

III. По видам деятельности:

1. По общим вопросам

2. По административным вопросам

3. По финансовым расчетам

IV. По месту составления:

1. Внешняя

2. Внутренняя

V. По форме:

1. Индивидуальные

2. Трафаретные

3. Типовые

VI. По срокам исполнения:

1. Срочные

2. Не срочные

VII.По происхождению:

1. Служебные

2. Личные

VIII. По назначению:

1. Подлинники

2. Копии

3. Выписки

4. Дубликаты

IX. По юридической силе:

1. Подлинные (действительные, не действительные).

2. Подложные (интеллектуальный подлог и материальный)

X. По степени секретности:

1. ОВ

2. СС

3. С

4. ДСП