СЛУЖБА ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ: ЦЕЛИ, ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ, СОСТАВ ПЕРСОНАЛА
Первая служба гостиницы, с которой встречается каждый гость, — служба приема и размещения (ресепшн, или front office). Ее персонал осуществляет основное взаимодействие с клиентами и имеет самый длительный контакт с ними. По принятой в индустрии гостеприимства оценке качества обслуживания и системы его поддержания служба приема и размещения является четвертой «точкой соприкосновения», по которой оценивается отель в целом.
Негативные впечатления клиента от этой службы могут перерасти в отрицание отеля в дальнейшем. Нетактичный вопрос, «неправильная» с точки зрения клиента интонация могут вызвать его негативную реакцию гораздо большей силы, чем удовлетворение от того, что его просто хорошо обслужили.
Приведем одиннадцать примерных правил гостеприимства:
■ улыбайтесь — и вам улыбнутся в ответ;
■ говорите с людьми, обязательно называя их по имени;
■ будьте оптимистом — ваше отношение к жизни влияет на других;
■ никогда не говорите «нет» гостям, а только: «Я с удовольствием проверю еще раз»;
■ обращайтесь с людьми уважительно, как будто они в гостях у вас дома;
■ чистоплотность обязательна;
■ тщательность и отсутствие суеты вызывает доверие;
■ гостеприимство — это шоу-бизнес, необходимо владеть искусством организации публичных зрелищ и умением произвести эффект, показать товар лицом;
■ будьте настроены на качество: качество услуги — прежде всего, скорость придет с опытом;
■ всегда будьте лучшим из лучших, даже если вас никто не видит;
■ принимайте чаевые с осознанием того, что гость доволен. Никогда не просите чаевые.
Описывая данную службу, необходимо прежде всего оговорить, какие параметры будут влиять на ее формирование и список задач.
Размеры гостиницы, а точнее число номеров, на которое она рассчитана, и ее уровень (звездность) — факторы, непосредственно влияющие на распределение ролей между сотрудниками службы приема и размещения, на их численность и, соответственно, на планировку зоны приема гостей.
Чем скромнее заявленный уровень гостиницы, тем более лаконичным будет стиль стойки, но никак не ее техническое обеспечение: оно должно быть определенным. Например, в двухзвездочных отелях, одним из наиболее показательных представителей которых можно считать европейскую гостиничную цепь «Ибис», один сотрудник службы приема и размещения обслуживает от 60 до 100 номеров и при этом может выполнять функции бармена за барной стойкой, объединенной со стойкой ресепшн. Сотрудник един во всех лицах: он осуществляет все операции по поселению гостей и поиску ими номеров, помогает в приобретении билетов, отвечает и перенаправляет телефонные звонки и, наконец, делает выписку гостя и финальные расчеты.
По существующим в настоящее время нормам в европейских гостиницах уровня «три-четыре звезды» расчет числа сотрудников службы приема и размещения ведется исходя из того, что на 50 — 80 номеров должен быть один сотрудник. При этом необходимо учитывать, что люди работают посменно, имеют право на очередной отпуск, больничный и прочие уважительные причины для невыхода на работу. В любой момент может сложиться ситуация, когда из необходимых пяти сотрудников выйдут двое, и придется привлекать людей из другой смены закрывать «дыры», как-то выходить из положения. Стало быть, число сотрудников службы не должно быть минимальным. Но и раздувать штат сотрудников ни к чему. При наборе персонала необходимо учитывать рекомендации, предлагаемые руководством цепи, либо отечественные нормативные документы и советы консалтинговых фирм, которые все предусмотрят и сделают правильные расчеты.
Например, произведем примерные подсчеты числа сотрудников, необходимых для бесперебойной и качественной работы службы приема и размещения гостиницы категории «5 звезд», рассчитанной на 400 номеров. При этом стойка ресепшн должна быть рассчитана и поделена как минимум между тремя сотрудниками службы. Кроме этого отводится место под сотрудника службы Guest relations (обеспечивает решение всех проблем гостей), и здесь же располагаются подносчики багажа.
Важно, чтобы вся информация о резервировании номера находилась на стойке портье (стоимость и тип номера, способ оплаты, возможности номера). В функции службы приема и размещения входят:
· продажа номерного фонда, оформление проживания и регистрация гостей, распределение гостевых номеров;
· обработка заказов на бронирование, когда в гостинице нет специального подразделения или когда оно закрыто;
- координация всех видов обслуживания клиентов;
- обеспечение гостей информацией о гостинице, местных достопримечательностях и любой другой интересующей их информацией;
- обслуживание гостей в период проживания (продление срока проживания, перевод гостя из одного номера в другой, организация предоставления дополнительных услуг по желанию гостя);
- и обеспечение руководства гостиницы точными данными об использовании номерного фонда (отчет о статусе номеров);
· подготовка и выдача платежных документов (счетов) за предоставленные услуги и осуществление окончательных расчетов с клиентами.
Обязанности в службе приема и размещения отличаются в зависимости от смены. Работа утренней смены с 06.45 до 15.15 в основном сконцентрирована на проведении с гостями расчетов за проживание в гостинице (особенно в период с 07.30 до12.00). Естественно, служащие этой же смены отвечают также на вопросы гостей и выполняют свои непосредственные обязанности (в приложении 1 приведены стандарты утренней и вечерней смен).
Работа служащих дневной смены начинается в 14.45 и заканчивается в 23.15 с учетом того, что большинство гостей прибывает после 16.00. Поэтому, беря за основу план загрузки номеров, начатый утренней сменой, дневной служащий продолжает принимать (оформлять) гостей.
Ночной портье приступает к работе в 22.45 и заканчивает свой рабочий день в 07.15. Когда все оформления закончены, обычно к 01.00, портье составляет счета, которые не были учтены предыдущими сменами, после чего он подводит итог (баланс) за целый день (сутки), учитывая все расходы и платежи.
Например, консьерж, входящий в службу приема и размещения, не работает в вечернее и ночное время.
Продажи «от стойки» создают для гостиницы лучшую возможность получить больший доход, поэтому сотрудники ресепшн должны не только обслуживать заказы с подтвержденными параметрами, но и самостоятельно продавать номера.
Портье может увеличивать продажи за счет предложения номеров повышенных категорий (выше, чем указано в заявке на бронирование) гостям, уже имеющим подтверждения бронирований.
Возглавляет службу Front Office Manager (начальник службы приема и размещения). Между Front Office Manager и генеральным директором в больших отелях существует еще одна позиция, такназываемый Rooms Division Manager (директор номерного фонда).
Начальник службы приема и размещения— ответственное лицо гостиницы, в задачи которого входит контролировать весь процесс приема и размещения гостей, профессионально разрешая конфликты, от которых может пострадать престиж гостиницы.
Портье (ресепшионист)— осуществляет check in, т.е. регистрирует вновь прибывшего гостя, подбирает ему номер. Для успешных продаж портье необходимо знание ассортимента услуг, прейскуранты и тарифы на номера, места, чтобы не произошло с ним так, как в примере:
Гость: «Скажите, пожалуйста, до которого часа у вас работает солярий?»
Портье: «У нас в отеле нет солярия».
Гость: «Точно нет?»
Портье: «Точно».
Гость: «А у Вас на сайте написано, что есть».
Портье: «У нас в отеле нет солярия».
Гость: «Ну, вот же. В вашем же буклете написано: «Оздоровительный комплекс, сауна и солярий».
Портье: «А-а, в сауне солярий! Он работает круглосуточно, проходите, пожалуйста, на цокольный этаж...»
Портье должен знать, что нужно гостю, что он любит и не любит, его ожидания, быть в хорошем настроении, уметь слушать, обладать терпением, спокойствием и уверенностью в себе, знать правила регистрации и паспортно-визового режима в гостинице, порядок оформления и правильность ведения всей эксплуатационной документации.
Рис. 1.1. Схема разговора с несколькими гостями
Основными задачами портье являются прием, размещение, регистрация гостей, оформление их выезда в соответствии со стандартами, принятыми в гостинице. Предоставление гостям информации о типах номеров, стоимости, возможных методах оплаты и их условиях, предоставляемых дополнительных услугах в гостинице и графике работы других служб и отделов, политике гостиницы при ранних заездах и поздних выездах.
Прием бронирования по телефону, факсу, электронной почте и персонально со стойки только в те часы, когда не работает служба бронирования.
Очень часто в работе портье возникает ситуация, когда поступает несколько звонков. В этом случае необходимо воспользоваться схемой разговора с несколькими гостями, которая показана на рис. 1.1.
Кассир службы приема и размещения (cashier)— подчиняется главному бухгалтеру, а в административном отношении — менеджеру по приему и размещению. Как и все работники бухгалтерии, он обладать квалификационными знаниями, быть предельно внимательным в ведении всей документации, особенно счетов. Кассир занимается процедурой выписки, приемом и выдачей денег, т.е. осуществляет check out, в течение которого происходит оплата всех счетов.
Кассир должен хорошо знать правила приема и обслуживания, прейскуранты цен на номера и места, систему расчетов при оплате за проживание, за предоставленные дополнительные услуги. Он должен хранить в картотеке счета, и при выезде гостя производить с ним окончательный расчет.
В его обязанности входит получение денег по актам за причиненный ущерб имуществу гостиницы. Он осуществляет операции по приему, хранению и сдаче по кассовому отчету денег в бухгалтерию, а также производит возврат денег лицам, выезжающим из гостиницы ранее установленного срока. Основные обязанности кассира:
■ внесение полной суммы в счет клиента;
■ получение оплаты в полной мере от клиента при выезде;
■ согласование оплаты счетов кредитными карточками и чеками с бухгалтерией;
■ подсчет всех счетов и общей суммы выручки в конце каждой смены;
■ несение персональной ответственности за все деньги, имеющиеся в обращении во время смены.
В некоторых гостиницах кассир отвечает за безопасность сейфов, а также ему могут вменить в обязанность выполнять некоторые банковские операции, выдавать наличные деньги по чеку и др.
Ночной аудитор (night auditor)— проверяет правильность составления бухгалтерской документации и составляет дневной отчет по данным коммерческой деятельности гостиницы. Обычно этот отчет составляется в конце рабочего дня, во время ночной смены, и поэтому эта проверка называется ночной аудиторской проверкой, а служащий — ночным аудитором. В его обязанности входят:
■ проверка правильности составления счетов;
■ проверка правильности оплаты по кредитным карточкам;
■ внесение в счета клиентов оплаты за покупки, совершенные в течение дня;
■ проверка талонов, дающих право на предоставление скидки;
■ суммирование результатов финансовых операций и доклад о них руководителю гостиницы на следующий день.
Аудитор проверяет полученный доход от проживания в гостинице, процент фактической занятости и другие данные, полученные от службы приема и размещения, делает кассовую сводку, нключая оплату чеками и кредитными карточками.
Функции ночного аудитора выполняет один из бухгалтеров или кассир (портье). Однако практика показывает, что ночной аудитор себя всегда оправдывает.
Служба guest relation— присутствует практически в любом отеле класса категории пять звезд, ее сотрудник занимается решением всех проблем гостей, обеспечивает самый высокий уровень гостеприимства и предоставления сервиса.
Встречает, приветствует прибывающих гостей и прощается, когда они уезжают. Просматривает список ежедневных заездов и оказывает помощь в подготовке и распространении приветственных подарков. Сопровождает VIP-гостя в номер, помогает гостям с их потребностями. Если гость обращается с жалобой, то он решает эту проблему. Если гостю требуются дополнительные услуги, то сотрудник службы решения всех проблем гостя, занимающийся его обслуживанием, связывается с конкретными службами и выстраивает все отношения.
Сотрудник службы Guest relation ведет журнал или составляет отчет о деятельности за день (VIP-гости, обращения гостей с жалобами и др.). Он должен присутствовать в холле отеля и поддерживать надлежащий этикет, быстро реагировать на любые вызовы в случае, если он не на своем посту. Он помогает гостям освоиться в отеле, дает подробную информацию обо всех услугах отеля и принимает заказы (например, бронирование столиков в ресторанах с меню — a la carte), владеет нескольким иностранными языками.
Консьержи— служащие отелей высокой категории. Консьержи ориентированы на решение «внешних» вопросов. Они оказывают множество услуг: резервирование столика в ресторане, заказ такси, приобретение билетов в театр на популярные спектакли, на спортивные мероприятия или престижные состязания, бронирование мест на самолет, информирование о местных достопримечательностях. Принимают заказы от проживающих гостей на аренду автомобиля, вызов такси, оформляют наряды и путевые листы водителей, оказывают помощь в получении информации, касающейся экскурсий, развлечений, позволяющей гостям правильно выбрать услуги, принимают сообщения для гостей, выполняют различные поручения, в том числе и частного характера (в приложении 2 даны образцы бланков на бронирование театральных билетов, авиа- и железнодорожных билетов, подтверждение услуг консьержа). Контролируют список приезжающих гостей, выделяя категорию VIP (особое внимание) и обеспечивают данной информацией заинтересованные службы, проверяют номера, предназначенные для гостей категории VIP, встречают гостей во время заезда, сопровождают их в номер, информируя их об услугах гостиницы, удобстве и комфорте в номере.
О важности услуг, выполняемых консьержами, свидетельствует создание Международной профессиональной ассоциации консьержей — Union proffessionalle des Portiers des Grand Hotels (UPPGH), известную как «Золотые ключи», в которую входят более 4 000 консьержей из 36 стран мира.
Консьержи, носящие значки с изображением золотых ключей, имеют пятилетний опыт работы в пятизвездочном отеле, в том числе не менее трех лет в должности консьержа.
Девиз консьержей — «сервис через дружбу». Благодаря дружеским связям, которые складываются между консьержами разных континентов, у них появилась возможность оказывать гостю более качественные услуги с помощью своих зарубежных коллег.
Как правило, заказы осуществляются в последний момент, когда сложно что-либо сделать. Поэтому опытные консьержи имеют обширную сеть контактов, способствующих наиболее полному удовлетворению нужд гостей. Для расширения контактов своих консьержей руководство гостиницы всячески поощряет посещение ими различного рода организаций и мероприятий, способствующих установлению контактов. Качества, которые должны быть присущи профессиональному консьержу:
■ общительный характер;
■ быстрота реакции;
■ доброжелательность;
■ тактичность;
■ находчивость;
■ привлекательная внешность.
Безусловно, необходимо хорошее образование, желательно знать два языка, иметь навыки общения с разными людьми и знать обычаи многих народностей мира. Но прежде всего располагать информацией о жизни гостиницы и ее многочисленных службах.
Фраза «службе консьержей — все по плечу» должна себя оправдывать. Например, среди постоянных клиентов московских гостиниц есть страстные театралы. Так, в гостиницах «Ренессанс-Москва», «Шератон Палас» и «Националь» консьержи с удовольствием выполняют просьбы гостей, делая все для того, чтобы они могли посетить Большой театр, даже если в театральной кассе звучит обыденное «нет билетов».
Консьерж не может ответить гостю «нет». Все обслуживание гостя, его удовлетворенность предоставляемыми услугами складывается из мельчайших ситуаций. Например, гость, летевший из Парижа в Москву с деловым визитом, обнаружил, что не весь его багаж прилетел в Москву. Он не стал решать в аэропорту свои проблемы, он знал, что консьерж гостиницы обязательно ему поможет. Консьержем была проделана кропотливая поисковая работа, в результате которой чемодан гостя был обнаружен в Мюнхене. Благодаря коллеге из ассоциации «Золотые ключи» багаж на следующий день был доставлен хозяину.
Консьержи московских гостиниц делают свою работу так, что доставляют удовольствие гостям, и они в знак благодарности оставляют отличные отзывы об обслуживании.
Очень часто гости осуществляют заказы в последний момент, когда сложно что-либо сделать. Поэтому опытные консьержи имеют обширную сеть контактов, способствующих наиболее полному удовлетворению нужд гостей. Для расширения контактов своих консьержей руководство гостиницы всячески поощряет посещение ими различного рода организаций и мероприятий, способствующих установлению контактов.
В распоряжении старшего консьержа находится служба bell service, которая отвечает за доставку вещей гостя в номер. Руководитель службы bell service — bell captain находится в непосредственном подчинении у старшего консьержа. У bell captain в подчинении швейцар и подносчик багажа (bell man).
Швейцары— служащие, несущие дежурство у входных дверей отеля и наблюдающие за входом и выходом посетителей и проживающих в гостинице клиентов, а также информирующие посетителей о наличии свободных мест. Швейцар должен находиться у входной двери 17 часов ежедневно, с 7.00 до 24.00, также он работает и в ночную смену. В отелях высокой категории швейцары обеспечивают сохранность багажа гостей при входе в отель и управляют его доставкой до стойки приема и размещения.
Швейцары оказывают персонифицированные услуги прибыва
ющим гостям, и обычно это: ^
■ открытие дверей гостиницы и помощь прибывающим гостям;
■ помощь гостям в погрузке багажа в транспортные средства и разгрузке из них;
■ сопровождение гостей до стойки регистрации;
■ управление движением транспортных средств у входа в гостиницу для обеспечения безопасности гостей и посетителей отеля; вызов такси по запросу;
■ помощь служащим парковки автомобилей;
■ предложение большого зонта во время ненастной погоды;
■ выполнение несложных дополнительных услуг в вестибюле гостиницы.
Они так же, как и носильщики, должны быть хорошо информированы о возможностях гостиницы, в том числе о новых дополнительных услугах, акциях и предложениях, а также о местных достопримечательностях, так как гости часто обращаются с подобными вопросами к швейцару.
Одной из наиболее сложных обязанностей швейцаров является управление движением транспортных средств у входа в гостиницу, особенно в периоды ее высокой загрузки. Опытные сотрудники выполняют это умело и с достоинством.
Квалифицированный и опытный швейцар знает имена постоянных клиентов и, провожая их до стойки, представляет персоналу службы приема и размещения. Такое персонифицированное обслуживание повышает репутацию отеля и укрепляет приверженность клиентов.
В обязанности швейцаров может также входить информирование посетителей о наличии свободных мест в гостинице, вызов такси по просьбе гостя, приведение в порядок вестибюля, протирка стекол и стен в тамбуре и подъезде отеля. В их обязанности также входит чистка металлических предметов на входных дверях гостиницы и территории возле них. В вечернее время швейцар обязан включать и выключать световую рекламу и проверять системы сигнализации.
Численность швейцаров рассчитывается исходя из норматива один человек на один пост в смену. Для улучшения обслуживания рекомендуется ввести должность сменного швейцара.
Подносчик багажа (bell man)— служащий, обеспечивающий доставку багажа гостей из лобби (холла, вестибюля) отеля до гостиничного номера (третья «точка соприкосновения»). Подносчик багажа должен находиться в лобби гостиницы во время заезда гостя, чтобы помочь с багажом. Если носильщик оказывает помощь в доставке багажа, его следует доставить в номер не позднее чем через 8 мин после прибытия гостя. Поместив багаж в номере на багажной полке/скамье и выходя из номера, необходимо попрощаться с гостем и пожелать ему приятного пребывания в гостинице. Подносчик багажа должен использовать имя гостя минимум один раз за время общения с ним.
В зависимости от размера и классности гостиницы bell mans могут предоставлять гостям следующие услуги:
■ доставка багажа к месту проживания гостей;
■ предоставление наиболее интересной информации о гостинице, ее безопасности и т.п.;
■ обеспечение доступности багажного отделения отеля для временного хранения вещей клиентов;
■ доставка писем, посылок, сообщений и дополнительных предметов быта в гостевой номер (в некоторых отелях эту функцию выполняют коридорные, пажи, посыльные, в приложении 2 приведен пример бланка сообщения);
■ доставка вещей постояльцев в химчистку или прачечную (в некоторых отелях эту функцию выполняют коридорные, пажи, посыльные, валет-сервис или камердинерская служба);
■ выполнение несложных дополнительных услуг в холле отеля и других общественных местах;
■ разгрузка и погрузка багажа в случае отсутствия дежурного у двери.
На первый взгляд эти функции кажутся простыми. Однако чтобы помочь гостю перенести его вещи, носильщик должен знать, как правильно загрузить тележку: более хрупкие вещи не должны размещаться на тележке под более тяжелыми. Сама тележка должна быть правильно сбалансирована для легкой управляемости.
Напрямую контактируя с гостем, носильщик багажа имеет возможность сообщить ему интересную информацию об отеле, окружающих достопримечательностях и других общественных местах, ресторанах, интересных событиях, спортивных мероприятиях, о мерах безопасности.
Каждый из них — и швейцар, и bell man — получают за свою работу чаевые. Кроме этого в подчинении у старшего консьержа находятся посыльные, в обязанности которых входит разнос почты и сообщений.
Дворецкий (butler)— человек, который знает и умеет все, в состоянии решить любые домашние проблемы. Он призван обеспечивать персонализированный сервис, с первого взгляда понять, каков гость и какой подход к нему нужен.
Дворецкий выступает в качестее персонального ассистента гостя, некоего связующего звена между ним и всеми службами отеля. Для того чтобы охватить всех гостей, например, служба дворецких в московском отеле «Марриотт Ройал Аврора» состоит из 30 человек. Дворецкий отвечает за пребывание гостя в гостинице с момента его прибытия и до самого отъезда. Гостю не нужно никуда звонить из номера, куда-то ходить или чего-то ждать, достаточно нажать специальную кнопку быстрого доступа на телефонном аппарате (обязательно ответят в течение 15 с в любое время суток), появится дворецкий и сделает все, что тот пожелает. Например, в номерах отеля «Марриотт Ройал Аврора» для VlP-гостей телефон имеет всего три кнопки — для связи с операторами, дворецкими и консьержами. При этом услуги службы дворецких уже включены в общую стоимость проживания гостя.
Дворецкий — это человек, который 24 ч в сутки на связи с гостем. В его обязанности входит организация приема гостя, предусматривающая подготовку номера и приветственных подарков.
Если ожидается VIP-клиент и сотрудники отеля знают время его прибытия, то дворецкий едет с ключами в аэропорт, встречает его на машине представительского класса, например BMW, и организует доставку багажа. В отеле постояльцу не нужно подходить на ресепшн, дворецкий может проводить его в номер и, получив необходимую информацию, самостоятельно оформить документы (услуга быстрого заселения).
Так, например, в московском отеле «Арарат Парк Хаятт» дворецкий не только встречает гостя, но занимается его счетами, сервирует стол и обслуживает гостя во время завтрака. В соответствии с его вкусами и предпочтениями он посоветует, где побывать, закажет билеты на культурные мероприятия, организует досуг или поход по магазинам. При необходимости дворецкий может выступить в качестве консультанта, т. е. он по желанию гостя не только сопроводит его по магазинам, но и поможет подобрать одежду, аксессуары, подарки и другие вещи.
Работники этой службы хорошо знают город и могут выступать в качестве гидов, например, рассказать гостю об истории и культуре города. Во время отъезда постояльцу заранее приносят счет, предлагают сделать расчет в номере и оказывают помощь в упаковке багажа.
Когда гость уезжает, работа дворецких не заканчивается, они помогают службе Guest relations вести своеобразное досье — историю клиента. Гость может прокомментировать работу отеля или захотеть не то, что ему предложили. Подобные замечания, а также другие нюансы в обслуживании заносят в компьютер, что позволяет предвосхитить желания постояльца во время следующего визита.
Поведение, внешний вид, манеры и речь высококлассного дворецкого всегда безупречны. Он может выполнить самые необычные просьбы клиентов, непредусмотренные никакими прейскурантами и прайс-листами (разумеется, в разумных пределах). Служба дворецких является одним из основных звеньев в системе обслуживании VIP-гостей в гостинице. В обязанности дворецкого входят:
■ подготовка номеров для гостей (проверка, устранение мелких неполадок);
■ доставка цветов, фруктов, сладких презентов для гостей в номера перед их приездом;
■ встреча VIP-гостей в аэропорту и их проводы;
■ подготовка ключей и регистрационных карт для гостей для осуществления быстрой процедуры заезда;
■ проводы гостя в номер и экскурсия по отелю (если пожелает гость);
■ осуществление помощи гостям по всем вопросам и требованиям;
■ персональная помощь при посещении магазинов;
■ организация культурной программы (заказ билетов в музеи, театры и т.д.);
■ организация транспорта, авиа- и железнодорожных билетов;
■ доставка еды в номер;
■ доставка газет;
■ упаковка и распаковка багажа;
■ процедура ускоренного выезда.
Дата добавления: 2021-09-25; просмотров: 1412;