Процесс приобретения материалов и его основные стадии

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним материалов называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и материальными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту материальных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности производства в материалах.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Целью анализа является обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительские свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостной анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы. Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства? Оправданы ли эти потребности? Нельзя ли отказаться от них? Могут ли другие виды материалов удовлетворить обозначенные потребности? Можно ли упростить конструкцию производимого изделий? В состоянии ли поставщик снизить цену на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения сама не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Службе материально-технического снабжения известны предложения поставщиков и конкурентные цены. Совместными усилиями работников этой службы, конструкторского и технологического отделов, производства могут быть найдены технические и экономические решения, которые приведут к совершенствованию конструкций и технологии изготовления изделий на основе применения более дешевых и качественных материалов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, его способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по минимально возможным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.

Основными источниками получения сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами»; объявления, размещаемые в рекламных изданиях; описание товаров, которые даются в каталогах и проспектах; посещение предприятий и изучение практики по поставке продукции; информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

В результате изучения всех этих источников составляется список поставщиков, пользующихся доверием. При этом, учитывается качество поставляемых материалов и предоставляемых услуг, уровень цен, соблюдение сроков поставки.

После этого остается установить контакты с поставщиками, получить от них предложения по ценам и срокам поставки и отобрать тех, кто предлагает наиболее выгодные условия. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

· приобретение товара одной большой партией за один раз;

· регулярные закупки материалов и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;

· получение товара по мере необходимости;

· закупка товара с немедленной отдачей. Речь идет об исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта на закупку и поставку товара. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.

Основные элементы контракта.

1. Предложение и принятие предложения.

Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по определенной цене и на определенных условиях, а другая сторона принимает это предложение.

2. Финансовые условия.

Контракт должен иметь стоимость, то есть он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты.

Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.

4. Законность.

Контракт обязан быть законным, то есть всецело отвечать юридическим нормам страны.

Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание на качество и количество товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон, порядок разрешения споров.

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в обоснованных количествах и на приемлемых условиях – необходимый признак завершения сделки. Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется.

Важное значение имеет приемка продукции. В процессе приемки необходимо удостовериться, что получен товар:

· нужного качества;

· в нужном количестве;

· от своего поставщика;

· в обусловленное время;

· за оговоренную цену.

Документально оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительное письмо, в которых указывается количество товаров, время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.