Системы коллективной работы

Системы коллективной (групповой) работы - общий термин для ИС, которые дают группе людей возможность осуществлять совместную деятельность следующего содержания: подготавливать и принимать решения, производить экспертную оценку новых идей, управлять подразделениями компаний, процессами, проектами и персоналом, создавать ПО для компьютеров, писать отчеты по реализации проектов, взаимодействовать с внешней средой.

Для этого подобные системы должны решать задачи: сбор и обработку информации, необходимой для подготовки принятия решений; формирование и воспроизводство знания - от поиска необходимых источников до обсуждения результатов и публикации работ.

Для решения данных задач системы групповой работы должны выполнять следующие функции: организовывать и записывать диалог при «мозговом штурме» некоторой задачи, поддерживать технологии проведения телеконференций, осуществлять совместное создание электронной документации, выполнять перспективное планирование, вести БД коллективного пользования, организовывать контакты менеджеров и исполнителей с применением средств мультимедиа.

В 1970-х годах появились два наиболее широко используемых компонента ПО коллективного пользования - электронная почта и телеконференции. В 1980-х годах появились и вошли в постоянное использование основные термины и идеи в сфере совместной работы на базе компьютеров: ПО коллективного пользования, коллективные системы поддержки принятия решений, совместная работа на базе компьютеров. В настоящее время системы поддержки работы групп и электронные системы организации совещаний считаются наиболее важными составляющими систем поддержки принятия решений и управления деятельностью предприятий.

Рассмотрим наиболее распространенные ИТ, поддерживающие групповую работу.

Коллективное оформление текстовой документации и графических материалов.Групповая разработка документации - это создание комплекта документации одновременно группой сотрудников, часть из которых может совместно работать над одним документом. Использование системы для коллективного оформления документации позволяет каждому члену рабочей группы создавать и редактировать свои собственные разделы документов, в которые могут входить текст, графика, электронные таблицы и т.п. Аппаратное обеспечение для этой системы включает в себя файловый сервер с БД, который является одним из узлов локальной сети и с которым соединены ПК рабочей группы. На нем сосредоточена вся документация группы, текстовые редакторы и графические пакеты (если взаимодействие построено по схеме «клиент-сервер»).

Кроме того, используется специализированное ПО, позволяющее определять местоположение документов, находить их, отслеживать пути перемещения, обеспечивать сохранность и адекватность, а также осуществлять конфигурационный и версионный контроль сложных многостраничных документов, содержащих текст, таблицы и графику.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Эти системы охватывают все виды вопросов, связанных с деятельностью в офисе, которые должны быть изучены и приняты к исполнению, а также требуют утверждения со стороны иерархии менеджеров. Современные системы управления документационным обеспечением имеют развитые средства создания и рассылки документов в автоматизированном режиме, позволяя отслеживать маршруты и правильность заполнения документа на всех этапах его создания или обработки.

На российском рынке представлены десятки доступных программных продуктов российских и зарубежных фирм в широком ценовом диапазоне, в Интернете можно скачать различные варианты Open Source продуктов для управления офисной деятельностью.

Планирование деятельности рабочих групп. Эти системы упрощают процесс планирования ежедневной, еженедельной и долгосрочной деятельности рабочих групп. Работая с БД коллективного пользования и программами-планировщиками, организация может свести к минимуму накладки в расписании членов группы. Такие модули типа Outlook в настоящее время встраиваются практически во все офисные программы, а для быстрого планирования и надежного контроля исполнения используются программные пакеты типа MS Project и Primavera.

Системы текстовых БД для открытых рабочих групп. Использование текстовых БД поддерживает доступ к неструктурированным текстовым данным, хранящим разнообразные материалы организации, например, текстовые данные, полученные из электронных сообщений, электронных досок объявлений и коллективных ресурсов свободного доступа. Это важный корпоративный ресурс, который может использоваться при решении внутренних задач, в работе с клиентами и во многих других случаях.

При хранении текстовых данных эффективным способом систематизации больших объемов информации является применение технологии ссылок и гипертекста. Использование гипертекста обеспечивает пользователям быстрый и удобный доступ к информации, содержащейся в больших документах. Коллективное использование гипертекста позволяет людям проводить сеанс распределенной работы в режиме реального времени, например, одновременно просматривать и редактировать различные участки текста. Действия пользователя немедленно отображаются на дисплеях всех участников, выбравших для работы режим взаимодействия с сильной связью. Если пользователь выбирает режим взаимодействия со слабой связью, он может предпринимать какие-либо действия, которые не будут сразу видны остальным, однако система отслеживания версий документа обязательно зафиксирует и сохранит все сделанные изменения.

В 1980-е и 1990-е г.г. лидером среди недорогих программных продуктов, реализующих коллективную работу с открытыми БД в локальной сети организации, долгое время был продукт компании Lotus Notes/Domino. Этот продукт имеет массу важных особенностей. БД Lotus Notes хранят документы, которые содержат графические данные, электронные таблицы, текстовую информацию в форме одной записи. Более того, это ПО совместимо со многими популярными текстовыми редакторами, программами для работы с электронными таблицами и графическими пакетами для ПК. Lotus Notes может работать из-под различных ОС и с различным аппаратным обеспечением. Оно может быть использовано при работе на любых компьютерах с ОС Windows или Unix, а также некоторыми популярными сетевыми ОС, включая Novell, Banyan и IBM. Такая совместимость упрощает процесс пользования общей информацией и совместную работу пользователей в крупных распределенных системах.

СУБД для рабочих групп. Размещение, хранение, обеспечение безопасности и выдача информации по запросам являются фундаментальными функциями ИС. СУБД предоставляет пользователю запрашиваемые данные, скрывая технологии их размещения, хранения и обслуживания. СУБД для рабочих групп - это ПО для управления (ввода, обновления, систематизации, осуществления запросов, создания отчетов и т.д.) БД. Такие популярные СУБД, как Microsoft Access, Progress, MySQL, могут использоваться как одним человеком, так и группой исполнителей. Различие между СУБД для рабочих групп и индивидуальных СУБД состоит в том, что первые контролируют доступ и совместное использование данных и обеспечивают их целостность при коллективной работе.

Современные СУБД, реализуемые, например, технологиями и инструментальными средствами Microsoft и Oracle, предоставляют множество гибких функций для осуществления коллективной работы с комплексными и распределенными БД. Отметим, что сейчас доступно достаточно много свободно распространяемых продуктов, таких как Web-серверы Apache, БД MySQL или PostreSQL.

Системы поддержки подготовки и принятия решения. С середины 1980-х годов, когда фокус применения ИС стал смещаться от подготовки отчетов к использованию ИС для поддержки реализации бизнеса, стали развиваться и все шире использоваться системы, позволяющее группам специалистов эффективно заниматься подготовкой принятия деловых решений. Такая система для коллективной работы является интерактивной автоматизированной системой, которая способствует облегчению принятия решений лицами, работающими сообща и представляющими собой группу.

Каждый из членов такой группы имеет ПК или рабочую станцию, которая соединена в локальной или Интернет-сети с компьютерами других членов группы, а также с одним или несколькими большими экранами или электронными досками общего пользования для того, чтобы каждый из участников группы мог видеть информацию, вводимую другими.

ПО для групповых систем обеспечения принятия решений должно поддерживать специализированные функции, такие как анонимный ввод идей и комментарии пользователя, составление перечня информации, вводимой пользователями, голосование, ранжирование альтернативных решений и их вывод на экран. Человеческая составляющая включает в себя одного или несколько экспертов, аналитиков, представителей заинтересованных проектных команд и модератора, который проводит сессию и является посредником между группой и компьютерной системой. Задачи группы: налаживание личностных коммуникаций, обсуждение и системный анализ проблем, решение возникающих вопросов, переговоры, разрешение конфликтов, проектирование вариантов решения, подготовка документов и совместное их использование.

Основанное на применении ИТ программно-аппаратное окружение, включающее аудио- и видеотехнику, процедуры, методики, вспомогательные средства и данные, необходимые для работы, обеспечивает поддержку групповых совещаний, которые могут быть распределены как по времени, так и в пространстве. Программные продукты коллективного пользования объединяют в себе все большее количество Интернет-протоколов. К таким продуктам относятся, например, Domino от Lotus Notes или Microsoft Exchange.

В настоящее время речь уже не идет об обеспечении отдельных сфер деятельности коллективной работы. На рынке имеется много продуктов от ведущих зарубежных производителей ПО - Microsoft, IBM, Intel, Sun Microsystems, Borland, Novell, некоторых российских компаний, которые реализуют полнофункциональную среду (ИТ-инфраструктуру) управления деятельностью компании и эффективного ИТ-сопровождения этой деятельности для решения основных бизнес-задач.

Заключение

Значимость ИТ для общества стремительно растет. Потенциальные эффекты применения ИТ затрагивают различные сферы его деятельности:

1) Управление: сокращение количества уровней управления и высвобождение работников среднего звена управления, упразднение ряда функций; снижение административных расходов; освобождение персонала от большой части рутинной работы, высвобождение времени для интеллектуальной деятельности; рационализация решения управленческих задач за счет внедрения математических методов обработки данных и систем искусственного интеллекта; создание современной динамичной организационной структуры, повышение гибкости и управляемости организации; экономия времени на планирование деятельности и принятие решений; повышение квалификации и информационной грамотности управленцев; увеличение конкурентного преимущества.

2) Информационная среда: совершенствование структуры потоков информации; эффективность координации корпоративной деятельности; обеспечение пользователей достоверной информацией; прямой доступ к информационному продукту; реализация информационных систем общего и специального назначений на базе новейших программно-аппаратных вычислительных и телекоммуникационных средств и методов; интеграция информационных модулей для многопрофильных предприятий; надежная защита информации.

3) Финансы и документы: оптимальное планирование денежных ресурсов; автоматизация обработки планово-финансовых документов и производства транзакций; эффективный документооборот; увеличение выручки, уменьшение издержек - увеличение прибыли.

4) Производство: сокращение времени на проектирование и развертывание производства; расширение полезных свойств продукта и сферы возможного применения; предоставление потребителю уникальных, в том числе и информационных услуг; совершенствование системы качества предприятия, качества продуктов и услуг; уменьшение совокупных затрат на производство продукта, услуги; повышение производительности труда; рационализация материально-технического снабжения, сокращение запасов; уменьшение времени, затрат и количества труда на приемку, обработку и выполнение заказов.

5) Маркетинг: создание новых возможностей по получению и распределению информации (наглядность, скорость передачи сообщений, достоверность); информационная поддержка изучения рынка и поиска новых ниш; более эффективное взаимодействие с потребителем - возможность идентификации и изучения потребителей конкретного продукта или услуги; повышение способности гибко реагировать на спрос и оперативно удовлетворять новые желания потребителей.

Список литературы

1. Черников, Б.В. Информационные технологии в вопросах и ответах: учеб. пособие / Б.В. Черников. – М., 2005. - 319 с.

2. Арсеньев, Ю.Н. Информационные системы и технологии. Экономика. Управление. Бизнес: учеб. пособие / Ю.Н. Арсеньев, Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. – М., 2006. - 447 с.

3. Голицына, О. Л. Информационные системы: учеб. пособие / О.Л. Голицына, Максимов Н.В., Попов И.И. – М., 2007. - 495 с.

4. Романова, Ю.Д. Информатика и информационные технологии: учеб. пособие / Ю.Д. Романова, В.М. Артюшенко, В.Ф. Макаров. - 2-е изд. – М., 2007. - 544 с.

5. Черников, Б.В. Офисные информационные технологии: практикум: учеб. пособие / Б.В. Черников. – М., 2007. - 399 с.

6. Алешин, Л.И. Информационные технологии: учеб. пособие / Л.И. Алешин. – М., 2008. - 383 с.

7. Логинов, В.Н. Информационные технологии управления: учеб. пособие / В.Н. Логинов. – М., 2008. - 239 с.

8. Гаврилов, М.В. Информатика и информационные технологии: учеб. / М.В. Гаврилов, В.А. Климов. - 2-е изд., испр. и доп. – М., 2011. - 350 с.

9. Граничин О., Кияев В. Информационные технологии в управлении предприятием. – www.intuit.ru/studies/courses/13833/1230/info.

[1] ИИ называют еще предметной областью

[2] В более сложных случаях, когда сканер распознает и цвета, кодирование выполняется p-битовым двоичным кодом, причем p=log₂K, где K – количество распознаваемых сканером цветовых оттенков.

[3] coder (англ.) - кодировщик

[4] router (англ.) - маршрутизатор

[5] CASE - Computer Aided Software Engineering

[6] Технология в переводе с греческого языка – искусство, мастерство, умение, т.е. то, что имеет непосредственное отношение к процессам, которые представляют собой определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели.

[7] Шлюзы - это программы, обеспечивающие взаимодействие сервера с серверами других протоколов, например FTР, или с распределенными на сети серверами Oracle.

[8] WAP - Wireless Application Protocol

[9] САПР – система автоматизации проектирования

[10] Буквально - перетащить (мышью) и бросить, т.е. отпустить левую клавишу

[11] Аутентификация – метод независимого от источника информации установления его подлинности (тот, кем назвался)