Регистрация поступающих документов
В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);
сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками
«Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;
структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);
перечень сведений о документе, включаемых в систему
электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
порядок сканирования документов, поступивших в федеральный
орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.
В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:
документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
документы регистрируются независимо от способа их доставки; регистрация документов производится в пределах выделенных в
федеральном органе исполнительной власти документопотоков.
Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др. (см. раздел 3.4.1.);
на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих
регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
В целях регистрации и учета документов в федеральном органе
исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):
структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности); резолюций (указаний по исполнению); исполнителей;
результатов исполнения документов и др.
Дата добавления: 2021-06-28; просмотров: 274;