Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их
ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК) и, при
необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее – ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;
экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива;
при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для
передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой
«До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в
структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов
Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 22), а также акты о выделении
дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении № 23).
по завершении делопроизводственного года и по результатам
экспертизы ценности документов дела федерального органа
исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 24);
оформление дел проводится работниками Службы
делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти;
полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 25); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 26); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 27); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дата добавления: 2021-06-28; просмотров: 301;