Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти.
Документальный фонд федерального органа исполнительной власти – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок
формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти.
Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.
Инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти устанавливает:
назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;
форму номенклатуры дел;
порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры
дел;
порядок ведения номенклатуры дел.
В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе
исполнительной власти отмечается, что:
номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента
федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок
ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;
в федеральном органе исполнительной власти составляются
номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18) и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение № 19);
номенклатура дел структурного подразделения составляется
работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;
вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу
делопроизводства федерального органа исполнительной власти; номенклатура дел федерального органа исполнительной власти
составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел
структурных подразделений;
методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная
экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти (далее – ЦЭК);
один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа
исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;
номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования
с ЦЭК федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в случае изменения функций и структуры федерального органа
исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива;
номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока
хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3- й – применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й – в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.
Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков
хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу
«Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о
количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 20.
В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна
содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с подпунктом б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Федеральным архивным агентством перечень документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций.
Дата добавления: 2021-06-28; просмотров: 286;