Представительские мероприятия в PR.

Основной разновидностью представительских мероприятий в ПР являются различные формы представительских (в отличие от текущих) приемов.

Основными разновидностями представительских приемов явля­ются: 1) дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.); 2) вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.); 3) неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ленч).

Основными целями проведения представительских приемов мо­гут быть: налаживание новых перспективных взаимоотношений с потен­циальными партнерами по бизнесу; расширение и совершенствование уже существующих инфор­мационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности; формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании по внутренней и внешней среде ее функционирования.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях: посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной обще­ственности и т. п.; проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ства представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, постав­щиков, потребителей и т. д.; подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу; наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.; наступление важного события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязан­ного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

Предста­вительские приемы носят эпизодический характер и заблаго­временно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ: определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и от­дельных лиц); подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии; разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей; составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслу­живание стола; подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема; отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных филь­мов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных допол­нительных затрат со стороны организаторов приема.

Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамки обычной ежедневной работы компании по организации и поддержа­нию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудник собственной службы по связям с общественностью, руководители; специалисты других внутрифирменных подразделений.

Деловые приемы.

Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж­ду руководством компании и представителями различных групп об­щественности, формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании.

Различают представительские и текущие приемы. Основными разновидностями представительских приемов явля­ются: 1) дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.); 2) вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.); 3) неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ленч).

Приемы обычно проводятся в следующих случаях: посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной обще­ственности и т. п.; проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ства представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, постав­щиков, потребителей и т. д.; подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу; наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.; наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязан­ного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, предста­вительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаго­временно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Основными целями проведения представительских приемов мо­гут быть: налаживание новых перспективных взаимоотношений с потен­циальными партнерами по бизнесу; расширение и совершенствование уже существующих инфор­мационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности; формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании по внутренней и внешней среде ее функционирования.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ: определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и от­дельных лиц); подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии; разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей; составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслу­живание стола; подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема; отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных филь­мов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных допол­нительных затрат со стороны организаторов приема.

Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамки обычной ежедневной работы компании по организации и поддержа­нию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудник собственной службы по связям с общественностью, руководители; специалисты других внутрифирменных подразделений.