Функции и средства работы пресс-секретаря

Пресс-секретарь:

- организует работу пресс-службы, руководствуясь положением о пресс-службе административного объединения;

- осуществляет взаимодействие с печатными и электронными СМИ;

- готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для СМИ;

- готовит обзоры СМИ для руководства;

- имеет право запрашивать необходимые сведения

- получать нужные распоряжения, акты.

Пресс-секретарь должен:

-знать современный рынок СМИ, его структуру, принципы управления;

-обладать необходимыми журналистским навыками;

- уметь вести мониторинг и анализ текущей информации из СМИ;

-уметь пользоваться индивидуальными техническими средствами.

Средства и методы, используемые пресс-службами в работе со СМИ включают: - подготовку и распространение официальных сообщений, пресс-релизов, бэкграундеров, и др. материалов;

- организацию пресс-конференций, брифингов, круглых столов, пресс-туров и т.п.;

- предоставление сведений СМИ и консультирование их представителей по вопросам деятельности организации;

- ведение мониторинга СМИ; формирование информационных баз данных; составление медиа-карт и т.д.

Набор видов ПР-текстов, который может использовать пресс-служба широк: занимательная статья, кейс-история; авторская и обзорная статьи; факт- лист, форма «вопрос-ответ», заявление, медиа-кит, годовой отчет, а также рассылка фоновой информации, писем, опровержений и т.п.

6.7. Пресс-конференция.

Пресс-конференция – это организованная встреча журналистов с одним или несколькими представителями организации с целью предоставления СМИ проблемной и комментирующей информации, и характеризующаяся возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Пресс-конференция один из важнейших инструментов PR, один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняют пресса и другие СМИ. Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации (или отдельному лицу, дающему пресс-конференцию) необходимо сообщить общественности о каком-либо важном и неординарном событии в своей жизни; продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию; представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес; решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью; наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Пресс-конференция не может состояться без:1) информационного повода 2) извещения, 3) журналистов, 4) ньюсмейкеров.

Информационный повод - это такого рода событие или факт, который несет в себе нечто новое и одновременно не исчерпываются краткой новостью. Извещение о пресс-конференции должно быть заблаговременным, адресным. Очень важно правильно выбрать день и время пресс-конференция, подготовить и разослать качественный пресс-релиз, корректно напомнить о приглашении.

Информационный повод – это событие, достойное того, чтобы стать новостью. Такие события или факты несут в себе нечто новое и одновременно не исчерпываются краткой новостью. Информационным поводом обычно служит значимое событие в жизни базисного субъек­та PR (например, факт участия организации в общественно значимом мероприятии - выставке, ярмарке, фестивале; проведение этим субъектом конференции, дня откры­тых дверей; празднование юбилея, начало или завершение какого-либо крупного проекта; смена первого лица организации и т.п.). Подобные информационные поводы дают основание для проведения пресс-конференции, написания пресс-релиза, позиционного заявления и т.д.

Спикеры пресс-конференции должны соответствовать следующим требованиям: быть компетентными в теме, уметь спокойно реагировать на любые вопросы, уметь говорить, не иметь ярко выраженных конфликтов между собой. У пресс-конференции должен быть ведущий, который координирует действия участников, очередность вопросов со стороны журналистов и контролирует временной регламент.

Обычно время проведения пресс-конференции 30 – 60 минут. Причем 1/3 на выступление участников, остальное время - на вопросы и ответы. Целесообразно записывать пресс-конференцию на магнитофон, чтобы иметь документальное свидетельство о ней и точно зафиксировать все, что было сказано. Необходимо позаботиться, чтобы во время пресс-конференции работал свой профессиональный фотограф, потому что некоторые участники встречи могут попросить вас снабдить их фотографиями об этом событии.

Брифинг.

Брифинг (от англ. Brief - короткий) непосредственная короткая встреча какого-то лица с журналистами с целью предоставления им некоей новостной информации или комментариев к актуальному событию.

В отличие от пресс-конференции брифинг меньше по продолжительности и посвящен одной, причем достаточно конкретной проблеме. К тому же он, как правило, не предполагает ответов на вопросы. Хотя бывают брифинги с вопросами и ответами, как напр., брифинг по окончанию переговоров на уровне глав государств и т.п.

Пресс-конференция всегда готовится заранее, ей обычно предшествует рассылка пресс-релизов. В свою очередь, брифинг бывает спорадическим, незапланированным для устроителей и неожиданным для журналистов. Поэтому постановочная часть брифинга весьма ограничена. Брифинг хорош тем, что, позволяя ньюсмейкеру (от англ. newsmaker – «человек, делающие ново­сти») публично высказаться, охраняет его от неприятных вопросов журналистов или дает по определению право уйти от них.

Итак, в широком смысле брифинг — это «неполноценная», уко­роченная пресс-конференция, монолог вместо диалога. Тем не менее, организация и проведение брифинга предполагают соблюдение ряда общих с пресс-конференцией правил, а именно: тема мероприятия должна быть сформулирована четко, понятно, быть актуальной и для гостей, и для приглашаемых представителей СМИ; круг приглашаемых журналистов должен соответствовать поставленной организаторами задаче; следует определиться с ведущим, вы­полняющим функцию буфера; надо определиться с примерной продолжительностью и порядком ведения брифинга, что и сообщить его участникам; заранее решить, чем он закончится.

Медиа-бриф.

В практике рекламы и PR, как правило, перед началом разработки медиаплана стороны (заказчик и исполнитель ПР-деятельности) заключают договор, в основе которого согласованный и с исполнителем документ, именуемый медиа-брифом. В нём рекламодатель прописывает основные параметры будущей медийной (напр., рекламной) кампании:

1) подробное описание рекламируемого товара или услуги;

2) описание целевой аудитории (по социально-демографическим признакам, потребительским предпочтениям, по мотивации и др. характеристикам);

3) территория кампании (кампания может быть региональной, национальной, международной и т.п.);

4) сроки проведения кампании;

5) бюджет кампании в СМИ.

Есть и несколько другая трактовка понятия медиа-бриф, когда он понимается как письменное изложение задания на тендер. Он должен быть одинаковым для всех агентств и рассылаться одновременно. От качественного составления брифа во многом зависит результат тендера. Хорошим тоном считается также сообщить в брифе, что достанется победителю.

Очень важный элемент брифа – предполагаемый бюджет, который отводится на проведение рекламной кампании. Российские фирмы обычно просят рекламное агентство указать бюджет самостоятельно, ориентируясь на те задачи, которые поставлены перед планируемой рекламной акцией. В результате не ясно, что является для заказчика критерием для определения лучшего предложения со стороны агентства – низкие цены или идея и стратегия. Если информация о бюджете отсутствует, агентство рискует потерять массу времени на беспредметный разговор, а то и на разработку рекламной кампании, которая затем будет отвергнута из-за недостатка материальных средств.