Лабораторная работа 3

Запросы и отчёты в MS Access

Цель работы: научиться создавать и редактировать

Запросы и отчёты базы данных

Содержание работы

1 Создание запросов базы данных.

2 Создание отчётов базы данных

Создание запросов

Запросы – это один из видов документов, используемых в СУБД Access , которые предназначены для обработки данных, хранимых в таблицах

Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

Мастер запроса за несколько шагов собирает сведения, необходимые для формирования запроса, а затем автоматически составляет его в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

С помощью мастеров в MS Access можно создавать следующие типы запросов:

§ Простой запрос.

§ Перекрестный запрос.

§ Повторяющиеся записи.

§ Записи без подчинённых.

Для создания любого из них надо вкладке Создание в разделе Запросы выбрать кнопку Мастер запросов. Откроется окно Новый запрос, вид которого представлен на рис. 3.1. Далее работа с Мастером запросов аналогична работе с Мастером форм (см. лабработу №2 Формы в MS Access)

Рисунок 3.1 Окно Новый запрос с выбором видов запросов

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей. При его выборе запускается Мастер, в первом окне которого (рис. 3.2) нужно в списке Таблицы и запросы выбрать таблицу, напр., Виды спорта, выбрать из перечня её доступных полей те, которые должны присутствовать в запросе и перевести каждое нажатием кнопки [>]. Аналогично в запрос добавляются поля из других таблиц той же БД .

Примечание. Запрос может составляться только по таблицам или только по запросам БД. Объединение в запросе полей из таблицы и запроса не допускается.

Рисунок 3.2 Выбор полей для запроса.

Затем нужно нажать клавишу Далее (для заполнения других окон Мастера) или Готово - появится таблица запроса с выбранными полями данных.

Перекрестный запрос имеет вид таблицы, в которой выводится до трёх полей (столбцов) исходной таблицы, ячейки одного из оставшихся преобразуются в новые столбцы, а на их пересечении выводится одно из указанных пользователем значений –Минимум, Максимум, Первый, Последний, Число. Например, запрос на рис. 3.4 является перекрёстным запросом таблицы 1 на рис. 3.3, в котором величины расстояний стали названиями столбцов:

Вариант Повторяющиеся записисоздаёт запрос на поиск повторяющихся записей (строк) в одной таблице или запросе, для таблицы на рис. 3.3 при заданных полях Расстояние и Стоимость проезда он имеет вид (рис.3.5)

MS Access позволяет создать такой запрос только для одной таблицы или запроса (не для нескольких таблиц БД), причём в нём нужно задавать только те поля, в которых есть полное одновременное совпадение данных из записей (например, поле Транспорт в этот запрос включать нельзя). Дополнительно, для распознавания, можно включить неповторяющееся поле (Город).

Рисунок 3.3 Таблица 1 для создания перекрёстного запроса

Рисунок 3.4 Перекрёстный запрос табл. 1

Рисунок 3.5 Запрос на выборку повторяющихся записей

Записи без подчиненных – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в сравниваемой таблице. Такой запрос используется для много табличных баз данных.

Рисунок 3.6 Основная таблица 1

Запрос без подчинённых на сравнение таблиц рис. 3.3 и рис. 3.6 выведет на экран несовпадающую строку (рис. 3.7):

Рисунок 3.7 Запрос без подчинённых

Эти запросы являются основой для создания более сложных запросов, для которых применяется режим Конструктора.