Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

простой;

по условию;

параметрические;

итоговые;

с вычисляемыми полями.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

· поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе;

· имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле;

· сортировка – указывает тип сортировки;

· вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране;

· условия отбора - задаются критерии поиска;

· или – задаются дополнительные критерии отбора.

В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query (рис.4.14):

· выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей;

· переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов;

Рис. 4.14. Запрос на выборку

· задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию;

· в строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле;

· в строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести - "отл/A", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A;

· после завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных (рис. 4.15).

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Рис. 4.15 Окно завершения формирования запроса

4.10. Проектирование форм и работа с ними

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

· ввода и просмотра информации базы данных;

· изменения данных;

· печати;

· создания сообщений.

Способы создания форм (рис. 4.16):

· конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

· мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);

· автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

· автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

· автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

· автоформа: сводная таблица;

· автоформа: сводная диаграмма;

· диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);

· сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).

Алгоритм создания форм следующий:

· Открыть окно БД;

· В окне БД выбрать вкладку Формы;

· Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД;

· В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных;

· Щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 4.16 Способы создания форм