Контроль за реализацией изменений

Методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учёт и сопровождение каждого отдельного изменения (от момента появления потребности в нем до его полной реализации).

Кто-либо из участников проекта – заказчик, команда проекта или третья сторона – может инициировать запросы на изменения, которые должны быть задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями.

В общем виде методика контроля за изменениями должна проходить пять основных стадий:

1) описание – на начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается;

2) оценка – предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Результаты анализа документируются и обсуждаются;

3) одобрение – рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Принятые решения документируются;

4) реализация – изменение вносится в план проекта и реализуется;

5) подтверждение исполнения – контролируется корректное и полное выполнение работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Каждая стадия прохождения изменения предусматривает распределение ролей среди участников проекта. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Таким образом, в идеальном случае контроль за изменениями представляет собой комплексную технологию управления изменением проекта с соответствующей документацией и распределением обязанностей.

Рассмотренные современные методы и средства управления проектами помогают в успешном осуществлении программ и проектов в условиях рыночной экономики.

В то же время проекты, по определению, уникальны – они организуются для достижения своей специфической цели, поэтому существуют некоторые общие принципы, на основании которых строится управление успешными проектами. Их называют «золотыми правилами» управления проектами.

1. Правильный старт – при запуске проекта важно установить порядок ведения проекта и те рамки, в которых проект будет осуществляться.

2. Работа с заказчиком – требует достижения соглашения с заказчиком об области работы и взятых обязательствах. Для этого надо знать цели, мотивы и направления деятельности всех вовлечённых в проект сторон, использовать такие организационные формы, как наблюдательный совет или комитет по управлению.

3. Определение области применения проекта – надо понять, каким образом область, в которой работает исполнитель, связана с бизнес-целями заказчика и какие основные выгоды получит заказчик при их реализации.

4. План – не следует составлять план того, что неизвестно. Лучше планировать на короткий срок, подробно описав циклы «план–выполнение–результат». Должен быть микроплан на текущий этап, затем микроплан на будущие этапы, включающий ключевые показатели выполнения.

5. Управление рисками – необходимо определять основные риски, контролировать и анализировать их воздействие на каждой стадии проекта, разрабатывать стратегии и планы их содержания.

6. Подбор команды – при подборе людей следует учитывать их профессиональные качества, умение быстро адаптироваться, умение работать в команде.

7. Поддержка командного духа – никогда не существует отдельного «я» в проекте – всегда есть «мы» как в случае успеха, так и в случае неудачи, поэтому необходимо создавать рабочую среду, наиболее подходящую для команды, находить время для того, чтобы поблагодарить людей.

8. Искренность и уверенность в общении – необходимо договориться о стандартах и принципах общения и подготовки отчётности о состоянии проекта и придерживаться их. Следует минимизировать конфликтные ситуации.

9. Использование плана качества работ по проекту. В этом плане должны быть описаны процедуры и стандарты, которые будут использованы в проекте и на основе которых будет проводиться аудит качества. Данный документ обязательно должен быть утверждён заказчиком.

10. Подготовка документации. Любые действия как со стороны исполнителя, так и со стороны заказчика должны быть согласованы в письменном виде.

11. План завершения проекта. Планировать завершение проекта нужно заранее. Необходимо подготовить отчёт об окончании проекта, в котором должно быть отражено все хорошее, плохое и что можно было бы улучшить. Это поможет совершенствовать настоящий проект и в будущих проектах избежать ошибок.