Методы и инструменты управления проектами

Каждый проект по-своему уникален. Каждый проект имеет собственные риски. Количество рисков зависит именно от уникальности, а также от размеров и величины неопределенности, присутствующей в проекте. Опытный менеджер всегда готов к тому, что его проект будет богат историей изменений, внесенных под воздействием рисков и неопределенности. Во многом деятельность менеджера направлена на борьбу с этой самой неопределенностью. Одним из способов решения этой проблемы является формализация процессов управления и использование современного инструментария управления проектами.

Описывая инструменты, используемые менеджером проекта, необходимо понимать, что они могут применяться как в течение всего проекта, так и на определенном этапе (фазе) жизненного цикла, в процессе реализации определенных управленческих процессов. В данной лекции взята за основу модель процессов управления проектами, описанная в стандарте Института управления проектами (PMI) РМВоК Guide, которая включает:

• процессы инициации проекта

• процессы планирования проекта

• процессы организации исполнения проекта

• процессы контроля проекта

• процессы завершения проекта

Под инструментами управления мы будем понимать законченные формализованные методики, процедуры, а также шаблоны необходимых проектных документов.

5.1 Методы и инструменты планирования проекта

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по его осуществлению.

План управления проектом – это интегрированный документ, содержащий планы управления разными областями проекта, а также базовые планы (утверждённые заказчиком) по расписанию, стоимости.

Процесс разработки плана управления проектом включает в себя операции, необходимые для формирования, координации всех вспомогательных планов и их интеграции в единый план управления проектом. В процессе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: состав работ, продолжительность их выполнения, потребность в финансовых, материальных и трудовых ресурсах, объёмах работ и сроках привлечения различных организаций.

Примерное содержания плана приведено в табл. 5.1.

Т а б л и ц а 5.1

Планы формируются на всех этапах реализации проекта: при разработке его концепции, выборе стратегических решений по выполнению проекта и разработке отдельных его частей и этапов, включая составление контрактов, и заканчиваются при завершении проекта.

На концептуальном уровнеопределяются цели и задачи проекта, рассматриваются возможные варианты организации производства и действий по достижению поставленных целей, оцениваются положительные и отрицательные стороны каждого варианта, устанавливаются ориентировочные направления реализации проекта с укрупненной структурой работ, определяются основные узловые моменты создания (контроля) проекта, проводится оценка стоимости необходимых ресурсов и их объёмов. Обычно принято такой план называть бизнес-планом (рис. 5.1).

Основное назначение стратегического планасостоит в том, чтобы показать, как промежуточные этапы выполнения проекта выстраиваются в направлении к конечной цели, т.е. стратегический план обеспечивает общее видение проекта и обычно устанавливает:

1) целевые этапы и основные моменты контроля (вехи), характеризующиеся сроками ввода объектов и объёмами выпуска продукции;

2) сроки завершения комплексов работ;

3) организации-исполнители и порядок их кооперации и взаимодействия;

4) поэтапные потребности в материальных, трудовых и финансовых ресурсах.

Текущий плануточняет потребности в ресурсах, сроки выполнения работ отдельными исполнителями, взаимодействие между ними.

Оперативный планеще больше детализирует задания исполнителям на небольшие отрезки времени: месяц, декаду (неделю), сутки.

5.1.1 Управление содержанием (составом работ)

Содержание (состав работ) – это подробное описание проекта и продукта, которое становится возможным на этапе планирования.

Управление содержанием предполагает:

• постоянную проверку выполнения всей работы;

• отклонение всей дополнительной работы, не касающейся проекта;

• недопущение переработки.

Процесс управления содержанием включает:

– сбор требований – процесс определения и документирования требований участников проекта, т.е. ограничений и допущений, определённых на этапе инициации проекта, а также потребностей, пожеланий и ожиданий участников проекта, на основании которых вводятся дополнительные ограничения и допущения;

– создание иерархической структуры работ, представляющей собой согласованную с результатами проекта иерархическую декомпозицию работ, которые команда проекта должна выполнить для достижения целей проекта и создания оговорённых результатов проекта.

– подтверждение содержания. Это процесс формального принятия результатов проекта, определяющих их полную готовность.

Основная цель процесса управления содержанием – прием результатов и работ проекта участниками проекта в соответствии с утвержденным содержанием проекта;

– контроль содержания, в результате которого устанавливаются вносимые изменения.

В этот процесс входят также действия, направленные на отслеживание всех изменений содержания, которые оформляются строго в соответствии с процедурой управления изменениями. Все изменения должны быть отражены во всех взаимосвязанных документах. Здесь же анализируются причины, вызвавшие изменения.