Работа с Microsoft Word

MS Word – это многофункциональный текстовый процессор (рис. 3). Его возможности включают:

1) создание нового документа с помощью специальных шаблонов (в частности, шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);

2) одновременное открытие и работу с большим количеством документов;

3)

Полосы прокрутки

Строка меню

Ленты инструментов

Строка состояния

Линейки и бегунки

Курсор

Рабочая область

Рис. 3. Окно Microsoft Word (версия MS Office 2007)

Кнопка «Office»

автоматическую проверку орфографии, грамматики и стилистики при вводе документа;

4) автоматическую коррекцию наиболее часто повторяющихся ошибок;

5) расширенное форматирование документа;

6) использование стилей для быстрого форматирования документа;

7) автоматизацию ввода повторяющихся и стандартных элементов текста;

8) удобные механизмы работы со ссылками, сносками, колонтитулами;

9) включение в текст элементов, созданных в других программах
Microsoft Office, – графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т. д.;

10) подготовку простых таблиц и гипертекстовых документов Интернета;

11) работу с математическими формулами;

12) автоматическое создание указателей и оглавления документа;

13) отправку готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте;

14) встроенный мастер подсказок и объемную систему помощи.

Каждый документ MS Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Над полем документа, отображаемого в MS Word, находится линейка, на которой расположены бегунки. С их помощью устанавливается ширина текста и величина абзацного отступа. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы, а верхний бегунок – за абзацный отступ.

Границы полей, обозначаемые серыми участками линейки, устанавливаются сразу для всего раздела – части документа, содержащей заданные параметры страницы.

На верхней линейке также отображаются позиции табуляции, устанавливаемые для размещения и выравнивания текста на странице. В MS Word существует семь видов позиций табуляции: по левому краю, по центру, по правому краю, по разделителю, с чертой, отступ первой строки и выступ. Тип табуляции выбирается последовательно щелчком мыши по знаку табуляции на линейке.

Управление MS Word (версия 2007) осуществляется с помощью лент и кнопки «Офис», расположенных вверху окна.

Кнопка «Офис». Содержит команды для выполнения основных операций с уже готовым документом: создание нового документа, открытие (с возможностью предварительного поиска) или закрытие уже существующего (с возможностью сохранения в различных форматах), команду предварительного просмотра документа перед печатью. Пункт «Печать» отправляет созданный документ на принтер. Послать его по электронной почте или по факсу возможно с помощью пункта «Отправить». Возможно также заполнить карточку свойств готового документа. Как правило, внизу выпадающего меню «Файл» находится список документов, с которыми работали в последнее время.

Заголовки лент следующие:

«Главная»содержит кнопки оформления документа: настройки шрифта, абзаца, стилей документа и кнопки работы с буфером обмена. В процессе работы есть возможность отменить или повторить последние выполненные вами операции. Word способен запоминать, повторять и отменять практически все действия, производимые в процессе создания документа; меню поиска нужного слова или словосочетания в тексте и мощный инструмент замены слов, словосочетаний и параметров текста.

«Вставка». С помощью этой ленты возможно добавить в документ новые элементы: автотекст, примечания, сноски и оглавление, включить автоматическую нумерацию страниц, вставить гиперссылку. Здесь можно установить колонтитулы и нумерацию страниц.

Кроме того, это меню позволяет добавить в документ любой объект нетекстового формата, картинку, таблицу и т. д., созданный в другом приложении Windows. С помощью элемента «Фигуры» возможно добавлять автофигуры.

На ленте есть значок «Таблица». Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Можно вставить уже готовую таблицу, созданную в Microsoft Excel, можно нарисовать в документе новую, пользуясь стандартными средствами Word. Здесь же возможно установить параметры сортировки строк в таблице (и просто в любом текстовом фрагменте).

При выполнении вычислений в таблицах ссылки на ячейки имеют вид A1, A2, B1, B2 и т. д., где буква указывает на столбец, а номер представляет строку. Для ввода формул используется контекстное меню «Примеры формул»:=average(a1:c2) (среднее значение для диапазона ячеек), =average(a1;a3;c2) (среднее значение по отдельным ячейкам).

«Разметка страниц»служит для оформления страниц: поля, размеры листа, отступы интервалы, также можно выбрать уже готовые темы оформления документа с помощью кнопки «Темы».

«Ссылки»служит для вставки в документ ссылок, сносок, оглавления.

«Рассылки»служит для отправки документа по электронной почте.

«Рецензирование»позволяет проводить профессиональную работу по рецензированию (редактированию) документа – отмечать исправления, создавать примечания и др.

«Вид». Позволяет изменить практически любой параметр внешнего вида документа и всего окна Microsoft Word в целом: изменить масштаб отображения окна и т. д. Здесь же можно выбрать колонтитулы. Режим«Структура» отображает список заголовков документа при условии, что те выделены с помощью специальных стилей, и позволяет осуществлять навигацию по документу. Там же есть режим«чтения», предназначенный для удобного просмотра документа.

Место формулы

а

б Рис. 4. Редакторы формул: а – MS Equation 3.0, б – встроенный в MS Word 2007

«Настройки». На этой ленте располагаются ссылки для управления доступом к приложениям сторонних фирм, таким, например, как программа Fine Reader,служащая для сканирования и распознавания текста с бумажного носителя.

При наборе формул можно воспользоваться редактором формул, входящим в состав MS Office. Вставить формулу можно командой «Вставка/Формула» (в MS Word предыдущих версий «Вставка/Объект/MS Equation 3.0»). Вид редактора представлен на рис. 4.

Редактор MS Equation 3.0 является упрощенным редактором формул TeX и позволяет вводить произвольные формулы. Для удобства панель редактора разбита на две части: отображение символов (верхний ряд) и шаблоны (нижний ряд).

Встроенный в MS Word 2007 редактор позволяет выполнить отображение математических символов разделенных на 12 групп, подписанных под условными обозначениями формул, а также рядом готовых формул.

Все шаблоны формул имеют всплывающие подсказки, облегчающие ввод формул.