Условия автоматизации управления образованием средствами ИКТ

Проблему автоматизации управления в учебном заведении можно рассматривать на нескольких уровнях:

– на частном уровне речь идет об автоматизации управления только в одном, отдельно взятом учебном заведении, при которой не предполагается организация информационного обмена между учебным заведением и вышестоящими структурами;

– на общем уровне речь идет об автоматизации управления в нескольких учебных заведениях отдельного региона, при которой предполагается организация частичного информационного обмена между этими заведениями и региональными органами управления;

– на общесистемном уровне речь идёт о поэтапной автоматизации всех учебных заведений отдельного региона, в таком случае предполагается организация полного информационного обмена между этими заведениями и региональными органами управления на основании единых информационных стандартов.

Если ставится задача автоматизации управления образованием района, города, области, то начинать ее в каждом отдельно взятом учреждении образования необходимо на общесистемном уровне. В таком случае должны быть выполнены следующие условия:

– обеспечено информационное единство базы данных в учебном заведении, при котором информация хранится в одном месте и доступна для обработки всем программам;

– информационная модель базы данных может быть изменена или дополнена силами пользователей, без привлечения к решению этой проблемы разработчиков;

– обеспечена информационная доступность, при которой можно получить любые выборки информации.

То есть речь идет о том, что на общесистемном уровне информационные потоки для всех образовательных структур должны быть унифицированы. Причем обязательно должна быть возможность адаптировать их к изменяющимся требованиям. Учебное заведение, решающее проблемы автоматизации на частном уровне, должно быть готово к переходу на общесистемный уровень. Поэтому использование программ автоматизации, которые не обеспечивают эти уровни, в дальнейшем может привести к материальным и временным потерям.

Необходимо отметить, что перед любой автоматизированной системой управления стоит несколько важных задач, которые должны учитывать разработчики систем, даже если они ориентируются на частный уровень решения проблемы автоматизации управления в учебном заведении:

– экономичность ввода данных (данные вводятся только один раз в одной из программ, а затем становятся доступными для остальных программ);

– эффективность информационных выборок (при отборе информации можно использовать самые разнообразные параметры);

– цельное и полное отображение информации (в одном месте можно получить практически полную информацию об объекте, даже если она относится к разным программам).

Если автоматизация осуществляется при условиях, когда не все учебные заведения региона имеют унифицированные информационные базы данных, то связь с органом управления образованием осуществляется через систему отчетности. В случае, когда автоматизация осуществляется на системном уровне, т. е. все учебные заведения региона имеют унифицированные информационные базы данных, связь может быть основана на передаче в орган управления образованием первичных данных из учебных заведений и их регулярном обновлении. Таким образом, руководители и сотрудники органа управления работают непосредственно с данными учебных заведений, извлекая из них ту информацию, которая необходима в данный момент. В таком варианте орган управления образованием получает следующие преимущества:

– можно внедрять в данный орган управления специализированные автоматизированные рабочие места с простым и понятным интерфейсом;

– работники органа управления образованием освобождаются от необходимости собирать отчеты и обрабатывать их для получения сводных данных по всем школам и не нагружаются работой по подготовке отчетных форм и рассылке их в подчиненные школы;

– повышается точность и достоверность сводной информации;

– сокращается время, необходимое для её получения.

В то же время работники учебного заведения не нагружаются дополнительной работой но подготовке отчётов.

Занимаясь информатизацией отдельно взятого учебного заведения, необходимо решать вопросы создания информационной среды самого учебного заведения и перманентного его вхождения в современную инфраструктуру района (города), региона.