Оценка эффективности заключаемых сделок.

Наиболее точно эффективность взаимоотношений торговой организации с поставщиками может быть оценена путем расчета и анализа эффективности заключаемых коммерческих сделок. Для оценки эффективности заключаемых коммерческих сделок могут быть применены показатели эффективности затрат, оборота по закупке и оборота по реализации (см. табл. 5.2). При этом предпочтение следует отдавать рентабельности затрат, т.к. предприятие на этапе заключения сделки, как правило, располагает более точными сведениями о затратах, чем о возможном объеме продажи.

За результат сделки принимается реальная чистая прибыль, представляющая собой разницу между максимально возможным (номинальным) ее размером при сложившихся условиях рынка и утраченным доходом:

ЧПр = ЧП - УД , (5.1)

где ЧПр - реальная чистая прибыль по сделке;

ЧП – номинальная чистая прибыль по сделке;

УД - утраченный доход по сделке.

Утраченный доход возникает из-за отвлечения собственных оборотных средств и получаемого кредита в процессе нерационального платежного оборота, превышения прогнозируемого периода реализации закупленных товаров, нарушения условий сделки и ряда других причин. Он рассчитывается:

УД = СОС * (ДП + ТИ) + (КР * КП) / 100 * п, (5.2)

где СОС – собственные оборотные средства, для финансирования сделки (можно определить как необходимые средства для закупки * долю СОС);

ДП – среднемесячная ставка банковского депозита;

ТИ – среднемесячный темп инфляции;

КР – сумма кредита, используемого по сделке;

КП – месячная банковская ставка по кредиту;

п – период времени между закупкой и реализацией в месяцах.

Торговой организации следует уделить внимание управлению как результатами сделки, так и затратами по ней. Структура затрат может меняться в зависимости от источников поступления товаров, но основу их составляют материальные затраты, расходы на оплату труда и обязательные платежи:

ТР = МЗ + ФОТ + ОП , (5.3)

где ТР – текущие расходы по сделке

МЗ - материальные и приравненные к ним затраты по сделке;

ФОТ- расходы на оплату труда;

ОП - обязательные платежи, (налоги, пошлины) по сделке.

Подавляющую часть материальных затрат составляют расходы на транспортировку товара и обслуживание кредита. В значительной степени они закладываются условиями заключения сделок, поэтому им должно уделяться особое внимание. Размер обязательных платежей определяется существующим в Республике Беларусь законодательством и относится к факторам, не зависящим от организации. Поэтому его деятельность должна быть сведена к тому, чтобы путем точной калькуляции, изыскания возможностей альтернативной закупки попытаться снизить негативное влияние их величины на эффект деятельности.

Расчет эффективности сделки следует проводить, прежде всего, по тем из них, где имеется несколько вариантов закупки. Например, в организацию Х поступили 3 коммерческих предложения по закупке чая от посреднических структур:

- ООО «Триумфальная арка» - 5 тыс. пачек по цене 4600 руб. за пачку на условиях самовывоза со склада продавца в другом городе при оплате 50% стоимости в течение 7 дней, остаток – в течение 14 дней с даты подписания договора;

- ООО «Вигро» - 4 тыс. пачек по цене 6050 руб., доставка за счет продавца, срок оплаты не позднее 5 дней по факту поставки;

- ЗАО «Масис» - 4 тыс. пачек по цене 5800 руб. на условиях самовывоза со склада в этом же городе с оплатой в течение 10 дней по факту поставки.

Результат расчетов эффективности возможных сделок приведен в таблице 6.5. Как видно из расчетов, сделка с ООО «Триумфальная арка» является наиболее эффективной по всем показателям и обеспечивается за счет низкой закупочной цены, выгодных условий оплаты даже при высокой стоимости доставки. Остальные сделки менее выгодны и могут рассматриваться как резерв.

Оценка эффективности взаимоотношений торговой организации с поставщиками товаров является основой для дальнейшего формирования и планирования товарного обеспечения.

Таблица 5.5. Расчет сравнительной эффективности сделок торговой организации Х

5.3. Формирование и планирование товарного обеспечения

Важнейшим условием выполнения плана реализации товаров и формирования необходимого размера товарных запасов является обеспечение поступления товаров в тор­говую организацию. Основной цельюпланирования поступ­ления товаров и организации закупки товаров в соответствии с этим планом является обеспечение ритмичной поставки товаров на в необходимых объемах и ассортименте. Процесс планирования поступления товаров в торговой организации включает следующие основные этапы:

1. Анализ поступле­ния това­ров в организацию в предплановом периоде;

2. Определе­ние плано­вого объе­ма и струк­туры пос­тупления товаров;

3. Опреде­ление планового объема и источни­ков закуп­ки необ­ходимых товаров;

4. Обеспече­ние рит­мичности и оптими­зация партий поступле­ния това­ров.

5.3.1. Анализ поступления товаров в организацию в предпла­новом периоде. Анализ проводится в тесной увязке с показателями анализа реализации товаров и товарных за­пасов. Для увязки этих показателей анализ поступления товаров осуществляется в ценах реализации. В процессе проведения анализа изучаются:

а) динамика общего объема и товарной структуры поступ­ления товаров. В процессе анализа устанавливаются темпы изменения объема поступления товаров в предплановом периоде в целом по организации и в разрезе отдельных товарных групп в сопоставимых ценах;

б) обеспеченность предусмотренных объемов реализации и размеров прироста товарных запасов необходимым объемом поступления товаров. Снижение объемов реализации товаров, предусмотренных в предплановом периоде, при одновременном сокращении размеров товарных запасов свидетельствует, как правило, о недостаточности объемов поступления товаров в организацию;

в) состав источников поступления товаров в организацию. В процессе проведения этого анализа устанавливается удельный вес поступления товаров от непосредственных производителей, оптовых торговых организаций, торговых посредников и т.п. Кроме того, определяется удельный вес поставки товаров от местных и иногородних поставщиков, из-за пределов страны;

г) соответствие объемов фактического поступления то­варов объемам, предусмотренным заключенными контрак­тами. Для проведения такого анализа используется показатель "коэффициент поставки" (см. табл. 5.2). Он рассчитывается по торговой организации в целом, в разрезе групп товаров, а также в разрезе отдельных поставщиков. При значениях коэффициента ниже единицы выясняют причины невыполнения обяза­тельств (отказ торговой организации от части товаров; форс-мажорные обстоятельства; иные причины);

д) ритмичность и равномерность поступления товаров по отдельным периодам (месяцам, декадам, неделям). Такой анализ про­водится в сопоставимых ценах в целом по организации и в разрезе отдельных товарных групп. Для анализа используются коэффициент ритмичности поставки, а также показатели среднеквадратического отклонения и коэффициента вариа­ции (алгоритмы их расчета рассмотрены в предыдущих темах). В процессе анализа показатели равномерности поступления товаров сопоставляются с показателями равномерности их реализа­ции по отдельным периодам;

е) частота поставки товаров в организацию. Этот пока­затель оказывает существенное влияние на устой­чивость ассортимента товаров, формирование размера товарных запасов, объем затрат торговых организаций по транспортированию и хранению товаров. Такой анализ следует проводить в разрезе групп (а в необходимых случаях и подгрупп) товаров.

Результаты расчетов по методике анализа поступления товаров в торговую организацию приведен в таблицах 6.6, 6.7, 6.8. Как видно, поступление товаров в организацию в отчетном периоде выросло по сравнению с прошлым на 16,5 %. При этом поступление превышало реализацию товаров в среднем на 3,2 %, а товарные ресурсы на 5,5 %. Такая ситуация характерна для всех товарных групп. Ритмичность поступления значительно ниже ритмичности реализации товаров, что связано с направлением деятельности организации (оптовая база) и необходимостью создания сезонных запасов товаров. Среди источников поступления наибольший удельный вес (84,7 %) занимают прямые поставки от производителей внутри республики и отечественных посредников (12,5 %). Прямые поставки от производителей из-за рубежа незначительны (2,8 %), и их доля в отчетном периоде несколько уменьшилась. В целом структура поставок изменилась незначительно в сторону увеличения доли посредников (на 0,9 %).

Таблица 5.6. Источники поступления товаров в торговую организацию, млн. руб.

Таблица 5.7. Информация об объемах и ассортиментной структуре поступления и реализации товаров торговой организации за отчетный период

Таблица 5.8. Ритмичность поступления товаров в торговую организацию, %

Результаты проведенного анализа используются в процессе всех последующих этапов планирования поступ­ления и закупки товаров.

5.3.2. Определение планового объема и структуры поступления товаров в организацию.Потребность торговой организации в товарах складывается из следующих показателей:

- необходимый объем продаж товаров населению (Тр);

- предполагаемый объем реализации товаров организациям и учреждениям социальной сферы (Тс);

- прирост или снижение товарных запасов в сравнении с установленными нормативами (∆ТЗ);

- потери от уценки товаров (Уц);

- потери в пределах норм естественной убыли (Еуб);

- страховой запас на случай изменения покупательского спроса (Сп).

Исходным моментом процесса формирования товарного обеспечения является определение потребности в товарах. Основными ориентирами при этом являются: рост потребности в товарах, как по общему объему, так и в ассортименте; прогнозируемый рост товарооборота и прибыли и изменение величины товарных запасов.

Основу проведения плановых расчетов составляют ранее обоснованные планы реали­зации товаров и формирования товарных запасов. Объемы необходимого поступления товаров рассчитываются в раз­резе отдельных товарных групп и по организации в целом. План поступления товаров определяют по формуле:

П = Р + Зк — Зн + В или П = Р ± Δ3 + В ,

где П — плановый объем поступления товаров в розничных ценах;

Р — плановый объем реализации товаров;

Зн — фактическая сумма товарных запасов на начало планового периода;

Зк — расчетная сумма товарных запасов на конец планового периода;

Δ 3 — предусматриваемое изменение (прирост, сни­жение) суммы товарных запасов в плановом периоде;

В — ожидаемое выбытие товаров в связи с естествен­ной убылью и по прочим причинам (уценка, сезон­ная распродажа и т.п.).

Пример. По торговой организации на следующий год спрогнозированы показатели: объем реализации 16870 млн. руб., запасы товаров на конец года 1602 млн. руб., выбытие товаров в связи порчей, уценкой в пределах норм по опыту прошлых лет составляет 0,8% от реализации, возможное увеличение спроса 1,5 % от прогнозируемой суммы реализации. Фактические товарные запасы на начало периода составили 1292 млн. руб. План поступления товаров равен: 16870 + 1602 – 1292 + (16870 * 0,8 / 100) + (16870 * 1,5 / 100) = 17568 млн. руб.

5.3.3. Определение планового объема и источников закупки необходимых товаров.Плановый объем закупки товаров определяется исходя из планового объема поступления товаров в организацию. При этом следует учесть, что объем поступления товаров рассчитывается в розничных ценах, в то время как объем закупки товаров — в ценах их закупки (разница между этими показателями составляет сумму торговых надбавок или доход от реализации товаров). Кроме того, следует учесть, что прирост товарных запасов, предусмотренный в плановом периоде, также обеспечивается закупкой товаров в закупочных ценах. С учетом этих особенностей плановый объем закупки товаров торговой организацией определяется по фор­муле:

ОЗ = П — Др — Нтз ,

где ОЗ — объем закупки товаров торговой организацией в плановом периоде (в закупочных ценах);

П — плановый объем поступления товаров (в розничных ценах);

Др — планируемая сумма дохода от реали­зации товаров (сумма торговых надбавок);

Нтз — сумма торговых надбавок на предусматривае­мый объем прироста товарных запасов.

Методы определения плановой суммы дохода от реализации товаров рассматриваются в соответствую­щем разделе. Сумма торговых надбавок на предусматрива­емый объем прироста товарных запасов определяется исходя из среднего уровня этих надбавок и планируемой суммы прироста товарных запасов.

Например, в торговой организации план поступления товаров составляет 17568 млн. руб., а средний размер торговой надбавки 18 %, сумма дохода от реализации спрогнозирована в размере 2546 млн. руб., сумма торговых надбавок на прирост товарных запасов 55,8 млн. руб. ((1602-1292) * 18 / 100). Исходя из этого, объем закупки составит 17568 - 2546 – 55,8 = 14966,2 млн. руб.

Расчеты планового объема закупки товаров осуществля­ются в разрезе отдельных товарных групп и по организации в целом. После расчета суммы закупки следует определить основные источники закупки товаров. В силу изменчивости конъюнктуры рынка обеспечить заранее весь объем закупки товаров на плановый период в большинстве слу­чаев невозможно. Поэтому на данной стадии планирования определяются лишь основные источники закупки товаров с учетом сложившихся хозяйственных связей и необходимости обеспечения повышения эффективности коммерческих сделок. При этом следует использовать рассмотренные ранее методы оценки эффективности взаимодействия торговой организации с поставщиками товаров.

5.3.4. Обеспечение ритмичности и оптимизация партий поступ­ления товаров в организацию.Формирование необходимой ритмичности поступления товаров в торговую организацию представляет собой оптимизационную задачу, решаемую с учетом обеспечения устойчивости ассортимента то­варов, запланированных размеров товарных запасов и минимизации текущих затрат на этот процесс. Эта задача решается путем определения оптимального размера партий поступления (поставки) товаров в организацию. В исследованиях по данной проблеме принято определять оптимальный размер партии поставки по формуле управления запасами, наиболее известной как «формула Уилсона»:

Qопт = ,

где Qопт – оптимальный размер партии поставки;

Сзав – расходы по завозу одной партии товаров;

Q – объем поставки товаров по договору;

Схр – годовые расходы по хранению единицы запаса товара.

По данной формуле обеспечивается минимум совокупных затрат по завозу и хранению товаров. Исходя из этого могут быть рассчитаны остальные оптимальные показатели системы товароснабжения (оптимальное число поставок и оптимальный интервал, формулы в табл. 6.2).

Например, на основе изучения деятельности организации и учета потоварно-групповых расходов выявлено, что расходы по завозу одной партии товара в организацию составляют 2200 тыс. руб., а годовые расходы по хранению 1 млн. руб. товарных запасов 422 тыс. руб. Объем поставки товаров по заключенным договорам составляет 16200 млн. руб. Тогда оптимальный размер партии поставки составит 411 млн. руб., оптимальное число поставок 39 (16200 / 411), а оптимальный интервал 9,2 дня (360 / 39).

Чем выше размер партии поставки, тем ниже относи­тельный размер расходов торговой организации по размещению заказа, доставке товаров и их приемке. Однако, высокий размер партии поставки определяет высокий средний раз­мер товарных запасов — так, если поставлять товар один раз в два месяца, то средний размер его запаса составит 30 дней, а если размер партии поставки товара сократить вдвое и осуществлять ее один раз в месяц, то средний размер его запаса составит 15 дней. В последнем случае снизится размер расходов торговой организации по хра­нению товаров.

Однако необходимо отметить, что использование приведенной модели в практической деятельности торговых организаций ограничено, так как прежде всего необходимо получить информацию о затратах по хранению и завозу товаров, что требует обработки больших массивов упорядоченной информации, которую не всегда можно получить в разрезе отдельных видов и наименований товаров.

В крупных торговых организациях при наличии больших объемов реализации отдельных групп товаров, особенно в случае их поставок от одного поставщика, оптимизация поставок может быть произведена на основе расчета точки заказа. Точка заказа характеризует такой размер товарного запаса в организации, снижение которого может привести к нарушению деятельности и требует пополнения. Например, в магазине на основе анализа товарооборачиваемости установлен предельный запас сахара в размере 4,5 млн. руб. при среднедневной реализации 0,3 млн. руб. Минимальный (пороговый) запас по данной группе составляет 3,2 млн. руб., а средний запас – 4 млн. руб. Периодичность пополнения запасов в соответствии с договором поставки, заключенным с ООО «Белбакалея» установлена 10 дней путем кольцевого завоза. Изменение периодичности нерационально, т.к. приведет к удорожанию поставки. При этих данных первая заявка на поставку сахара оформляется через 3 дня ((4 – 3,2) / 0,3), когда остаток сахара равен пороговому значению (4 – 3 * 0,3). Размер заказа составит (4,5 – 3,2) + 0,3 * 10 = 4,3 млн. руб. Этот заказ должен быть реализован через 10 дней. В момент поставки в магазине образуется запас сахара в объеме 4 – 0,3 * (3 + 10) + 4,3 = 4,5 млн. руб., достаточный для бесперебойной реализации в дальнейшем.

Таким образом, формирование и планирование товарного обеспечения организации основано на анализе условий, результатов поступления товаров и направлено на повышение эффективности взаимодействия торговых организаций с поставщиками товаров.