Форматы сохранения документа

Сохранение в одном из многообразных существующих форматов является завершающей стадией основной работы по подготовке текстового документа.

Рис. 8.3.2. Выбор формата сохранения документа

Это обязательный и весьма ответственный шаг несмотря на всю его кажущуюся тривиальность. Во-первых, потому что, видимо, бессмысленно выполнять какую-либо работу, не позаботившись о сохранности результата. Во-вторых, потому что выбор формата сохраняемого документа зависит от того, где и как мы собираемся дальше с ним работать. На самом деле, наибольшие проблемы возникают при открытии документа, особенно на другой платформе: вдруг оказывается, что пропало все форматирование, исчезли рисунки, текст не читаем и т. д. Для того чтобы максимально обезопасить себя от возможных неурядиц следует сохранять документ в наиболее подходящем формате. Здесь все не так просто и очевидно, поскольку, во-первых, может возникнуть необходимость работы с ним в других приложениях, не в тех, которые предполагались изначально. Во-вторых, разными текстовыми процессорами поддерживаются разные форматы, и не всегда они совместимы. В таких случаях необходимы конвертеры из одного формата в другой. При завершении работы с документом Word предлагает разные расширения для его сохранения (рис. 8.3.2).

Основные особенности наиболее употребляемых форматов.

ASCII

Самый заслуженный и давно существующий формат – ASCII (American Standard Code for Information Interchange – американский стандартный код для обмена информацией).

Код ASCII стал общим знаменателем для компьютеров, которые ранее не имели друг с другом ничего общего. Всем буквам, цифрам, знакам препинания и другим символам (управляющим кодам) были поставлены в соответствие стандартные числовые значения. К примеру, заглавная буква "А" обозначалась числом 65.

RTF

RTF (Rich Text Format) – формат обмена документов между текстовыми процессорами. Он был разработан Microsoft в 1986 году и с тех пор существует, в определенном смысле, параллельно остальным. Главное его достоинство в том, его внутренняя организация предусматривает передачу всех элементов форматирования: размера и параметров шрифта, параметров абзацев и т. д. Он описан документально, довольно просто и строго организован и хорошо распознаваем практически всеми офисными приложениями.

DOC

Формат DOC является внутренним форматом MS Word. Необходимо учитывать, что MS Word 2000 и MS Word 97 полностью совместимы по формату, но более ранние версии – нет, поэтому при сохранении документа, даже если мы собираемся в дальнейшем работать с ним исключительно в MS Word, нужно обратить особое внимание на его версию. При сохранении документа в текстовом процессоре MS Word предлагает по умолчанию именно формат DOC. Как правило, имеет смысл принять это предложение, если, конечно, нет каких-либо особенных идей относительно дальнейшей публикации либо переноса файла в другие приложения. Более подробно о сохранении документа в MS Word мы поговорим в соответствующем разделе.

HTML

Формат HTML (Hypertext Markup Language) – универсальный язык разметки гипертекста, применяемый в Интернете для разработки Web-страниц. Для Word 2000 формат HTML также является внутренним, равноправным с форматом DOC.

Публикация

Создав и сохранив документ, мы оказываемся перед проблемой его публикации. Публикация документа является, в определенном смысле, его визитной карточкой. Это представление документа в его окончательном, готовом виде. В зависимости от типа представления документа условно выделим два вида публикации:

– печать документа;

– электронная публикация.

Печать документа – это создание его твердой копии на бумаге или прозрачных пленках.

Печать осуществляется посредством принтеров, которые являются внешними устройствами для компьютера и подключаются к нему через один из существующих на данный момент интерфейсов либо подсоединяются непосредственно в сеть, являясь самостоятельной единицей в ней.

Электронная публикация. Будем понимать под электронной публикацией окончательное представление документа в электронном виде с возможностью переноса ею в том же виде другим пользователям и чтения с экрана вне зависимости от способа переноса. Мы можем отправить созданный документ другому пользователю или заказчику разными способами:

– по электронной почте;

– выложить его в Интернет как Web-страницу;

– на сменных носителях, например на дискете.