Учетные задачи на малом предприятии

Работникам бухгалтерских служб предприятий всех видов собственности приходится иметь дело с огромным количеством первичных данных и широким набором форм бухгалтерской отчетности. Обработка этой информации вручную крайне затруднительна и требует больших затрат времени и финансовых ресурсов. Еще недавно с такими затратами приходилось мириться, но с появлением и развитием компьютерной техники и технологии программной обработки появилась возможность упорядочить процесс использования бухгалтерской информации, в десятки раз повысить его эффективность. Идея автоматизации бухгалтерского учета состоит в стремлении сократить до минимума рутинные операции на всех этапах бухгалтерской работы – от ведения журнала операций до составления отчетного бухгалтерского баланса. Все расчеты по определению оборотов и конечного остатка на счетах, ведению главной книги, составлению оборотной ведомости, журналов-ордеров и т.д. полностью автоматизированы, а роль бухгалтера состоит в ручном занесении начальных остатков по счетам из баланса на начало отчетного периода и составлении корреспонденций счетов (бухгалтерских проводок) в полуавтоматическом режиме (с использованием справочников схем типовых проводок), Безусловно, бухгалтер должен задать параметры расчета и бухгалтерского анализа, а также самостоятельно определить последовательность работы в зависимости от круга решаемых задач.

Повышенный спрос на программные продукты, предназначенные для решения задач автоматизации бухгалтерской деятельности, возник в России в начале 90-х годов, на первом этапе развития мелкого и среднего бизнеса, а также появления негосударственных финансовых учреждений (банки, биржи, фонды и т.д.). Наряду с развитием частного сектора экономики, интерес к бухгалтерским программам определялся и таким фактором, как постоянное изменение в условиях экономической реформы правил ведения учета и составления форм бухгалтерской и финансовой отчетности. Очевидно, что в сравнении с ручным вариантом бухгалтерии, автоматизированная система учета является более гибкой и ее можно быстро адаптировать к изменению внешних условий путем перенастройки программ. Сегодня в России практически ни одна фирма или коммерческий банк, а также большинство государственных структур не обходятся в своей деятельности без бухгалтерских пакетов.

Создатели отечественных бухгалтерских программ были поставлены в очень сложное положение: существующая в России система бухгалтерского учета в начале-середине 90-х годов резко отличалась от западноевропейской и не имела аналогов в мировой практике. Поэтому можно было опираться на опыт специалистов стран Запада только в вопросах выбора и применения инструментальных средств, а разработка алгоритмов и написание программ происходили по методу проб и ошибок. Тем не менее, к 1998 году в России существовало множество бухгалтерских программных продуктов различных фирм-производителей.

Бухгалтерский учет

Одним из первых бухгалтерских пакетов, нашедших широкое применение, является программа «Финансы без проблем» фирмы Hackers Design. Начальная версия программы, вышедшая в 1991 году, работала в MS DOS и предусматривала автоматизированный учет хозяйственных операций с составлением важнейших форм отчетности, а также некоторые элементы анализа хозяйственной деятельности. Программа оказалась простой в освоении, удобной и пользовалась популярностью у бухгалтеров малых предприятий (МП), учет хозяйственной деятельности которых связан с применением ограниченного количества бухгалтерских счетов и стандартного набора типовых проводок. Далее были выпущены ее версии, предусматривающие более полный и комплексный учет. Тем не менее, первую версию «Финансы без проблем» следует отнести к классу простых бухгалтерских программ.

Помимо указанной программы к данному классу можно отнести программу «Турбо-бухгалтер» фирмы «ДИЦ», «Бухгалтерия малого предприятия» фирмы «Инфософт», «1С: Бухгалтерия» версий 5.0, «Зарплата», «Зарплата-плюс 4.0» фирмы «1С», программы «Бухгалтер малого предприятия», «БЭМБИ», «БЭМБИ+», «БЭСТ», «Банк-клиент» фирмы «Интеллект-Сервис», «Инфо-бухгалтер» фирмы «Информатик» и др. Помимо операций ведения главной книги и составления баланса, данные программы, как правило, имеют некоторые дополнительные средства для обеспечения учета заработной платы, материалов, основных средств предусматривают возможность печати банковских документов.

Наглядным примером реализации идеи простой формы бухгалтерского учета является программный продукт «Бухгалтер малого предприятия» версии 1.3 фирмы «Интеллект-Сервис».

Для запуска программы с жесткого диска активизируется файл «smlhard.bat» и устанавливается текущая дата.

После нажатия клавиши [ENTER] осуществляется выход в основное меню программы, включающее шесть режимов: «Учет операций», «Отчеты», «Баланс», «Сервис», «Настройка», «Разное». Для перемещения по режимам основного меню используются клавиши «стрелка влево» и «стрелка вправо». Каждый режим имеет собственное меню, состоящее из пунктов подрежимов. В свою очередь, и подрежимы могут иметь собственное меню. Для вызова меню режимов и подрежимов используется клавиша [ENTER]. Обратный выход в основное меню осуществляется клавишей [ESC].

На предварительном этапе работы с программой следует установить расчетный период (режим «Настройка»), затем ввести суммы начальных остатков по счетам на начало расчетного периода (режим «Настройка» /подрежим «Формирование плана счетов» / пункт «Ввод начальных остатков»), ввести списочный состав работников предприятия и настроить параметры подоходного налога (Режим «Учет операций» / подрежим «Расчет заработной платы работников»).

Далее, пользователю необходимо занести хозяйственные операции в Книгу учета хозяйственных операций, которая является регистром синтетического и аналитического учета и служит основанием для определения наличия средств и их источников на конкретную дату и для составления бухгалтерской отчетности. Хозяйственные операции вносятся на основании первичных документов в подрежиме «Книга учета хозяйственных операций» (режим «Учет операций»). Каждая запись представляет собой проводку по двум счетам и имеет поля ввода даты операции, номера договора, номера и даты документа, кодов корреспондирующих счетов, суммы, краткого содержания операции. Для просмотра записей Книги применяют клавиши управления курсором. Отметим, что корректировка даты операции изменяет ее местоположение в таблице. При внесении операций, а также при работе в других режимах программы, можно воспользоваться помощью (клавиша [Fl]), встроенным калькулятором (клавиша [F2]) и календарем (клавиша [F3]).

При работе в подрежиме «Расчет заработной платы работников» (режим «Учет операций») пользователь имеет возможность провести начисление заработной платы работникам за расчетный период, рассчитать сумму заработной платы за расчетный период, просмотреть и вывести на печать расчетную и платежную ведомости.

Программа содержит пять справочников:

1) «Рабочий план счетов предприятия», который включает перечень счетов и субсчетов синтетического учета, поддерживаемых на предприятии. В любом месте программы, где требуется ввести код счета, осуществляется проверка на соответствие плану счетов, утвержденному в нормативных документах.

2) «Справочник схем типовых проводок», который носит вспомогательный характер и служит для стандартизации ввода проводок и облегчения процесса ввода информации по проводкам. При внесении записей в книгу учета хозяйственных операций справочник схем типовых проводок вызывается нажатием клавиши [F4].

3) Три справочника по расчету заработной платы («Классификатор видов начислений», «Классификатор видов удержаний» и «Таблица удержания подоходного налога», которая содержит ставки налогов и позволяет автоматически рассчитывать и взимать подоходный налог с годового дохода каждого работника при определении суммы заработной платы за расчетный месяц).

В целях формирования, просмотра и вывода на печать результатов расчетов применяют режим «Отчеты» с подрежимами, соответствующими определенным документам: «Оборотная ведомость по всем счетам», «Накопительная ведомость по одному счету», «Кассовая книга», «Главная книга». Важнейший режим «Баланс» предназначен для составления основных форм государственной бухгалтерской отчетности в подрежимах «Баланс предприятия (форма № 1)», «Отчет о финансовых результатах (форма № 2), «Точность расчета».

Одной из наиболее популярных бухгалтерских программ является «1С: Бухгалтерия – Проф. для Windows», которая предоставляет широкие возможности манипулирования бухгалтерскими данными. Для работы с программой пользователь должен учитывать минимальные требования к техническому обеспечению на уровне компьютера с процессором Intel 80386, имеющего 4 Мбайт ОЗУ, винчестер с 3 Мб свободного пространства.

Основными особенностями программы являются:

– ведение синтетического и аналитического учета в соответствии со спецификой предприятия;

– возможность ведения количественного и многовалютного учёта;

– полная настраиваемость;

– получение комплекса бухгалтерских документов;

– возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

После запуска программы на экране появляется окно программы.

Первый элемент окна – строка заголовка, в которой, помимо имени активной программы, находится кнопка выхода, а также кнопка сворачивания и развёртывания окна. Ниже строки заголовка расположено главное меню, включающее следующие пункты: «Операции», «Действия», «Отчётность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Обращение к каждому из пунктов меню открывает доступ к соответствующим подпунктам и далее – к вложенным меню и окнам диалога для осуществления рабочих бухгалтерских и сервисных операций. Далее, в окне можно увидеть панель инструментов с кнопками наиболее часто встречающихся команд: печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление, вызов калькулятора и т.д. Следующий элемент окна программы – рабочее поле, в которое вводятся все основные бухгалтерские документы. И, наконец, в нижней части окна расположена информационная строка, содержащая сведения о текущем состоянии программы.

Начальным этапом работы является внесение начальных остатков по счетам синтетического учёта. Пользователь выполняет команду «Операции» / «Журнал операций» и получает доступ к диалоговому окну «Журнал операций», основную часть которого занимает табличная форма, а также имеются кнопки команд для манипулирования операциями и записями («Новая проводка», «Копировать», «Удалить» и т.д.). Очевидно, что пользователь должен вводить остатки на определённую дату окончания предыдущего периода (года, квартала, месяца), который в данном случае и следует считать рабочим. Поэтому, перед началом ввода остатков необходимо выполнить команду «Отчётность» /«Расчёт итогов» и провести установку в поле «Рабочий квартал». Можно также установить рабочую дату по умолчанию в диалоговом окне, вызываемом командой «Сервис» / «Общие параметры».

Наряду с определением временных рамок расчёта, пользователь должен настроить справочники плана счетов (команда «Операции» / «Счета»), указать счета с валютным учётом, задать списки субсчетов и аналитических счетов (команда «Операции» / «Виды субконто»). Методика ввода остатков строится на использовании вспомогательного счёта с кодовым обозначением «00» — сальдо относится в виде проводки на соответствующий счет плана счетов (01, 02, 03 и т.д.) и счёт 00. Например, сальдо по активному счёту 04 «Нематериальные активы» будет записано в виде бухгалтерской проводки Д.04-К.00, а сальдо по пассивному счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» — Д.00-К.60. Если пользователь предусмотрел наличие различных субконто по счетам, представленным в проводке, то при переходе к следующему столбцу («Субконто Дебет/ Субконто Кредит») программа предложит выбрать субконто из справочника. Кроме того, в строке может указываться количественное выражение проводки, сумма в валюте и в рублях, текстовая информация о сущности проводки, а также номер проводки.

Завершив введение остатков по всем счетам, пользователь может осуществить проверку с помощью контрольных сумм формы «Оборотно-сальдовая ведомость» из пункта меню «Отчётность». Убедившись в отсутствии ошибок, следует задать в качестве рабочего квартала следующий квартал в диалоговом окне «Расчёт итогов» из пункта меню «Отчётность». При этом в группе «Основной расчёт» можно установить флажок в поле «Автоматический пересчёт» и обеспечить тем самым корректировку итогов при любом изменении журнала операций. Далее, можно приступать к записи текущих бухгалтерских проводок. В программе предусмотрено использование схем типовых проводок (кнопка «Ввести типовую» диалогового окна «Журнал операций»). При необходимости провести итоговый расчёт пользователь может выбрать в диалоговом окне «Расчёт итогов» любой режим: временный расчёт за отрезок отчётного периода, принудительный расчёт активизацией кнопки «Рассчитать за рабочий квартал» в группе «Основной расчёт».

Во избежание случайной порчи или уничтожения накопленных данных пользователь должен создавать архивные копии: командой «Сервис» / «Сохранение данных» на экран вызывается диалоговое окно «Сохранить в архив», в котором записывается путь к файлу сохранения с указанием его имени. Восстановление данных из архива происходит при вызове команды «Сервис» / «Восстановление данных» диалогового окна «Восстановление из архива», в котором указывается путь к файлу.

Программа «1С» позволяет формировать стандартные отчётные документы: «Оборотно-сальдовую ведомость», «Шахматку», «Анализ счёта», «Обороты счёта», «Журнал-ордер», «Ведомость по счету», «Сводные проводки», «Анализ счёта по датам», «Карточку счёта», «Отчёт по журналу операций». Кроме того, программой предусмотрена возможность создания отчётов произвольной формы. Пользователь может по собственному усмотрению корректировать имеющиеся документы или создавать новые. В диалоговом окне «Список отчётов», которое вызывается командой «Отчётность» / «Произвольные отчёты», отражены имеющиеся отчёты и указаны имена файлов и их размещение. Необходимый отчёт выбирается мышью и нажимается кнопка «Сформировать» в нижней части диалогового окна. В случае, если проводится корректировка, следует убедиться, что в столбце «Исходный файл» записано имя файла размещения соответствующей формы, нажать кнопку «Редактировать» или клавишу [F5], внести исправления в таблицу бухгалтерской формы. Действия по редактированию документа производятся с помощью панели инструментов, вызываемой нажатием клавиши [F2] (повторное нажатие [F2] удаляет панель с экрана). Среди кнопок панели: вставка нового объекта, вставка новой страницы, удаление текущей страницы, включение разметочной сетки и т.д. Для сохранения документа требуется выполнить команду «Действия» / «Сохранить» или нажать комбинацию клавиш [Ctrl] и S. Помещение документов в архив происходит при выполнении команды «Действия» / «Сохранить в архиве», которая открывает доступ к окну диалога «Сохранение отчёта в архиве». Пользователь указывает в окне наименование документа, имя файла размещения. Обращение к архиву возможно при выполнении команды «Сервис» / «Архив документов».

Важным этапом работы является вывод основных отчётных форм на печать. Предварительная настройка печати происходит в диалоговом окне «Настройка печати стандартных отчётов», которое вызывается командой «Сервис» / «Параметры печати отчёта». В окне можно задать верхний и нижний колонтитулы, режим сжатия документа по горизонтали, пропорционально и вручную, установить поля отступов от позиции листа. Печать документов обеспечивается в режиме просмотра нажатием кнопки «Печать» панели инструментов основного рабочего окна программы или нажатием клавиши [F8].

Правила работы в других простых бухгалтерских программах аналогичны рассмотренным.