Правовая база государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Основными документами, регламентирующими государственный учет архивных документов в Российской Федерации, являются:

1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 № 125-ФЗ.

2. Положение об Архивном фонде РФ: утверждено указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552.

3. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации: утверждено приказом Росархива 1997 г. (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997 г. № 1344).

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19.

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы ценности документов.

Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.

Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.

В регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденном приказом Росархива в 1997 г., даны понятия учетных документов, учета архивных документов единицы учета архивных документов.

Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве.

Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на принципах:

– централизации;

– унификации;

– динамичности;

– полноты и достоверности государственного учета.

Учету подлежат:

– хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;

– документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива;

– уникальные документы (в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации).

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены «Правилами». Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

– книга учета поступлений документов – для учета каждого поступления архивных документов в архив, количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени;

– список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

– лист фонда – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, для фиксации изменений в названии архивного фонда;

– лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

– опись дел, документов – для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

– реестр описей дел, документов – для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

– инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни – для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

– паспорт архивохранилища (произвольной формы) – для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

– лист учета и описания уникального документа;

– список фондов, содержащих особо ценные документы;

– опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

– реестр описей особо ценных дел, документов;

– книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

– опись страхового фонда;

– дело фонда – комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущихся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов – дело организации- сдатчика документов;

– лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле;

– внутренняя опись документов дела – для дел, в состав которых входят уникальные документы.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

Контрольные вопросы

1. Раскройте основные принципы организации Архивного фонда Российской Федерации.

2. Укажите основные вопросы комплектования архивов России.

3. Расскройте вопросы экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации.

4. Какие нормативные акты определяют порядок хранения документов Архивного фонда Российской Федерации?

5. Укажите порядок хранения архивных документов.

6. Какие основные сроки временного хранения архивных документов определены Федеральным законом «Об архивном деле в РФ»?

7. Назовите причины продления сроков хранения архивных документов.

8. Что составляет правовую базу государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации?

9. Назовите основные учетные документы архива.