Взаимосвязь трудового и архивного права

Трудовое право регулирует трудовые отношения работников архивов с работодателями. Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) законодательно закреплены вопросы по организации и управлению трудом, трудоустройству работника, материальная ответственность работодателей и работников, надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства, разрешение трудовых споров и др.

В кодексе закреплены нормы трудового договора, оплаты и нормирования труда, трудового распорядка, профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации, защиты трудовых прав работников, ответственность за нарушение трудового законодательства.

К задачам, которые решает трудовое законодательство, относятся создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства и правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

Среди норм, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, имеется глава 14 «Защита персональных данных работника».

В соответствии со статьей 85 ТК РФ к персональным данным работника относится информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

К обработке персональных данных работника, осуществляемых в архиве, относится: получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

По статье 87 порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов.

Статья 90 устанавливает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Контрольные вопросы

1. Информационное право о статусе архивных органов, учреждений и организаций.

2. Взаимосвязь информационного и архивного права применительно к архивному фонду.

3. Роль административного права в развитии архивных органов, учреждений и организаций.

4. Гражданское право в работе архивных органов, учреждений и организаций.

5. Ответственность за нарушения прав и свобод граждан в архивной сфере.

6. Административные нарушения в архивном деле и ответственность за них.

7. Трудовое право в работе архивных органов, учреждений и организаций.

8. Уголовное право в работе архивных органов, учреждений и органи-заций.

Тема 5. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

5.1. Организация документов Архивного фонда
Российской Федерации

Правовые нормы федерального законодательства призваны обеспечить соблюдение на всей территории Российской Федерации единых принципов организации архивного дела, хранения, использования, комплектования и учета архивных документов.

Архивы в своей деятельности используют Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и субъектов государственной власти, а также нормативные акты, если они по законодательству имеют непосредственное отношение к деятельности архивов и хранимой документации.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа исполнительной власти.

Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой, либо организацией Российской академии
наук.

В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – «Правила») дано понятие «организация хранения архивных документов».

Под организацией хранения архивных документов в архивохранилище понимается система мероприятий, включающая в себя рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению, либо разрушению.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям – архивным фондам.

По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.

Среди разновидностей архивного фонда бывают:

– архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;

– объединенный архивный фонд, состоящий из документов АФ РФ и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи, созданных в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан;

– архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из архивных документов, включенных в состав АФ РФ, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода.

К архивному фонду также приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, созданных в процессе деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

По категориям доступа архивные документы делятся на:

– открытые;

– ограниченного доступа;

– хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

5.2. Проблемы комплектования и экспертизы ценности
документов в рамках современного законодательства

Комплектование архива – это систематическое пополнение архивов документами, соответствующими его профилю.[6]

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации включает:

– определение источников комплектования архива;

– определение состава архивных документов, подлежащих приему в
архив;

– прием-передачу архивных документов в архив.

В соответствии с «Правилами» источниками комплектования выступают:

1) государственные органы и органы местного самоуправления;

2) организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;

3) негосударственные организации, а также граждане (на основании до-говора);

4) негосударственные организации, временно хранящие документы АФ РФ, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда РФ организаций, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, организации Российской академии наук и негосударственные организации.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

1) для организаций:

– функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

– полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

2) для граждан:

– вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

– его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

– родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

– типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

– состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, «Правил»,
а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов АФ РФ.

Архивы могут комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и (или) архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение.

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев их происхождения, содержания, внешних особенностей.

При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации используется также форма повидового или группового выборочного приема документов.

Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п. 4.3 «Правил».

При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков их хранения архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов государственных органов РФ, с указанием сроков хранения.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

– по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

– при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии;

– в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

5.3. Порядок регулирования состава государственной,
частной и муниципальной частей АФ РФ

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», к входящим в Архивный фонд Российской Федерации относятся документы трех форм собственности: государственной, муниципальной и частной.

К федеральной собственности относятся архивные документы:

1) хранящиеся в федеральных государственных архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации;

3) бывших неприятельских государств, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной собственности федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

1) хранящиеся в государственных архивах субъекта Российской Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

2) документы государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

2) документы, хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

Разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

К частной собственности относятся архивные документы:

1) организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее – негосударственные организации);

2) созданные гражданами или законно приобретенные ими.

5.4. Формы хранения документов в соответствии
с современным архивным законодательством

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Основные правила работы архивов организации, одобреные решением Росархива от 06.02.2002.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденый Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

4. Федеральный закон об Акционерных Обществах в РФ.

Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» прописаны основные формы хранения архивных документов.

К постоянному хранению документов АФ РФ относится хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока
(бессрочное).

Временное хранение архивных документов – это хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – это хранение документов АФ РФ федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и официально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В соответствии со статьей 18 закона «Об архивном деле в РФ» документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно – в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использование указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно – в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно – в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм законодательства РФ об архивном деле.

В Федеральном законе устанавливаются следующие сроки временного хранения документов АФ РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы (статья 22):

1) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов и организаций субъектов РФ – 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав АФ РФ отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации – 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

е) научной документации – 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов – 5 лет;

з) видео- и фонодокументов – 3 года.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и в установленном порядке вносятся изменения в учетные документы архива. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов АФ РФ могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Продление указанных сроков осуществляется:

– для источников комплектования федеральных архивов – решением экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) федеральных архивов;

– для источников комплектования других архивов – решением ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела;

– для источников комплектования Архива Российской академии наук – решением ЭПК этого архива.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.