Компьютерная форма бухгалтерского учета

Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет – в соответствии с Федеральным Законом о бухгалтерском учете и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства.

Существуют следующие фундаментальные различия компьютерной и ручных форм учета.

Однократная регистрация первичной информации. В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных (не путать с принципом двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически противоречит принципам построения компьютерных технологий, предполагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя.

Унифицированный способ обобщения учетной информации. В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами.

Неограниченная аналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного выше, чем при использовании ручных форм учета, в которых аналитические группировки предопределены самой формой.

Встроенные бухгалтерские знания. В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственной операции может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие при адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия.

Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.

Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако, внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.

Возможность параллельного ведения учета в нескольких различных стандартах. При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других – для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности. Уже сейчас в наиболее совершенных системах автоматизации не существует принципиальных ограничений на возможность поддержки и параллельного использования любых учетных методик и стандартов.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение системы и назовите ее составные части.

2. Что понимается под информационным процессом?

3. Дайте определение информационной системы, ее назначение.

4. Дайте определение АИС и раскройте особенности современных АИС.

5. Дайте определение АИС-БУ и назовите ее основные компоненты.

6. Что понимается под функциональной моделью АИС-БУ. Характеризуйте функциональную часть АИС-БУ.

7. Приведите классификацию информации, циркулирующей в АИС-БУ.

8. Назовите особенности учетной информации.

9. Раскройте структуру учетной информации.

10. Назовите три этапа информационного процесса АИС-БУ.

11. Что такое технологический процесс?

12. Перечислите основные процедуры преобразования учетной информации и дайте им характеристику.

13. Что понимается под информационной технологией? Приведите основные черты современной информационной технологии АИС-БУ.

14. Что понимается под обеспечивающими и функциональными информационными технологиями?

15. В чем состоит различие между АИС-БУ и ИТ?

16. Перечислите обеспечивающие компоненты АИС-БУ, определите их назначение и дайте краткую характеристику.

17. Что понимается под АРМ бухгалтера и чем оно оснащается?

18. Какие факторы влияют на количество АРМ в бухгалтерии и на распределение работ между ними?

19. Опишите основные этапы обработки данных в АИС-БУ.

20. Раскройте структуру расширенной проводки.

21. В чем заключается различие между бухгалтерской записью и бухгалтерской операцией?

22. Назовите основные черты компьютерной формы бухгалтерского учета.