Обеспечивающие компоненты АИС-БУ

Функционирование АИС-БУ и информационная технология реализуются комплексом средств, методов и мероприятий, которые составляют обеспечивающие составляющие системы. К обеспечивающим компонентам относятся: информационное обеспечение; техническое обеспечение; математическое обеспечение; программное обеспечение; лингвистическое обеспечение; организационное обеспечение; методическое обеспечение; правовое обеспечение; эргономическое обеспечение.

Приведем определение обеспечивающих компонент АИС-БУ.

Информационное обеспечение (ИО) АИС-БУ – совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Различают два понятия: "информационный фонд" и "информационная база" АИС-БУ.

Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную как на бумажных носителях – документах, так и на машинных носителях. Информационная база отражает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение подразделяется на две большие группы: внемашинное и внутримашинное обеспечение. Внемашинное ИО представлено системой классификаторов и кодификаторов информации, системой документации, организацией документооборота. Автоматизированная система учета использует общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы (§ 3.3). Первые два вида классификаторов разрабатываются централизованно, последний – на конкретном экономическом объекте при непосредственном участии персонала бухгалтерии и других служб. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов. Система документации АИС-БУ представлена первичными (§ 4.1), выходными (§ 5.1) и нормативно-справочными документами. Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам; специализированные отчеты; регламентированные отчеты. К последним относится государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность. Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др. Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до сдачи в архив или исполнения (§ 4.2). В условиях компьютерного учета стремятся обеспечить его автоматизацию.

Внутримашинное ИО включает информационную базу АИС-БУ. Информационную база – совокупность данных, размещенных на машинных носителях в соответствии с определенными правилами хранения. В АИС-БУ она представлена массивами условно-постоянной и текущей информации. К первой группе относятся классификаторы всех видов, специальным образом организованные и хранящиеся в долговременной памяти компьютеров. Сюда относятся справочник (справочники) плана (планов) счетов бухгалтерского учета, справочники объектов аналитического учета; справочники нормативной и другой вспомогательной информации, основные формы унифицированных первичных документов и формы бухгалтерской отчетности. Ко второй группе относятся массивы текущих данных о хозяйственных операциях, данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода, массивы первичных документов. Способы организации и хранения этих данных могут быть разными и определяются особенностями используемого программного обеспечения.
Техническое обеспечение (ТО) АИС-БУ – комплекс технических средств, обеспечивающих информационную технологию АИС-БУ. В него входят технические средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных, средства обработки информации, а также средства офисной техники. Современные автоматизированные системы обработки учетных данных могут быть ориентированы как на автономное, так и на сетевое использование компьютеров. В последнем случае ТО АИС-БУ включает специализированное сетевое оборудование.

Математическое обеспечение (МО) АИС-БУ – это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей представления и интерпретации учетной информации, используемых в программном обеспечении АИС-БУ.

Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам. Они имеют точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью. Эти задачи многократно повторяются и носят рутинный характер. Алгоритмы решения учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях. Более сложный математический аппарат в бухгалтерском учете пока применяется только в исследовательских целях. Он может быть использован при оценке и выборе тех или иных элементов учетной политики предприятия, например при выборе базы распределения косвенных расходов или метода расчета себестоимости реализованных товаров.

Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, АИС-БУ включает целую группу моделей, отражающих основные особенности предметной области, но по разному реализованных в программном обеспечении бухгалтерского учета. Сюда относятся:

• концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных; модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов;
• модель организации документооборота, определяющая порядок формирования, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета; модель представления бухгалтерских записей на счетах;
• модель решения функциональных задач – алгоритмов реализации стандартных, многократно повторяющихся и разовых хозяйственных операций, обобщения информации на счетах и обработки счетов в течение отчетного периода и по его завершении;
• модели учетного периода;
• модели разделения и интеграции учетных данных.

Особенности реализации перечисленных моделей определяют специфику технологии использования программного обеспечения бухгалтерского учета, а во многом и его функциональные возможности, особенно связанные с решением задач управленческого учета. Они подробно рассматриваются в последующих главах.

Математическое обеспечение отражается в технической документации, в которой описываются задачи, приводятся модели и алгоритмы их решения, а также тестовые и контрольные примеры

Для разработки МО привлекаются специалисты, знающие предметную область, владеющие математическими методами и способные дать формализованное описание порядка решения задач управления.

Программное обеспечение (ПО) АИС-БУ – это комплекс программ, обеспечивающих обработку и передачу данных в АИС-БУ, а также документация по их применению.

ПО АИС-БУ включает системное, вспомогательное и специализированное прикладное ПО.

Системное ПО – это операционные системы, управляющие функционированием средств вычислительной техники, сетевого оборудования и прикладного ПО.

Вспомогательное ПО – это совокупность программных средств, необходимых для обеспечения функционирования программ решения задач бухгалтерского учета и предоставляющих пользователям дополнительный сервис. Сюда относятся используемые специализированным ПО АИС-БУ системы управления базами данных (СУБД), интерпретаторы программ, разработанных средствами интерпретирующих систем программирования, различные внешние библиотеки, необходимые для функционирования программ, средства архивирования и защиты данных от несанкционированного доступа, а также иные программы необходимые для полноценного использования специализированного ПО АИС-БУ, функции которых так или иначе им используются.

Так, например, многие программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета для хранения и доступа к данным используют те или системы управления базами данных (СУБД) и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые современные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и вне их отсутствия не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО АИС-БУ.

Специализированное ПО АИС-БУ – совокупность программ, непосредственно реализующих алгоритмы решения функциональных задач бухгалтерского учета.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) АИС-БУ – это система искусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования АИС-БУ. Лингвистическое обеспечение включает: языки описания структурных единиц информации (реквизитов, показателей, документов); языки управления (манипулирования) данными информационной базы; языковые средства описания алгоритмов решения задач бухгалтерского учета; языки информационно-поисковых систем; языки специального назначения.

Организационное обеспечение (ОО) АИС-БУ – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИС-БУ.

АИС-БУ – человеко-машинная система и потому ее функционирование невозможно наличия без обученных ее эксплуатации людей. При этом следует разделять эксплуатирующий и обслуживающий персонал АИС-БУ.

Эксплуатирующий персонал – это сотрудники бухгалтерии и других подразделений управления, непосредственно использующие АИС-БУ в решении своих профессиональных задач.

Обслуживающий персонал – это сотрудники, выполняющие функции обеспечения функционирования АИС-БУ: поддержку нормальной работоспособности технических средств, программного обеспечения, сохранность и целостность информационной базы.

На крупных экономических объектах обслуживающий персонал АИС-БУ обычно входит в состав специализированного подразделения, осуществляющего обслуживание автоматизированной системы управления предприятием. Как правило, это технические специалисты, имеющие профессиональные навыки обслуживания средств коммуникаций, вычислительной и оргтехники. Часто такое подразделение называют отделом информационных технологий, а его сотрудников специалистами по информационным технологиям или IT2-специалистами.

Деятельность специалистов отдела информационных технологий осуществляется в двух направлениях:

• построение и развитие информационной системы;
• сопровождение технического и программного обеспечения.

Специалисты первого направления разрабатывают проект АИС предприятия и АИС-БУ как его составной части; систематизируют информационные потоки; разрабатывают технологию обработки информации с использованием компьютеров; устанавливают компьютеры и программное обеспечение; проектируют и монтируют вычислительную сеть; обеспечивают процесс внедрения и сопровождения аппаратно-программного комплекса АИС; обучение и подготовку пользователей. Нередко в их функции входит и разработка необходимого для функционирования АИС программного обеспечения.

В ходе проектирования и создания АИС-БУ специалисты информационного отдела разрабатывают регламенты эксплуатации системы различными отделами и сотрудниками, а также правовое обеспечение.

Второе направление деятельности обеспечивает группа сопровождения. В нее входит: администратор системы и группа эксплуатации.

Администратор системы отвечает за распределение ресурсов сети, определяет права пользователей на доступ к данным и функциям их обработки и контролирует их соблюдение. Группа эксплуатации обеспечивает безопасность, конфиденциальность и целостность данных (борьба с вирусами, сбоями, несанкционированным доступом), администрирование баз данных, разработку графиков ввода данных и контроль за их выполнением, составление планов-графиков текущего ремонта и профилактики оборудования и т.д.

На небольших экономических объектах функции такого подразделения могут быть сведены к простому обслуживанию техники и поддержанию программных средств в рабочем состоянии. Выполняются они одним или несколькими специалистами.

Очень часто функции построения и развития АИС-БУ и даже сопровождения его технического и программного обеспечения делегируются сторонним фирмам, специализирующимся на внедрении и адаптации тиражных программных продуктов или на разработке заказного программного обеспечения даже в том случае, если на предприятии имеется свой информационный отдел.

Правовое обеспечение (ПрО) АИС-БУ – совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИС-БУ.

Правовое обеспечение на этапе разработки АИС-БУ включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, с регулированием отклонений процесса разработки системы, с обеспечением процесса разработки различными ресурсами.

Правовое обеспечение на этапе функционирования системы определяет ее статус в процессе управления, правовое положение о компетенции отдельных структур АИС-БУ и организации их деятельности, порядок создания и использования информации в АИС-БУ, правовое обеспечение безопасности функционирования АИС-БУ. ПрО включает нормативные документы, регламентирующие деятельность ИС.

Методическое обеспечение (МтО) АИС-БУ – это совокупность законодательных, нормативных актов и инструкций по бухгалтерскому учету, налогообложению и другим областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации.

В настоящее время на российском рынке юридических баз данных существует более 20 программных продуктов, которые осуществляют правовую поддержку принятия решений и могут быть встроены в АИС-БУ.

К их числу относятся широко используемые в бухгалтерском учете такие системы как "Консультант Плюс", "Гарант", "Кодекс" и др.

Эргономическое обеспечение (ЭО) АИС-БУ – совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности специалистов в процессе создания и функционирования АИС-БУ.

В состав ЭО входит: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям работы персонала, программному обеспечению (дизайн экранов) т.д.; набор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и эргономическая экспертиза их реализации; комплекс методов, учебно-методических материалов и технических средств, позволяющих сформулировать требования к уровню подготовки персонала и создать систему отбора кадров; методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность работы специалистов в условиях АИС-БУ.